Vaše poslovno bankarstvo i proces upravljanja troškovima mogu funkcionirati zajedno. Bankarstvo čuva i prenosi poslovni novac. Proces upravljanja troškovima povezuje kupnju s njezinim vlasnikom, poslovnom svrhom, računom, pregledom i računovodstvenim zapisom.
Zadržavanje postojećeg bankovnog računa samo po sebi ne dovršava te zadatke povezane s troškovima. Uvođenje platforme za upravljanje troškovima zahtijeva jasan plan za točke u kojima se ta dva procesa susreću.
Prikažite put kupnje
Započnite s jednim ponavljajućim troškom, poput potrepština za posao ili goriva za poslovno vozilo. Pratite ga od financiranja do računovodstva i zabilježite tko je odgovoran za svaki korak.
| Korak | Pitanje koje treba razriješiti |
|---|
| Financiranje | Odakle novac dolazi i tko ga stavlja na raspolaganje? |
| Plaćanje | Koji bi način plaćanja tvrtke osoba trebala upotrijebiti? |
| Dokaz | Gdje treba predati račun i poslovnu svrhu? |
| Pregled | Tko rješava nedostajuće informacije i donosi odluku o pravilima? |
| Računovodstvo | Koji sustav prima pregledani zapis i u kojem podržanom formatu? |
| Usklađivanje | Tko provjerava kretanje sredstava, kupnju i konačno stanje? |
Jasno definiranje ovih odgovornosti pomaže vlasniku poduzeća u suradnji s računovođom i većem timu omogućuje zajednički proces.
Odvojite kretanja sredstava od kupnji
Kada poduzeće uplati sredstva na prepaid karticu, ta uplata i naknadna kupnja imaju različite uloge. Financijama su potrebne obje evidencije te trebaju utvrditi ispravan računovodstveni tretman. Izbjegavajte evidentirati isti ekonomski trošak jednom prilikom uplate sredstava, a zatim ponovno pri korištenju kartice.
Svaka unaprijed plaćena kartica za gorivo također treba operativno odgovornu osobu za raspoloživi saldo. Dogovorite tko ga prati, kako se organizira financiranje i što zaposlenik treba učiniti ako se kupnja ne može provesti. Izraz „unaprijed plaćena” opisuje način financiranja potrošnje; ne znači kreditnu liniju.
Potvrdite koje transakcije ulaze u tijek obrade troškova
Odlučite obuhvaća li početni opseg Rally plaćanja, troškove koje plaćaju zaposlenici ili druge podržane izvore. Dokumentirajte sve kupnje koje ostaju u zasebnom procesu kako bi zaposlenici i financijski tim znali gdje ih obraditi.
Ne pretpostavljajte da zadržavanje bankovnog računa znači da se svaka bankovna transakcija može uvesti, uskladiti ili kontrolirati putem druge platforme. To su specifične mogućnosti koje treba provjeriti. Za Rally provjerite podržani način financiranja i opseg plaćanja. Zatim provjerite računovodstvene podatke za svoje poslovanje. Sve to učinite prije uvođenja.
Dodajte dokaze tamo gdje se posao obavlja
Zaposlenicima je potreban praktičan način za dostavljanje računa i konteksta koji se ne može objasniti zapisom o plaćanju. Rallyjev WhatsApp agent pomaže u rješavanju zadataka povezanih s troškovima tako što zaposlenici mogu poslati dokument i relevantne pojedinosti. AutoMatch povezuje račune s transakcijama, dok agent platforme pomaže timu da u Rallyju riješi zadatke povezane s troškovima.
Odredite imenovanog pregledavatelja za nepotpunu dokumentaciju, nejasna podudaranja i odluke povezane s politikom tvrtke. Definirajte postupak u politici troškova, a koristite izvješće o troškovima kada je tvrtki i dalje potrebna primopredaja na temelju izvješća.
Testirajte predaju podataka računovođi
Prije proširenja pratite kupnju kroz cijeli proces, sve do podržanog izvoza ili integracije. Provjerite subjekt, iznos, valutu, referencu na dokaz i mapiranje prema kontnom planu. Dogovorite način postupanja s ispravcima, povratima novca i duplikatima zapisa.
Kod kupnje u stranoj valuti zadržite izvorni iznos dobavljača i iznos naplaćen tvrtki. Naknade i razlike u konverziji trebale bi ostati razumljive u evidenciji. Vodič za prekogranične troškove detaljnije obrađuje ovu temu.
Započnite s opsegom kojim se može upravljati
Samozaposlena osoba može početi s jednim vozilom i malim brojem poslovnih kupnji. Veća tvrtka može početi s jednim timom ili pravnom osobom. Odaberite opseg koji obuhvaća uobičajenu potrošnju i iznimke koje trebate razumjeti.
Potvrdite da uključene osobe mogu financirati, platiti, dostaviti dokaze, pregledati i evidentirati kupnje. Zatim proširite proces na temelju onoga što je prva skupina naučila.
Istražite upravljanje troškovima uz Rally, pogledajte kartice za gorivo za samozaposlene, ili saznajte kako AI agenti podržavaju tijek obrade troškova.
