En udgiftsrapport forbinder virksomhedens køb med deres dokumentation og den person, der gennemgår dem. En nyttig rapport gør det også tydeligt, hvilke beløb virksomheden har betalt, og hvilke der muligvis skal refunderes til en medarbejder.
Download den gratis udgiftsrapport i Excel, eller og åbn den printervenlige udgiftsrapport). Begge er på engelsk og indeholder udgiftsposter, dokumentationshenvisninger og gennemgangsfelter. Excel-projektmappen beregner rapporteringsbeløb og godkendte medarbejderbetalte totaler ud fra dine indtastninger. Formularen i browseren bruger manuelt indtastede totaler.
Fastlæg omfanget, før du tilføjer udgifter
Giv rapporten en identifikation, en rapporteringsperiode og én juridisk enhed. Tilføj medarbejderen eller ejeren, teamet eller projektet samt den ansvarlige for gennemgangen. Hvis omkostningerne tilhører forskellige enheder, skal du bruge separate rapporter og krydshenføre eventuelle fælles køb.
Vælg en rapporteringsvaluta. Bevar også hver transaktions oprindelige valuta og beløb. Rapporten har plads til begge dele, og den må aldrig fremstille en valutaomregning som det oprindelige købsbeløb.
Tilføj én udgift pr. linje
For hvert køb skal du angive dato, forhandler og forretningsformål. Markér, hvem der betalte: virksomheden eller medarbejderen. Tilføj derefter det oprindelige beløb og den oprindelige valuta, beløbet i rapporteringsvalutaen samt bilagsreferencen.
Brug et filnavn til kvitteringen eller en dokumentreference, som kontrolløren kan finde. Opbevar filerne samlet i virksomhedens godkendte arkivsystem. En rapport, hvor der står »kvittering vedlagt«, er vanskelig at gennemgå, hvis der ikke er en pålidelig forbindelse til det rigtige dokument.
| Felt | Det, anmelderen skal forstå |
|---|
| Dato og forhandler | Hvilket køb linjen repræsenterer |
| Erhvervsformål | Hvorfor virksomheden skal afholde omkostningen |
| Betalt af | Om virksomheden allerede har betalt, eller en medarbejder har penge til gode |
| Oprindeligt beløb og valuta | Det, som kvitteringen eller leverandørposten viser |
| Kilde til rapporteringsbeløb og -sats | Sådan registreres udgiften i rapportens fælles valuta |
| Dokumentationsreference | Hvor du finder kvitteringen og den understøttende kontekst |
| Beslutning | Godkendt, afventer, afvist eller kræver flere oplysninger |
Afstem rapporten uden at betale en udgift to gange
Vis kun beløb, der er angivet i den valgte rapporteringsvaluta. Adskil virksomhedsbetalte udgifter fra medarbejderbetalte udgifter. Det beløb, en medarbejder har til gode, afhænger af de godkendte medarbejderbetalte omkostninger fratrukket eventuelle relevante forskud eller allerede refunderede beløb.
En udgift, der er betalt med et firmakort, kan stadig kræve en kvittering og kontrol. Den bør ikke automatisk blive til en medarbejderrefusion. På samme måde er en betaling foretaget af en medarbejder ikke automatisk godkendt, blot fordi den fremgår af rapporten.
Excel-projektmappen omregner hver linje ved hjælp af den kurs for rapporteringsvalutaen, du angiver, og lægger de resulterende beløb sammen. Den lægger separat de godkendte udgifter, som medarbejderne selv har betalt, sammen og trækker det forskud eller den tidligere godtgørelse fra, du angiver. En kurs på 1 gælder, når den oprindelige valuta og rapporteringsvalutaen er den samme. Manglende kurser efterlader de berørte beløb ufuldstændige, så du bør løse problemet med antallet af manglende input i projektmappen, før du stoler på totalerne.
Den printbare formular indeholder felter til manuelt kontrollerede totaler. Ingen af versionerne vælger valutakurser, fastlægger skattebehandling eller godkender udgifter. Kontrollér inputtene, og gennemgå beslutningen, før du betaler eller bestiller rapporten.
Løs undtagelser på den samme post
Bed om en kopi, hvis en kvittering mangler. Hvis den ikke kan genskabes, skal du vedhæfte en erklæring om manglende kvittering og lade linjen stå som afventende, indtil den er blevet gennemgået. En formular til forretningsmåltid tilføjer oplysninger om gæst og formål til en restaurantkvittering.
Ved refusioner, dobbeltkrav, personlige udlæg eller delte betalinger skal du beskrive justeringen og linke til den relaterede transaktion. Bevar det oprindelige beløb og dokumentationen, så en anden kan følge ændringen.
Tilpas rapporten til det relevante land
Dette er en generel operationel formular. Regler for godtgørelse, tilladte omkostninger, krav til fakturaer og skattemæssig behandling afhænger af virksomheden og jurisdiktionen. Få den relevante økonomiansvarlige til at fastlægge disse regler i virksomhedens udgiftspolitik.
Hvis arbejdsgangen specifikt er nederlandsk eller tysk, har Rally også den nederlandske deklarationsformular og den tyske skabelon til rejseudgifter. Den landespecifikke vejledning bør kun bruges i den relevante kontekst.
Lad rapporten blive resultatet af en daglig proces
Når alt samles ind ved månedens udgang, skal medarbejderne rekonstruere deres køb. Rallys WhatsApp-agent hjælper medarbejderne med løbende at indsende kvitteringer og kontekst. AutoMatch forbinder dokumentation med transaktioner, mens platformens agent hjælper teams med at gennemgå den bredere udgiftsproces og dens udestående opgaver.
Ufuldstændige registreringer og regnskabsmæssige beslutninger gennemgås, før man bruger de understøttede regnskabsoutput. Den samme proces kan bruges af en enkeltmandsvirksomhed eller et team med flere gennemgåere. Udforsk Rallys udgiftsstyring, eller se, hvordan AI-agenter passer ind i processen.
