Jūsu uzņēmuma bankas pakalpojumi un izdevumu process var darboties kopā. Bankas pakalpojumi glabā un pārvieto uzņēmuma naudu. Izdevumu process sasaista pirkumu ar tā īpašnieku, uzņēmējdarbības mērķi, čeku, pārbaudi un grāmatvedības ierakstu.
Esoša bankas konta saglabāšana pati par sevi nepabeidz šos izdevumu uzskaites uzdevumus. Pievienojot izdevumu platformu, ir nepieciešams skaidrs plāns punktiem, kuros šie divi procesi saskaras.
Izsekojiet pirkuma ceļam
Sāciet ar vienu regulāru izdevumu, piemēram, darba veikšanai nepieciešamajiem materiāliem vai uzņēmuma transportlīdzekļa degvielu. Izsekojiet tam no finansēšanas līdz uzskaitei un pierakstiet, kurš ir atbildīgs par katru procesa posmu.
| Solis | Atrisināmais jautājums |
|---|
| Finansējums | No kurienes nāk nauda, un kas to dara pieejamu? |
| Maksājums | Kādu uzņēmuma maksāšanas līdzekli personai vajadzētu izmantot? |
| Pierādījumi | Kur jāiesniedz čeks un darījuma biznesa pamatojums? |
| Pārskatīt | Kas novērš trūkstošās informācijas problēmu un pieņem lēmumu par politiku? |
| Grāmatvedība | Kura sistēma saņem pārskatīto ierakstu un kādā atbalstītajā formātā? |
| Saskaņošana | Kas pārbauda finansējuma kustību, pirkumu un gala atlikumu? |
Šo pienākumu skaidra noteikšana palīdz uzņēmuma īpašniekam sadarboties ar grāmatvedi un nodrošina lielākai komandai vienotu procesu.
Atdaliet finansējuma kustības no pirkumiem
Kad uzņēmums ieskaita līdzekļus priekšapmaksas karšu sistēmā, šim līdzekļu pārskaitījumam un vēlāk veiktajam pirkumam ir atšķirīga nozīme. Finanšu nodaļai ir nepieciešami abi ieraksti, un tai jānosaka pareizā grāmatvedības uzskaite. Neuzskaitiet vienus un tos pašus faktiskos izdevumus gan līdzekļu ieskaitīšanas brīdī, gan atkārtoti, kad karte tiek izmantota.
Arī priekšapmaksas degvielas kartei ir vajadzīgs atbildīgais par pieejamo atlikumu. Vienojieties, kas to uzrauga, kā tiek organizēta finansēšana un ko darbinieks dara, ja pirkumu nevar veikt. Priekšapmaksa raksturo to, kā tiek finansēti tēriņi; tas nenozīmē kredītlīniju.
Apstipriniet, kuri darījumi tiek iekļauti izdevumu uzskaites procesā
Nosakiet, vai sākotnējais tvērums ietver Rally maksājumus, darbinieku apmaksātus izdevumu pieprasījumus vai citus atbalstītos avotus. Dokumentējiet visus pirkumus, kas paliek atsevišķā procesā, lai darbinieki un finanšu nodaļa zinātu, kur ar tiem rīkoties.
Neuzskatiet, ka bankas konta saglabāšana nozīmē, ka no citas platformas var importēt, salāgot vai kontrolēt katru bankas darījumu. Tās ir konkrētas iespējas, kas jāapstiprina. Rally gadījumā pirms ieviešanas pārbaudiet atbalstīto finansēšanas risinājumu, maksājumu tvērumu un grāmatvedības izvadi jūsu uzņēmumam.
Pievienojiet izdevumu pamatojumu tur, kur tiek veikts darbs
Darbiniekiem ir nepieciešams praktisks veids, kā iesniegt čekus un kontekstu, ko maksājuma ieraksts nevar izskaidrot. Rally WhatsApp aģents palīdz ar šiem izdevumu uzdevumiem, ļaujot darbiniekiem nosūtīt dokumentu un attiecīgo informāciju. AutoMatch savieno čekus ar darījumiem, savukārt platformas aģents palīdz komandai veikt izdevumu uzdevumus Rally vidē.
Izmantojiet konkrēti norīkotu pārbaudītāju nepilnīgu pierādījumu, neskaidru atbilstību un uzņēmuma politikas lēmumu gadījumos. Definējiet procesu izdevumu politikā, un izmantojiet izdevumu atskaiti gadījumos, kad uzņēmumam joprojām nepieciešama uz pārskatu balstīta nodošana.
Izmēģiniet datu nodošanu grāmatvedim
Pirms paplašināšanas izsekojiet pirkumam visā tā ceļā līdz atbalstītajam eksportam vai integrācijai. Pārbaudiet subjektu, summu, valūtu, pamatojuma atsauci un kartējumu uz kontu plānu. Vienojieties par to, kā tiks apstrādoti labojumi, atmaksas un dublēti ieraksti.
Veicot pirkumu ārvalstu valūtā, saglabājiet piegādātāja sākotnējo summu un uzņēmumam iekasēto summu. Ierakstā maksām un konvertācijas starpībām jābūt saprotamām. Sīkāk par to lasiet: pārrobežu izdevumu ceļvedī — tajā šis temats aplūkots plašāk.
Sāciet ar pārvaldāmu apjomu
Pašnodarbināta persona varētu sākt ar vienu transportlīdzekli un nelielu skaitu ar uzņēmējdarbību saistītu pirkumu. Lielāks uzņēmums varētu sākt ar vienu komandu vai juridisku personu. Izvēlieties tvērumu, kas ietver parastos izdevumus un izņēmumus, kas jums jāizprot.
Pārliecinieties, ka iesaistītās personas spēj finansēt un apmaksāt pirkumus, iesniegt to pamatojumu, tos pārskatīt un uzskaitīt. Pēc tam paplašiniet procesu, izmantojot pirmās grupas gūto pieredzi.
Izpētiet Rally izdevumu pārvaldību, skatiet pašnodarbinātajiem paredzētās degvielas kartes, vai uzziniet, kā MI aģenti atbalsta izdevumu apstrādes procesu.
