Izdevumu pārvaldība ir uzdevumu secība. Kāds veic pirkumu, iesniedz to apliecinošus dokumentus, izskaidro pirkuma uzņēmējdarbības mērķi un atbild uz visiem jautājumiem. Finanšu nodaļa pārbauda ierakstu un nosūta apstiprināto informāciju grāmatvedībai.
AI aģenti ir noderīgi, ja tie palīdz šai secībai virzīties uz priekšu. Vērtība ir izdevumu procesa pabeigšanā, tostarp nepabeigto uzdevumu izpildē un darba nodošanā.
Rally šim darbam apvieno WhatsApp aģentu un platformas aģentu. Darbinieki var iesniegt čekus un informāciju par izdevumiem, izmantojot WhatsApp. Platformas aģents palīdz komandai veikt ar izdevumiem saistītos uzdevumus Rally vidē. AutoMatch sasaista čekus ar darījumiem, savukārt darbinieki pārskata izņēmumus un nodrošina nodošanu grāmatvedībai.
Domājiet uzdevumu, pierādījumu un lēmumu kategorijās
Kvīts datu izguve nolasa laukus no dokumenta. Saskaņošana sasaista pierādījumus ar darījumu. Izdevumu darbplūsmai nepieciešama arī atbildīgā persona, uzņēmējdarbības konteksts, pārskatīšana un rezultāts, ko grāmatvedība var izmantot.
| Posms | Ko aģents var palīdzēt komandai paveikt | Kas cilvēkiem jānoskaidro |
|---|
| Iegūt | Savāciet čeku un pieejamo kontekstu | Pareizā juridiskā persona, mērķis un izdevumu īpašnieks |
| Atbilst | Pievienot darījuma čekam pamatojumu | Vai pierādījumi un maksājums ir savstarpēji saistīti |
| Pabeigts | Noskaidrot trūkstošo informāciju un atbildēt uz jautājumiem | Fakti, ko dokuments nevar pamatot |
| Pārskatīt | Ērtāk identificēt un apstrādāt neizpildītos uzdevumus | Uzņēmuma politikas lēmums un izņēmumu piemērošana |
| Grāmatvedība | Sagatavojiet atbalstīto nodošanu | Pareiza sasaistīšana, summas, pamatojums un apstiprināšana |
Izmantojiet šo tabulu, lai definētu nepieciešamo darbplūsmu. Apstipriniet, kādas darbības ir pieejamas jūsu iestatījumos, nevis pieņemiet, ka katrs posms notiek bez pārskatīšanas.
Praktisks process: izdevumi ārvalstu komandējumā
Apsveriet situāciju, kad darbinieks, apmeklējot klientu citā valstī, iegādājas preces. Šis ir ilustratīvs process, nevis izmērīts klienta rezultāts.
Pirkuma brīdī: darbinieks saglabā čeku un nosūta to, izmantojot WhatsApp aģentu, kopā ar klienta vai projekta kontekstu. Ierakstā jānorāda piegādātāja uzrādītā pirkuma summa un valūta.
Atbilstības pārbaude: AutoMatch palīdz sasaistīt šo čeku ar darījumu. Uzņēmuma konta valūtā iekasētā summa var atšķirties no čekā norādītās summas. Pārbaudītājs saglabā abas summas un izpēta konvertācijas vai citas atšķirības, nevis maina čeku, lai skaitļi būtu vienādi.
Pēc pabeigšanas: komanda izmanto platformu un tās aģentu, lai apstrādātu atlikušos izdevumu uzdevumus. Ja piegādātāja nosaukums nav skaidrs vai trūkst izdevumu mērķa, atbildīgā persona sniedz šo informāciju. Ja dokuments nav salasāms, tā iegūst labāku kopiju.
Pārskatīšanas laikā: pilnvarotā persona pārbauda pierādījumus, juridisko personu, uzņēmējdarbības mērķi un uzņēmuma politiku. Neskaidra atbilstība joprojām ir jautājums, kas jāatrisina. Tai nevajadzētu iegūt apstiprinātu statusu tikai tāpēc, ka dati ir iegūti.
Grāmatvedībā: finanšu komanda pārbauda pārskatīto ierakstu un šai konfigurācijai pieejamo eksportu vai integrāciju. Sākotnējiem pierādījumiem, darījumam un attiecīgajiem grāmatvedības laukiem jāpaliek savstarpēji saistītiem. Plašāku informāciju atradīsiet šeit: grāmatvedības darbplūsmu, lai uzzinātu par Rally pašreizējo piedāvājumu.
Definējiet izņēmumu apstrādi pirms ieviešanas
Sāciet ar gadījumiem, ar kuriem jūsu uzņēmums patiešām saskaras: diviem līdzīgiem maksājumiem, dublikātam čekā, atmaksai, darbiniekam, kurš maksā personīgi, trūkstošam dokumentam un pirkumam ārvalstu valūtā. Nosakiet, kurš katru gadījumu atrisina un kā labojums nonāk galīgajā uzskaitē.
Viena deklarācija par trūkstošu čeku var dokumentēt pierādījumu trūkumu. Izdevumu politika nosaka pienākumus un apstiprināšanas noteikumus. Ne veidlapa, ne aģents nenosaka universālu nodokļu atskaitāmību vai PVN atgūšanu.
Lai izpētītu pašu čeku datu izgūšanu, izmantojiet čeku skeneri. Čeka nolasīšana ir viens solis ceļā uz pilnīgu izdevumu uzskaiti.
Izmēriet visu procesu
Pirms ieviešanas fiksējiet laiku, ko cilvēki pavada pierādījumu apkopošanai, ierakstu labošanai un grāmatvedības sagatavošanai. Pēc tam salīdzināmā laikposmā un ar līdzīgu izdevumu sadalījumu izmēriet to pašu uzdevumu izpildei patērēto laiku.
Noderīgi rādītāji ietver to izdevumu daļu, kuriem pievienoti apliecinoši dokumenti, sakritības, kurām nepieciešami labojumi, perioda slēgšanas brīdī neatrisinātos izdevumus un laiku no pirkuma līdz pārskatītam grāmatvedības ierakstam. Uzskaitiet gan kļūdas un atkārtoti veicamo darbu, gan pabeigtos uzdevumus. Ātrāks pirmais solis ir mazāk vērtīgs, ja tā rezultātā vēlāk jāveic vairāk labošanas darbu.
Sāciet atbilstoši sava uzņēmuma lielumam
Pašnodarbināta persona var būt atbildīga gan par datu ievadi, gan pārskatīšanu, savukārt grāmatvedis nodrošina galīgo uzskaiti. Augošai komandai ir nepieciešami konkrēti apstiprinātāji. Uzņēmumam, kas darbojas pāri robežām, ir nepieciešama arī atbildība uzņēmumu līmenī un vietējie grāmatvedības lēmumi.
Darbplūsmu var paplašināt atbilstoši šiem pienākumiem. Izpētiet Rally izdevumu pārvaldību, uzziniet, kā tā var darboties līdztekus jūsu uzņēmuma bankai, vai izmantojiet ceļvedi par pārrobežu darbību starptautiskas ieviešanas plānošanai.
