Politika porabe bi morala zaposlenim pomagati pravilno opraviti nakup in vedeti, kaj storiti nato. Imeti mora jasno določene odgovorne osebe, realistična navodila in učinkovit postopek za izjeme, kadar običajni proces ni izvedljiv.
Odprite brezplačno predlogo pravilnika o stroških. Ta angleški delovni dokument vključuje razdelke, ki jih lahko prilagodite svojim pravilom. Zamenjajte navodila, nato naj ga pregledajo pristojne osebe, potem pa ga natisnite ali shranite kot PDF za razdeljevanje. To je izhodiščni dokument, ne odobrena politika podjetja.
Začnite z odločitvami, ki jih sprejemajo ljudje
Uporabna politika odgovarja na pet vprašanj: kaj lahko kupim, kako naj plačam, katera dokazila potrebujem, kdo jih pregleda in kdaj bo osebno plačilo povrnjeno?
S predlogo poimenujte pravne osebe in osebe, za katere velja. Določite datum začetka veljavnosti in skrbnika pravilnika. Pri enoosebnem podjetju je to lahko lastnik, ki sodeluje z računovodjo. Rastoče podjetje morda potrebuje lokalne finančne skrbnike in pooblaščene odobritelje.
Določite dovoljeno porabo in odobritve
Opišite kategorije, ki so pomembne za vaše podjetje, na primer potovanja, obroke, potrebščine, programsko opremo, gorivo, polnjenje in parkiranje. Vnesite lastne omejitve, valute in zahteve glede odobritve. Pojasnite, ali omejitev velja za posamezno transakcijo, dan, osebo ali potovanje.
Jasno določite, kdo lahko odobri izjemo in kaj naj zaposleni storijo, če ta oseba ni na voljo. Določite, kako se preverjajo lastni stroški osebe, ki odobrava. Novemu zaposlenemu ne pustite ugibati, katero sporočilo ali dokument velja kot odobritev.
Ločeno razložite plačila podjetja in povračila stroškov
Določite, kdaj naj zaposleni uporabljajo plačilno sredstvo podjetja in kdaj lahko plačajo osebno. Opišite, kako pridobiti dostop, zaprositi za proračun ali prijaviti težavo. Za predplačniške kartice za gorivodoločite osebo, ki bo upravljala razpoložljivo stanje in dovoljenja za porabo.
Pri stroških, ki jih plačajo zaposleni, določite rok za oddajo, postopek pregleda in časovni načrt povračil. Pojasnite, kako se evidentirajo predplačila in prejšnja plačila, da isti strošek ne bo povrnjen dvakrat. Predloga poročila o stroških zagotavlja dosleden format za oddajo.
Zahteve glede dokazil naj bodo praktične
Povejte, kam naj pošljejo račune, in katere informacije naj dodajo: poslovni namen, projekt ali pravno osebo ter vse informacije, ki jih račun ne vsebuje. Pri poslovnih obrokih navedite udeležence in organizacije. Če dokument ni jasen, zahtevajte boljšo kopijo, dokler jo zaposleni še lahko pridobi.
Opišite postopek za manjkajoči račun: zahtevajte dvojnik, zabeležite razpoložljiva dokazila, izpolnite izjavo in jo pošljite imenovanemu pregledovalcu. Politika ne sme obljubljati, da bo sprejeta vsaka izjava.
Čezmejni porabi namenite ločena navodila
Ohranite znesek nakupa in izvirno valuto. Določite odobreni vir za znesek, ki se poroča, ali menjalni tečaj ter pojasnite, kako je treba evidentirati provizije, napitnine in vračila. Navedite, kdo je odgovoren za vprašanja glede računov in računovodstva, specifična za posamezno državo.
Uporabite enoten postopek oddaje, po potrebi z lokalnimi pravili. Odobritev v skladu s politiko podjetja ne določa davčne odbitnosti ali možnosti uveljavljanja odbitka DDV. The vodnik za čezmejne stroške zagotavlja operativni kontrolni seznam za predajo med zaposlenim in finančnim oddelkom.
Določite vlogo agentov umetne inteligence
Opredelite, pri katerih opravilih, povezanih s stroški, ekipa pričakuje pomoč agenta in za katere odločitve je potrebna oseba. Zaposleni morajo vedeti, kje popraviti račun, dodati kontekst ali označiti napačno ujemanje. Finančna ekipa mora vedeti, kdo pregleda izjeme in odobri predajo v računovodstvo.
Rally združuje agenta WhatsApp za proces obravnave stroškov zaposlenih z agentom platforme za delo znotraj platforme. AutoMatch povezuje račune s transakcijami. Te korake vključite v pravilnik poleg človeškega pregleda in podprtih računovodskih izpisov.
Poskrbite, da bo politika uporabna tudi ob rasti podjetja
Pred objavo preizkusite običajen nakup, manjkajoče potrdilo, plačilo v tujini in nujno izjemo. Preverite, ali lahko nov zaposleni vsakega od teh postopkov izvede samo na podlagi pravilnika. Odpravite nasprotujoče si omejitve in nadomestite vsak poziv iz predloge.
Po uvedbi preglejte ponavljajoča se vprašanja in izjeme. Posodobite pravilnik, ko se spremenijo subjekti, načini plačila, računovodski procesi ali odgovornosti. Kratek pravilnik, ki mu lahko ljudje sledijo, je uporabna osnova za upravljanje stroškov v celotnem podjetju.
