Poročilo o stroških povezuje poslovne nakupe z dokazili in osebo, ki jih pregleda. Uporabno poročilo tudi jasno pokaže, katere zneske je plačilo podjetje in katere bo morda treba povrniti zaposlenemu.
Prenesite brezplačno poročilo o stroških v Excelu, ali odprite poročilo o stroških za tiskanjeOba sta v angleščini ter vključujeta postavke stroškov, sklice na dokazila in polja za pregled. Excelov delovni zvezek na podlagi vaših vnosov izračuna zneske za poročanje in odobrene skupne zneske, ki jih plačajo zaposleni. Obrazec v brskalniku uporablja ročno vnesene skupne zneske.
Pred dodajanjem stroškov določite obseg
Poročilu določite identifikator, obdobje poročanja in eno pravno osebo. Dodajte zaposlenega ali lastnika, ekipo ali projekt ter pregledovalca. Če stroški pripadajo različnim pravnim osebam, uporabite ločena poročila in navedite navzkrižno sklicevanje na vsak skupni nakup.
Izberite valuto poročanja. Ohranite tudi izvirno valuto in znesek vsake transakcije. V poročilu je prostor za oboje; pretvorbe valute nikoli ne sme prikazati kot izvirnega zneska nakupa.
V vsako vrstico vnesite en strošek
Za vsak nakup vnesite datum, trgovca in poslovni namen. Označite, kdo je plačal: podjetje ali zaposleni. Nato dodajte prvotni znesek in valuto, znesek v valuti poročanja ter sklic na dokazilo.
Uporabite ime datoteke računa ali sklic dokumenta, ki ga lahko pregledovalec najde. Datoteke hranite skupaj v odobrenem sistemu podjetja za evidenco. Poročilo z navedbo »račun je priložen« je težko pregledati, če ni zanesljive povezave do pravega dokumenta.
| Polje | Kaj mora pregledovalec razumeti |
|---|
| Datum in trgovec | Kateri nakup predstavlja vrstica |
| Poslovni namen | Zakaj strošek bremeni podjetje |
| Plačal | Ali je podjetje že plačalo ali je zaposlenemu morda dolžan denar |
| Prvotni znesek in valuta | Kaj je navedeno na računu ali v evidenci dobavitelja |
| Vir zneska in stopnje poročanja | Kako se strošek preračuna v skupno valuto poročila |
| Sklic na dokazila | Kje najdete račun in dodatni kontekst |
| Odločitev | Odobreno, v obdelavi, zavrnjeno ali potrebnih je več dokazil |
Uskladite poročilo, ne da bi strošek plačali dvakrat
Skupni znesek vključuje samo zneske, izražene v izbrani valuti poročanja. Stroške, ki jih plača podjetje, ločite od stroškov, ki jih plača zaposleni. Znesek, ki pripada zaposlenemu, je odvisen od odobrenih stroškov, ki jih je plačal zaposleni, zmanjšanih za morebitna nakazila ali že povrnjene zneske.
Strošek, plačan s službeno kartico, lahko še vedno zahteva račun in pregled. Samodejno ne bi smel postati povračilo stroškov zaposlenemu. Prav tako plačilo zaposlenega ni samodejno odobreno samo zato, ker je prikazano v poročilu.
Excelov delovni zvezek vsako postavko pretvori po tečaju poročevalske valute, ki ga vnesete, in sešteje dobljene zneske. Ločeno sešteje odobrene stroške, ki jih plačajo zaposleni, ter odšteje vneseni predujem ali predhodno povračilo. Tečaj v višini 1 velja, kadar sta izvorna in poročevalska valuta enaki. Manjkajoči tečaji povzročijo, da prizadeti zneski ostanejo nepopolni, zato pred zanašanjem na seštevke odpravite težavo s številom manjkajočih vnosov v delovnem zvezku.
Obrazec za tiskanje vključuje prostor za ročno preverjene vsote. Nobena različica ne izbere menjalnih tečajev, določi davčne obravnave ali odobri stroškov. Pred plačilom ali rezervacijo poročila preverite vnose in odločitev.
Razrešite izjeme v istem zapisu
Zahtevajte kopijo, ko manjka račun. Če ga ni mogoče pridobiti, mora biti priložena izjava o manjkajočem računu in pustite postavko v čakanju, dokler ni pregledana. obrazec za poslovni obrok restavracijskemu računu doda podrobnosti o gostih in namenu.
Pri vračilih, podvojenih zahtevkih, osebnih predmetih ali razdeljenih plačilih opišite prilagoditev in dodajte povezavo do povezane transakcije. Ohranite prvotni znesek in dokazila, da bo lahko spremembo spremljal tudi kdo drug.
Prilagodite poročilo zadevni državi
To je splošen operativni obrazec. Pravila povračil, dovoljeni stroški, zahteve glede računov in davčna obravnava so odvisni od podjetja in jurisdikcije. Ustrezni odgovorni za finance naj ta pravila opredeli v politiki stroškov().
Za posebej nizozemski ali nemški potek dela ima Rally tudi nizozemski obrazec za obračun stroškov in nemško predlogo za potne stroške. Njuna navodila, prilagojena posamezni državi, je treba uporabljati samo v ustreznem kontekstu.
Naj poročilo postane rezultat vsakodnevnega procesa
Zbiranje vsega ob koncu meseca pomeni, da morajo ljudje naknadno rekonstruirati nakupe. Rallyjev agent WhatsApp pomaga zaposlenim sproti posredovati račune in kontekst. AutoMatch poveže dokazila s transakcijami, agent platforme pa ekipam pomaga pri širšem procesu obravnave stroškov in nerešenih nalogah.
Ljudje pregledajo nepopolne evidence in računovodske odločitve, preden uporabijo podprte računovodske izpise. Isti postopek lahko uporabljajo samostojni podjetniki ali ekipe z več pregledovalci. Raziščite upravljanje stroškov Rally, ali si oglejte, kako se agenti umetne inteligence vključijo v proces.
