Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
Una transacción pendiente suele indicar que un pago con tarjeta se ha autorizado, pero aún no se ha contabilizado como cargo definitivo. La retención por autorización reserva fondos para la compra. Esto puede reducir el saldo disponible para gastar, aunque el pago definitivo siga en proceso.
Esto es importante en el caso de las tarjetas de empresa prepago: el saldo que has cargado y el disponible para la siguiente compra pueden ser distintos. Al planificar una recarga, revisa tanto las retenciones pendientes como los gastos ya contabilizados.
| Estado | Qué suele significar | Qué debe revisar el equipo financiero |
|---|---|---|
| Pendiente | Se autoriza o retiene un importe mientras el pago está pendiente | Detalles de la compra, importe retenido y saldo disponible restante |
| Contabilizado | El pago al comercio se ha registrado como un cargo con tarjeta completado | Importe final, moneda y documentación del proveedor |
| Retención liberada o anulada | Se ha eliminado la reserva | Si existe un cargo definitivo o aún podría llegar |
| Reembolsado | Se está devolviendo el dinero tras contabilizarse una compra | Estado del reembolso, importe y cualquier nota de abono del proveedor |
Las etiquetas varían según el sistema de tarjetas. Consulta los detalles de la transacción y las indicaciones del emisor para interpretar el estado, en lugar de basarte únicamente en un color o una notificación.
En un terminal de pago de una gasolinera automática, el importe final de la compra puede no conocerse cuando se presenta la tarjeta por primera vez. El comercio puede solicitar una preautorización antes de suministrar el combustible y enviar después el importe real. Los hoteles y las empresas de alquiler de vehículos también pueden retener fondos para cargos que aún no son definitivos.
El importe retenido no es una comisión que se aplique en todos los casos, ni corresponde necesariamente a una segunda compra. Que se acepte la red de la tarjeta tampoco garantiza que una transacción concreta se complete: los fondos disponibles, los controles de la tarjeta y la forma en que el terminal gestiona las autorizaciones pueden influir.
Antes de viajar, prueba la tarjeta prepago en establecimientos del tipo que vayas a utilizar y ten en cuenta las retenciones que realmente requieran tus compras. El límite de gasto y el saldo disponible resuelven problemas distintos; aumentar uno no resuelve automáticamente el otro.
Supongamos que una tarjeta de prepago tiene un saldo disponible de 1.000 £, sin otras transacciones ni comisiones. El comercio retiene 120 £, y el importe final de la compra es de 94 £.
| Paso | Cálculo | Fondos disponibles |
|---|---|---|
| Antes de la compra | Saldo disponible de los fondos ingresados | 1000 £ |
| Mientras la retención de 120 £ siga vigente | 1000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Cuando se contabilizan los 94 GBP y se libera toda la retención | 1.000 £ − 94 £ | 906 £ |
El coste final es de 94 £. La diferencia entre el importe retenido y ese coste es de 26 £. No registres 120 £ y 94 £ como dos gastos solo porque ambos aparezcan durante el procesamiento.
La última fila presupone que la retención se ha liberado por completo. Si el cargo contabilizado y una retención siguen apareciendo a la vez, el saldo disponible puede diferir temporalmente. Comprueba sus referencias y pide al emisor que aclare su estado antes de considerar que se trata de un cargo duplicado. Este ejemplo no incluye otros gastos, comisiones ni conversiones de divisas.
Primero, confirma la compra, el comercio, la fecha, el importe y la referencia de la tarjeta. El nombre comercial puede diferir del que aparece en el recibo, así que compara tanto el documento original como la descripción de la transacción.
A continuación, comprueba el registro de finalización o cancelación del comercio y el plazo publicado por el emisor para ese tipo de operación. Si la retención supera ese plazo, ponte en contacto con el emisor y facilita las referencias y cualquier justificante de cancelación. Es posible que el comercio también tenga que confirmar si completó o anuló la autorización.
Evita volver a pagar solo para que desaparezca un movimiento pendiente. Confirma si realmente hace falta otro pago y cómo se gestionará la autorización original. Si no reconoces la compra, contacta cuanto antes con el servicio de atención del emisor y sigue su procedimiento de seguridad para tarjetas; no es necesario esperar a que se contabilice el cargo para tomar las medidas adecuadas.
Lleva un seguimiento del estado del pago por separado de la recepción de los bienes o servicios por parte de la empresa. La fecha de contabilización de una transacción no siempre coincide con la fecha en la que debe reconocerse un gasto o un pasivo. El equipo financiero puede necesitar un ajuste por devengo u otro tratamiento conforme a su política contable antes de que se liquide el cargo en la tarjeta.
Mantén el documento original y el motivo del gasto vinculados al pago que se realice finalmente. Si el importe final cambia, investiga el motivo en lugar de modificar el documento para que coincida. Para las compras en el extranjero, conserva tanto la factura en la moneda original como el importe de liquidación.
Para el flujo de gestión de justificantes, consulta cómo escanear recibos. Para los pedidos a proveedores y las discrepancias en las entregas, utiliza el proceso de cotejo de facturas.
Asigna a una persona para que supervise los fondos disponibles antes de los días con más desplazamientos. Incluye las compras previstas, los cargos recurrentes y un margen realista para las autorizaciones en la planificación de fondos. Al comparar las distintas opciones, distingue ese saldo operativo de las cuotas mensuales o de cualquier depósito de garantía.
Las tarjetas de Rally utilizan un saldo prepago que se carga de antemano. La guía sobre flujo de caja sin depósito de garantía explica la diferencia entre cargar saldo, aportar depósitos de garantía y pagar comisiones. Comprueba los estados de las transacciones y los datos contables generados durante una prueba piloto para que los conductores y el equipo financiero sepan qué hacer cuando un pago no se haya completado.
Escanea recibos legibles, revisa importes e impuestos, concilia pagos y guarda justificantes. Incluye una prueba del flujo de trabajo con cinco recibos.
Coteja facturas, pedidos y pruebas de entrega. Revisa importes, duplicados y pagos con un caso de discrepancia resuelto y una lista de control de excepciones.
Formulario imprimible gratuito para comidas de empresa: asistentes, finalidad, recibos, pagos y aprobación de la empresa.
