Izdevumu politikai vajadzētu palīdzēt darbiniekam pareizi veikt pirkumu un zināt, kā rīkoties tālāk. Tajā jābūt skaidri norādītiem atbildīgajiem, reālistiskiem norādījumiem un izņēmumu risinājumam, kas darbojas, kad parastais process nav iespējams.
Atveriet bezmaksas izdevumu politikas veidni. Šajā darba dokumentā angļu valodā ir rediģējamas sadaļas jūsu noteikumiem. Aizstājiet norādes, lūdziet attiecīgajiem atbildīgajiem to pārskatīt, pēc tam izdrukājiet vai saglabājiet PDF izplatīšanai. Tas ir sākuma dokuments, nevis apstiprināta uzņēmuma politika.
Sāciet ar lēmumiem, ko cilvēki pieņem
Noderīga politika atbild uz pieciem jautājumiem: ko es drīkstu iegādāties, kā man būtu jāmaksā, kādi pierādījumi man ir nepieciešami, kas to pārskata un kad tiks atlīdzināts personīgais maksājums?
Izmantojiet veidni, lai norādītu aptvertās juridiskās personas un personas. Norādiet spēkā stāšanās datumu un politikas atbildīgo personu. Vienas personas uzņēmumā tas var būt īpašnieks, kas sadarbojas ar grāmatvedi. Augošam uzņēmumam var būt nepieciešami vietējie finanšu atbildīgie un deleģētie apstiprinātāji.
Nosakiet atļautos izdevumus un apstiprināšanas kārtību
Aprakstiet uzņēmumam svarīgās kategorijas, piemēram, ceļa izdevumus, ēdināšanu, piederumus, programmatūru, degvielu, uzlādi un autostāvvietu. Ievadiet savus limitus, valūtas un apstiprināšanas prasības. Norādiet, vai limits attiecas uz vienu darījumu, dienu, personu vai braucienu.
Skaidri norādiet, kurš var apstiprināt izņēmumu un kā darbiniekiem rīkoties, ja šī persona nav pieejama. Nosakiet, kā tiek pārskatīti paša apstiprinātāja izdevumi. Neļaujiet jaunam darbiniekam minēt, kurš ziņojums vai dokuments tiek uzskatīts par apstiprinājumu.
Izskaidrojiet uzņēmuma maksājumus un izdevumu atlīdzināšanu atsevišķi
Norādiet, kad darbiniekiem jāizmanto uzņēmuma maksāšanas līdzeklis un kad viņi drīkst maksāt personīgi. Aprakstiet, kā iegūt piekļuvi, pieprasīt budžetu vai ziņot par problēmu. Ja runa ir par priekšapmaksas degvielas kartēm, norīkojiet kādu, kas pārvaldīs pieejamo atlikumu, kā arī tēriņu atļaujas.
Darbinieku apmaksātajiem izdevumiem nosakiet iesniegšanas termiņu, pārskatīšanas procesu un atlīdzināšanas grafiku. Paskaidrojiet, kā tiek reģistrēti avansi un agrāki maksājumi, lai tas pats izdevums netiktu apmaksāts divreiz. Veidne izdevumu pārskata nodrošina vienotu iesniegšanas formātu.
Padariet prasības attiecībā uz pierādījumiem praktiskas
Informējiet darbiniekus, kur nosūtīt čekus un kādu informāciju pievienot: izdevumu uzņēmējdarbības mērķi, projektu vai juridisko personu, kā arī jebkādu informāciju, ko čeks nevar atspoguļot. Par darījumu maltītēm norādiet dalībniekus un organizācijas. Ja dokuments nav skaidri salasāms, pieprasiet labāku kopiju, kamēr darbinieks to vēl var iegūt.
Aprakstiet procesu, kā rīkoties, ja trūkst čeka: pieprasiet dublikātu, reģistrējiet pieejamos pierādījumus, aizpildiet deklarāciju un nosūtiet to norādītajam pārskatītājam. Politikā nedrīkst apsolīt, ka tiks pieņemta ikviena deklarācija.
Izstrādājiet atsevišķus norādījumus tēriņiem ārvalstīs
Saglabājiet pirkuma summu un sākotnējo valūtu. Norādiet apstiprināto avotu pārskata summai vai valūtas maiņas kursam un paskaidrojiet, kā jāuzskaita maksas, dzeramnaudas un atmaksas. Norādiet, kas ir atbildīgs par konkrētās valsts rēķinu un grāmatvedības jautājumiem.
Izmantojiet kopīgu iesniegšanas procesu, vajadzības gadījumā ievērojot vietējos noteikumus. Uzņēmuma politikas apstiprinājums nenosaka izdevumu atskaitāmību vai PVN atgūšanu. Operatīvo kontrolsarakstu darbinieka un finanšu nodaļas nodošanas procesam atradīsiet šeit: ceļvedis par pārrobežu izdevumiem .
Iestatiet MI aģentu lomu
Definējiet, ar kuriem izdevumu uzdevumiem komanda sagaida aģenta palīdzību un kuri lēmumi jāpieņem cilvēkam. Darbiniekiem jāzina, kur labot čeku, pievienot kontekstu vai atzīmēt neatbilstošu sasaisti. Finanšu komandai jāzina, kurš pārskata izņēmumus un apstiprina nodošanu grāmatvedībai.
Rally apvieno WhatsApp aģentu darbinieka izdevumu pārvaldības procesam ar platformas aģentu darbam platformā. AutoMatch sasaista čekus ar darījumiem. Iekļaujiet šīs darbības politikā līdztekus cilvēka veiktai pārbaudei un atbalstītajām grāmatvedības izvadēm.
Nodrošiniet, lai politika būtu ērti izmantojama arī uzņēmumam augot
Pirms publicēšanas izspēlējiet parastu pirkumu, trūkstošu čeku, maksājumu ārvalstīs un steidzamu izņēmuma gadījumu. Pārbaudiet, vai jauns darbinieks var veikt katru no šīm darbībām, izmantojot tikai politiku. Atrisiniet pretrunīgos ierobežojumus un aizstājiet katru veidnes norādi.
Pēc ieviešanas pārskatiet atkārtoti uzdotos jautājumus un izņēmumus. Atjauniniet politiku, kad mainās juridiskās personas, maksājumu metodes, grāmatvedības procesi vai atbildības jomas. Īsa politika, ko cilvēki var ievērot, ir labs pamats izdevumu pārvaldībai visā uzņēmumā.
