Kuluaruanne seob ettevõtte ostud nende tõendite ja ülevaatajaga. Kasulik aruanne näitab ka selgelt, millised summad tasus ettevõte ja millised tuleb võib-olla töötajale hüvitada.
Laadi tasuta Exceli kuluaruanne alla, või ava prinditav kuluaruanne. Mõlemad on inglise keeles ning sisaldavad kuluridu, tõendite viiteid ja ülevaatusvälju. Exceli töövihik arvutab teie sisestatud andmete põhjal aruandlussummad ja heakskiidetud töötajate tasutud kogusummad. Brauserivorm kasutab käsitsi sisestatud kogusummasid.
Määrake ulatus enne kulude lisamist
Andke aruandele tunnus, aruandeperiood ja üks juriidiline isik. Lisage töötaja või omanik, meeskond või projekt ning ülevaataja. Kui kulud kuuluvad eri üksustele, kasutage eraldi aruandeid ja viidake ühisele ostule ristviitega.
Valige aruandluse valuuta. Säilitage ka iga tehingu algne valuuta ja summa. Aruandes on ruumi mõlema jaoks; valuuta konverteerimist ei tohi kunagi esitada algse ostusummana.
Lisage iga kulu eraldi reale
Sisestage iga ostu kohta kuupäev, kaupmees ja äriline eesmärk. Märkige, kes tasus: ettevõte või töötaja. Seejärel lisage algne summa ja valuuta, aruandlusvaluutas summa ning tõendi viide.
Kasutage kviitungi failinime või dokumendiviidet, mille ülevaataja üles leiab. Hoidke failid koos ettevõtte heakskiidetud dokumendihaldussüsteemis. Aruannet, kus on kirjas „kviitung lisatud“, on keeruline läbi vaadata, kui usaldusväärne seos õige dokumendiga puudub.
| Väli | Mida hindaja peab mõistma |
|---|
| Kuupäev ja kaupmees | Millist osturida see tähistab |
| Äriotstarve | Miks kulu kuulub ettevõttele |
| Maksja | Kas ettevõte on juba tasunud või võib töötajale raha võlgu olla |
| Algne summa ja valuuta | Kviitungil või tarnija andmetes näidatud |
| Aruandlussumma ja -määra allikas | Kuidas kulu aruande ühisvaluutasse kantakse |
| Tõendiallikas | Kust leida kviitung ja lisateave |
| Otsus | Kinnitatud, ootel, tagasi lükatud või vajab rohkem tõendeid |
Ühitage aruanne ilma kulutuse eest kaks korda maksmata
Kogusumma hõlmab ainult valitud aruandlusvaluutas väljendatud summasid. Eraldage ettevõtte tasutud kulud töötaja tasutud kuludest. Töötajale tasumisele kuuluv summa sõltub heakskiidetud töötaja tasutud kuludest, millest lahutatakse asjakohased ettemaksed või juba hüvitatud summad.
Ettevõttekaardiga tasutud kulu võib siiski vajada kviitungit ja ülevaatamist. Seda ei tohiks automaatselt käsitleda töötajale hüvitatava kuluna. Samamoodi ei ole töötaja tehtud makse automaatselt heaks kiidetud ainult seetõttu, et see kajastub aruandes.
Exceli töövihik teisendab iga rea teie sisestatud aruandlusvaluuta kursi alusel ja liidab saadud summad kokku. See liidab eraldi heaks kiidetud töötaja tasutud kulud ning lahutab teie sisestatud ettemakse või varasema hüvitise. Kui algne ja aruandlusvaluuta on sama, kehtib kurss 1. Puuduvad kursid jätavad mõjutatud summad puudulikuks, seega lahendage enne kogusummadele tuginemist töövihiku puuduvate sisendite loenduses kajastuvad probleemid.
Prinditav vorm sisaldab kohti käsitsi kontrollitud summade märkimiseks. Kumbki versioon ei vali vahetuskursse, määra maksukäsitlust ega kinnita kulusid. Enne maksmist või aruande broneerimist kontrollige sisestatud andmeid ja vaadake otsus üle.
Lahenda erandid samas kirjes
Kui kviitung puudub, küsi duplikaati. Kui seda ei õnnestu hankida, lisa puuduva kviitungi deklaratsioon ja jäta kirje ülevaatamiseni ootele. ärilõuna vorm lisab restoranikviitungile külaliste ja eesmärgi andmed.
Tagasimaksete, topeltnõuete, isiklike ostude või jagatud maksete korral kirjeldage korrigeerimist ja lisage seotud tehingu link. Säilitage algne summa ja tõendid, et keegi teine saaks muudatust jälgida.
Kohanda aruanne asjaomase riigi järgi
See on üldine tegevusvorm. Hüvitamise reeglid, lubatud kulud, arvenõuded ja maksukäsitlus sõltuvad ettevõttest ja jurisdiktsioonist. Laske asjaomasel finantsjuhil need reeglid määratleda kulupoliitikas.
Spetsiaalselt Hollandi või Saksamaa töövoo jaoks on Rallyl ka Hollandi deklaratsioonivorm ja Saksamaa reisikulude mall. Nende riigipõhist juhendit tuleks kasutada ainult asjakohases kontekstis.
Las raport saab igapäevase protsessi tulemuseks
Kuu lõpus kõike kokku kogudes peavad inimesed ostud tagantjärele taastama. Rally WhatsAppi agent aitab töötajatel kviitungeid ja konteksti jooksvalt esitada. AutoMatch seob tõendid tehingutega, samal ajal kui platvormiagent aitab meeskondadel hallata kogu kuluhaldusprotsessi ja lahendada pooleliolevaid ülesandeid.
Inimesed vaatavad mittetäielikud kirjed ja raamatupidamisotsused üle, enne kui kasutavad toetatud raamatupidamisväljundeid.Sama protsess sobib nii ühe töötajaga ettevõttele kui ka mitme ülevaatajaga meeskonnale. Tutvu Rally kuluhaldusega, või vaata, kuidas tehisintellekti agendid sellesse protsessi sobituvad.
