La banca de tu empresa y tu proceso de gastos pueden funcionar conjuntamente. La banca gestiona y mueve el dinero de la empresa. El proceso de gastos relaciona cada compra con su responsable, su finalidad empresarial, el recibo, la revisión y el registro contable.
Mantener una cuenta bancaria existente no completa por sí solo esas tareas de gastos. Añadir una plataforma de gastos requiere un plan claro para los puntos en los que ambos procesos se encuentran.
Traza el recorrido de una compra
Empieza con un gasto recurrente, como los suministros para un trabajo o el combustible de un vehículo de empresa. Síguelo desde la financiación hasta la contabilidad y anota quién se encarga de cada paso.
| Paso | Pregunta por resolver |
|---|
| Financiación | ¿De dónde procede el dinero y quién lo pone a disposición? |
| Pago | ¿Qué método de pago de la empresa debe utilizar? |
| Evidencia | ¿Dónde deben presentarse el recibo y el motivo empresarial? |
| Revisar | ¿Quién resuelve la falta de información y toma la decisión sobre la política? |
| Contabilidad | ¿Qué sistema recibe el registro revisado y en qué formato compatible? |
| Conciliación | ¿Quién comprueba los movimientos de fondos, las compras y el saldo final? |
Mantener explícitas estas responsabilidades ayuda al propietario de una empresa a trabajar con un contable y proporciona a un equipo más grande un proceso común.
Separa los movimientos de fondos de las compras
Cuando una empresa pone fondos a disposición de una tarjeta prepago, ese movimiento de fondos y una compra posterior cumplen funciones distintas. El equipo financiero necesita ambos registros y debe establecer el tratamiento contable correcto. Evita registrar el mismo gasto económico una vez al aportar los fondos y otra cuando se utiliza la tarjeta.
Una tarjeta de combustible prepago también necesita un responsable operativo del saldo disponible. Acordad quién lo supervisa, cómo se organiza la financiación y qué debe hacer el empleado si no puede efectuarse una compra. «Prepago» describe cómo se financian los gastos; no significa que exista una línea de crédito.
Confirma qué transacciones entran en el flujo de gastos
Decide si el alcance inicial incluye los pagos de Rally, los gastos pagados por los empleados u otras fuentes compatibles. Documenta cualquier compra que siga un proceso separado para que los empleados y el equipo financiero sepan dónde gestionarla.
No dé por sentado que mantener una cuenta bancaria significa que todas las transacciones bancarias puedan importarse, conciliarse o controlarse desde otra plataforma. Son capacidades concretas que debe confirmar. En el caso de Rally, verifique la modalidad de financiación admitida y el alcance de los pagos. La salida contable también debe verificarse para su empresa antes de la puesta en marcha.
Añade las evidencias donde se realiza el trabajo
Los empleados necesitan una forma práctica de enviar los justificantes y el contexto que un registro de pago no puede explicar. El agente de WhatsApp de Rally ayuda con esas tareas de gastos, ya que permite a los empleados enviar el documento y los detalles relevantes. AutoMatch conecta los justificantes con las transacciones, mientras que el agente de la plataforma ayuda al equipo a gestionar las tareas de gastos dentro de Rally.
Utiliza un revisor designado cuando haya pruebas incompletas, coincidencias poco claras o decisiones sobre la política de la empresa. Define el proceso en una política de gastos, y utiliza un informe de gastos cuando la empresa aún necesite un traspaso basado en informes.
Prueba la entrega de información a tu contable
Antes de ampliar el uso, sigue una compra de principio a fin a través de la exportación o integración disponible. Comprueba la entidad, el importe, la divisa, la referencia de la evidencia y su correspondencia con el plan contable. Acuerda cómo se gestionarán las correcciones, los reembolsos y los registros duplicados.
Para una compra en moneda extranjera, conserva el importe original del proveedor y el importe cargado a la empresa. Las comisiones y las diferencias de conversión deben seguir siendo comprensibles en el registro. La guía de gastos transfronterizos explica esto con más detalle.
Empieza con un alcance manejable
Una persona autónoma puede empezar con un vehículo y un pequeño conjunto de compras empresariales. Una empresa más grande puede comenzar con un equipo o una entidad jurídica. Elige un ámbito que incluya los gastos habituales y las excepciones que necesitas comprender.
Confirma que las personas implicadas pueden financiar, pagar, presentar justificantes, revisar y contabilizar las compras. Después, amplía el proceso utilizando lo aprendido por el primer grupo.
Explora la gestión de gastos de Rally, consulta las tarjetas de combustible para autónomos, o descubre cómo los agentes de IA ayudan con el flujo de trabajo de gastos.
