Pazaudēta čeka deklarācija sniedz finanšu komandai konsekventu veidu, kā pārskatīt izdevumus, kad sākotnējo dokumentu nav iespējams atrast. Tajā tiek fiksēti fakti, pieejamie pierādījumi un pieņemtais lēmums. Tai jāpadara nenoteiktība redzama.
Atveriet bezmaksas veidlapu paziņojumam par trūkstošu čeku. Veidlapa ir angļu valodā. Aizpildiet to pārlūkprogrammā un izdrukājiet vai saglabājiet PDF failu, izmantojot drukāšanas izvēlni. Tā jūsu informāciju Rally neiesniedz.
Vispirms mēģiniet atgūt čeku
Pārbaudiet piegādātāja e-pastu, klienta kontu vai rezervēšanas portālu un pēc tam pieprasiet dublikātu. Darbiniekam var būt arī fotoattēls ziņās vai kameras albumā. Reģistrējiet dokumenta atgūšanas mēģinājumu, lai nākamais pārbaudītājs zinātu, kas jau ir izmēģināts.
Ja vēlāk tiek saņemts dublikāts, pievienojiet to tam pašam izdevumu ierakstam. Saglabājiet agrāko deklarāciju un pārskatīšanas vēsturi, kā arī pārbaudiet, vai izdevums nav ievadīts divreiz.
Kas jānorāda deklarācijā
Veidne nošķir personas sniegto izdevumu aprakstu no pārskatītāja lēmuma:
| Daļa no ieraksta | Ko ievadīt |
|---|
| Privātpersona un uzņēmums | Pieprasījuma iesniedzējs, juridiskā persona, komanda vai projekts, izdevumu atsauce |
| Pirkums | Datums, piegādātājs, vieta, apraksts un konkrēts uzņēmējdarbības mērķis |
| Maksājums | Sākotnējā summa un valūta, maksātājs un darījuma atsauce |
| Trūkst dokumenta | Kāpēc tas nav pieejams un kādi soļi veikti, lai iegūtu kopiju |
| Citi pierādījumi | Rezervācijas apstiprinājums, pasūtījuma ieraksts, izraksta atsauce vai sarakste |
| Deklarācija | Apstiprinājums, ka informācija ir precīza un izdevumi vēl nav pieprasīti |
| Pārskatīt | Pārskatītājs, lēmums, iemesls, turpmākās darbības un datums |
Ja nepieciešams, izmantojiet maksājuma atsauci vai kartes pēdējos ciparus, lai atrastu darījumu. Neievadiet veidlapā pilnu kartes numuru, drošības kodu vai internetbankas piekļuves datus.
Maksājuma apliecinājums un pirkuma apliecinājums sniedz atbildes uz atšķirīgiem jautājumiem
Kartes izraksts var apliecināt, ka maksājums ir noticis. Piegādātāja čeks apraksta pirkumu. Darbinieks pievieno saimniecisko mērķi. Kopā šie dokumenti palīdz pārbaudītājam izprast izdevumus; jebkurš no tiem atsevišķi var atstāt nepilnības.
Ārvalstīs veiktam pirkumam saglabājiet summu sākotnējā valūtā līdzās maksājumu pakalpojumu sniedzēja uzrādītajai summai. Atšķirība var būt saistīta ar valūtas konvertēšanu, komisijas maksu, dzeramnaudu vai vēlāku korekciju. Nemainiet pirkuma summu tikai tādēļ, lai panāktu atbilstību. Mūsu ceļvedis par pārrobežu izdevumiem izskaidro, kā saglabāt šīs summas sasaistītas.
Sniedziet pārskatītājam reālu lēmumu
Pārskatītājam jāspēj apstiprināt izdevumi atbilstoši uzņēmuma procesam, pieprasīt papildu pierādījumus, tos noraidīt vai atstāt izskatīšanā. Norādiet iemeslu un to, kurš ir atbildīgs par turpmākajām darbībām. Atlīdzības apstiprināšana jānodala no grāmatvedības vai nodokļu uzskaites.
Veidlapa negarantē, ka izdevumi ir atlīdzināmi, atskaitāmi vai atbilst PVN atgūšanas nosacījumiem. Prasības atšķiras atkarībā no valsts un izdevumu veida. Jūsu finanšu atbildīgajai personai vai nodokļu konsultantam jāizlemj, kas ir pieņemams attiecīgajai juridiskajai personai. Piemēram, HMRC ceļvedis par ceļa izdevumu uzskaiti izskaidro dokumentāciju, kas attiecas uz Apvienotās Karalistes darbiniekiem; tas nav noteikums katrai valstij.
Ja izdevumi attiecas uz maltīti ar biznesa viesiem, izmantojiet biznesa maltītes izdevumu veidni , lai reģistrētu arī dalībniekus un mērķi. Izdevumu grupai skatiet katru deklarāciju izdevumu pārskatā.
Samaziniet atkārtotu darbu ar trūkstošajiem čekiem
Padariet čeku iesniegšanu par pirkumu rutīnas daļu. Piešķiriet katram izdevumam atbildīgo, padariet trūkstošos pamatojuma dokumentus pamanāmus un nodrošiniet darbiniekiem vienu skaidru veidu, kā šo jautājumu atrisināt. izdevumu politikai jāizskaidro iesniegšanas termiņš un izņēmumu kārtība.
Rally šajā procesā apvieno WhatsApp aģentu un platformas aģentu. Darbinieki var nosūtīt čekus un informāciju par izdevumiem, izmantojot WhatsApp; AutoMatch palīdz sasaistīt pierādījumus ar darījumu, savukārt platforma nodrošina komandai vietu, kur apstrādāt atlikušos ar izdevumiem saistītos uzdevumus. Pirms ieraksti tiek pārvietoti uz atbalstīto grāmatvedības darbplūsmu.
Izpētiet Rally izdevumu pārvaldību vai izlasiet, kā AI aģenti palīdz pārvaldīt izdevumu procesu.
