Eine vorgemerkte Transaktion bedeutet in der Regel, dass eine Kartenzahlung autorisiert, aber noch nicht endgültig gebucht wurde. Bei der Autorisierung wird der Kaufbetrag vorübergehend reserviert. Dadurch kann sich der verfügbare Betrag verringern, obwohl die endgültige Zahlung noch verarbeitet wird.
Das ist bei Prepaid-Firmenkarten wichtig: Das aufgeladene Guthaben kann vom Guthaben abweichen, das für den nächsten Einkauf verfügbar ist. Prüfen Sie bei der Planung einer Aufladung neben den gebuchten Ausgaben auch noch reservierte Beträge.
Vorgemerkt, gebucht, freigegeben und erstattet
| Status | Was es in der Regel bedeutet | Was die Finanzabteilung prüfen sollte |
|---|
| Ausstehend | Ein Betrag ist autorisiert oder reserviert, solange die Zahlung noch nicht abgeschlossen ist | Kaufdetails, reservierter Betrag und verbleibendes verfügbares Guthaben |
| Gebucht | Die Zahlung an den Händler wurde als abgeschlossene Kartenbelastung erfasst | Endbetrag, Währung und Lieferantennachweise |
| Freigegebene oder stornierte Betragsreservierung | Die Reservierung wurde aufgehoben | Ob eine endgültige Belastung vorliegt oder noch erfolgen könnte |
| Erstattet | Der Betrag wird nach der Buchung eines Kaufs zurückerstattet | Erstattungsstatus, Betrag und etwaige Lieferantengutschrift |
Die Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Kartensystem. Nutzen Sie die Transaktionsdetails und die Hinweise des Kartenherausgebers, um den Status richtig einzuordnen, statt sich allein auf eine Farbe oder eine Benachrichtigung zu verlassen.
Warum ein Händler mehr als den endgültigen Rechnungsbetrag reserviert
An einem Tankautomaten steht der endgültige Kaufbetrag beim ersten Einsatz der Karte möglicherweise noch nicht fest. Ein Händler kann vor dem Tanken eine Vorautorisierung anfordern und anschließend den tatsächlichen Betrag übermitteln. Auch Hotels und Autovermietungen können Beträge für Kosten reservieren, die noch nicht endgültig feststehen.
Der reservierte Betrag ist keine pauschale Gebühr und stellt nicht zwangsläufig einen zweiten Kauf dar. Auch die Akzeptanz des Kartensystems garantiert nicht, dass eine bestimmte Transaktion erfolgreich ist: Das verfügbare Guthaben, die Karteneinstellungen und die Verarbeitung von Autorisierungen am Terminal können dabei eine Rolle spielen.
Testen Sie die Prepaid-Karte vor einer Reise an typischen Einsatzorten und berücksichtigen Sie die Betragsreservierungen, die bei Ihren Einkäufen tatsächlich erforderlich sind. Ein Ausgabenlimit und ein verfügbares Guthaben lösen unterschiedliche Probleme; eine Erhöhung des einen behebt nicht automatisch ein Problem mit dem anderen.
Rechenbeispiel: 120 £ reserviert und für 94 £ eingekauft
Angenommen, auf einer Prepaid-Karte sind 1.000 GBP verfügbar und es fallen keine weiteren Transaktionen oder Gebühren an. Der Händler reserviert 120 GBP, der endgültige Kaufbetrag liegt dann bei 94 GBP.
| Schritt | Berechnung | Verfügbares Guthaben |
|---|
| Vor dem Kauf | Verfügbares Guthaben aus Einzahlungen | 1.000 £ |
| Solange die 120 £ reserviert sind | 1.000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Nachdem 94 £ gebucht wurden und die Betragsreservierung vollständig aufgehoben wurde | 1.000 £ − 94 £ | 906 £ |
Der endgültige Betrag beträgt 94 £. Die Differenz zwischen dem reservierten Betrag und dem endgültigen Betrag beträgt 26 £. Erfassen Sie 120 £ und 94 £ nicht als separate Ausgaben, nur weil beide während der Verarbeitung angezeigt werden.
Die letzte Zeile setzt voraus, dass die Reservierung vollständig aufgehoben wurde. Wenn die gebuchte Belastung und eine Reservierung weiterhin gleichzeitig angezeigt werden, kann das verfügbare Guthaben vorübergehend abweichen. Prüfen Sie die zugehörigen Referenzen und lassen Sie sich den Status vom Kartenherausgeber erklären, bevor Sie die Anzeige als doppelte Belastung werten. Dieses Beispiel berücksichtigt keine weiteren Ausgaben, Gebühren oder Währungsumrechnungen.
Was tun, wenn eine Transaktion vorgemerkt bleibt?
Prüfen Sie zunächst den Kauf, den Händler, das Datum, den Betrag und die Kartenreferenz. Der Geschäftsname kann vom Namen auf dem Beleg abweichen. Vergleichen Sie daher auch den Originalbeleg mit der Transaktionsbezeichnung.
Prüfen Sie anschließend den Abschluss- oder Stornierungsbeleg des Händlers sowie die vom Kartenaussteller veröffentlichten Fristen für diese Transaktionsart. Bleibt der Betrag über diese Frist hinaus reserviert, wenden Sie sich mit den Referenzangaben und etwaigen Stornierungsnachweisen an den Kartenaussteller. Möglicherweise muss auch der Händler bestätigen, ob er die Autorisierung abgeschlossen oder aufgehoben hat.
Zahlen Sie nicht erneut, nur damit ein vorgemerkter Umsatz verschwindet. Klären Sie, ob tatsächlich eine weitere Zahlung erforderlich ist und wie mit der ursprünglichen Autorisierung verfahren wird. Wenn Sie den Kauf nicht zuordnen können, wenden Sie sich umgehend an den Support des Kartenherausgebers und folgen Sie dessen Verfahren zur Kartensicherheit. Sie müssen nicht warten, bis der Umsatz gebucht ist, um die richtigen Schritte einzuleiten.
Vorgemerkte Zahlungen und Monatsabschluss
Verfolgen Sie den Zahlungsstatus unabhängig davon, ob das Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen bereits erhalten hat. Das Buchungsdatum einer Transaktion ist nicht immer der Tag, an dem ein Aufwand oder eine Verbindlichkeit erfasst werden sollte. Die Finanzabteilung muss möglicherweise gemäß ihren Bilanzierungsrichtlinien eine Abgrenzung vornehmen oder einen anderen buchhalterischen Ansatz wählen, bevor eine Kartenzahlung endgültig abgerechnet wird.
Stellen Sie sicher, dass das Originaldokument und der geschäftliche Zweck der späteren Zahlung zugeordnet bleiben. Wenn sich der endgültige Betrag ändert, klären Sie den Grund, statt das Dokument entsprechend anzupassen. Bewahren Sie bei Einkäufen im Ausland sowohl die Rechnung in der Originalwährung als auch den abgerechneten Betrag auf.
Informationen zum Belegprozess finden Sie unter So scannen Sie Belege. Für Lieferantenbestellungen und Lieferabweichungen nutzen Sie den Prozess zum Rechnungsabgleich.
Reservierte Beträge beim Aufladen einplanen
Bestimmen Sie eine Person, die vor reiseintensiven Tagen die verfügbaren Mittel prüft. Berücksichtigen Sie bei der Guthabenplanung erwartete Einkäufe, wiederkehrende Belastungen und einen realistischen Puffer für Autorisierungen. Betrachten Sie beim Vergleich von Angeboten das für laufende Ausgaben benötigte Guthaben getrennt von monatlichen Gebühren oder einer etwaigen Kaution.
Die Karten von Rally nutzen ein aufgeladenes Prepaid-Guthaben. Der Leitfaden zum Cashflow ohne Kaution erklärt den Unterschied zwischen Guthabenaufladung, Kautionen und Gebühren. Prüfen Sie während einer Pilotphase den Transaktionsstatus und die ausgegebenen Buchhaltungsdaten, damit Fahrer und Finanzteam wissen, was bei einer nicht abgeschlossenen Zahlung zu tun ist.
