Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Laukianti operacija paprastai reiškia, kad mokėjimas kortele jau autorizuotas, tačiau lėšos dar nėra galutinai nurašytos. Autorizuojant mokėjimą, pirkiniui rezervuojamos lėšos. Dėl to gali sumažėti suma, kurią galite išleisti, nors galutinis mokėjimas dar apdorojamas.
Tai svarbu naudojant išankstinio mokėjimo verslo korteles: likutis papildžius kortelę gali skirtis nuo sumos, kurią galite panaudoti kitam pirkiniui. Planuodami papildymą, patikrinkite ne tik užregistruotas išlaidas, bet ir rezervuotas sumas.
| Būsena | Ką tai paprastai reiškia | Ką turėtų patikrinti finansų komanda |
|---|---|---|
| Laukiama | Suma autorizuojama arba rezervuojama, kol mokėjimas dar nebaigtas | Pirkimo duomenys, rezervuota suma ir likusios prieinamos lėšos |
| Užregistruota | Mokėjimas prekybininkui užregistruotas kaip įvykdytas mokėjimas kortele | Galutinė suma, valiuta ir tiekėjo pagrindžiantys dokumentai |
| Atlaisvintos lėšos arba atšauktas jų rezervavimas | Rezervavimas panaikintas | Ar galutinė suma jau nurašyta, ar dar gali būti nurašyta |
| Grąžinta | Užregistravus pirkimą, pinigai grąžinami | Pinigų grąžinimo būsena, suma ir tiekėjo kreditinė sąskaita, jei yra |
Būsenų pavadinimai skirtingose kortelių sistemose skiriasi. Norėdami suprasti būseną, remkitės operacijos duomenimis ir kortelės išdavėjo gairėmis, o ne vien spalva ar pranešimu.
Automatiniame degalinės mokėjimo terminale galutinė pirkinio suma gali būti nežinoma, kai pirmą kartą pateikiama kortelė. Prieš leisdamas piltis degalus, pardavėjas gali paprašyti išankstinio mokėjimo autorizavimo, o vėliau pateikti faktinę sumą. Viešbučiai ir transporto priemonių nuomos įmonės taip pat gali rezervuoti lėšas mokėjimams, kurių galutinė suma dar nežinoma.
Rezervuota suma nėra visais atvejais taikomas mokestis ir nebūtinai reiškia antrą pirkimą. Tai, kad priimamos atitinkamo mokėjimo tinklo kortelės, taip pat negarantuoja, kad konkreti operacija bus sėkminga: tam gali turėti įtakos turimų lėšų suma, kortelės naudojimo apribojimai ir tai, kaip terminalas apdoroja mokėjimų autorizacijas.
Prieš kelionę išbandykite išankstinio mokėjimo kortelę tipinėse atsiskaitymo vietose ir numatykite lėšų sumoms, kurias iš tiesų reikės rezervuoti perkant. Išlaidų limitas ir turimas lėšų likutis sprendžia skirtingas problemas; padidinus vieną, su kitu susijusios problemos automatiškai neišsisprendžia.
Tarkime, išankstinio mokėjimo kortelės likutis yra 1 000 GBP, o kitų operacijų ar mokesčių nėra. Prekybininkas rezervuoja 120 GBP, o galutinė pirkinio suma yra 94 GBP.
| Žingsnis | Skaičiavimas | Galimos naudoti lėšos |
|---|---|---|
| Prieš pirkimą | Disponuojamas įmokėtų lėšų likutis | 1 000 GBP |
| Kol taikomas 120 GBP sumos rezervavimas | 1 000 GBP − 120 GBP | 880 GBP |
| Kai užregistruojamas 94 £ mokėjimas ir panaikinamas visos sumos rezervavimas | 1 000 GBP − 94 GBP | 906 GBP |
Galutinė išlaidų suma yra 94 GBP. Rezervuotos ir galutinės sumos skirtumas yra 26 GBP. Neapskaitykite 120 GBP ir 94 GBP kaip dviejų atskirų išlaidų vien todėl, kad apdorojimo metu matomos abi sumos.
Paskutinėje eilutėje daroma prielaida, kad visa rezervuota suma jau atlaisvinta. Jei galutinai nurašyta suma ir rezervacija vis dar rodomos kartu, prieinamas likutis gali laikinai skirtis. Patikrinkite šių operacijų identifikatorius ir paprašykite kortelės išdavėjo paaiškinti jų būseną, prieš nuspręsdami, kad suma nurašyta du kartus. Šiame pavyzdyje neatsižvelgiama į kitas išlaidas, mokesčius ir valiutos konvertavimą.
Pirmiausia patikrinkite pirkinį, pardavėją, datą, sumą ir kortelės identifikatorių. Prekybinis pavadinimas gali skirtis nuo kvite nurodyto pavadinimo, todėl palyginkite ir pirminį dokumentą, ir operacijos aprašą.
Tada patikrinkite pardavėjo įrašą apie operacijos užbaigimą ar atšaukimą ir kortelės išdavėjo skelbiamą šio tipo operacijoms taikomą terminą. Jei lėšos lieka rezervuotos ilgiau, kreipkitės į kortelės išdavėją ir pateikite operacijos identifikavimo duomenis bei turimus atšaukimo įrodymus. Pardavėjui taip pat gali tekti patvirtinti, ar jis užbaigė autorizuotą operaciją, ar atšaukė autorizavimą.
Nemokėkite dar kartą vien tam, kad nebeliktų laukiančios operacijos įrašo. Išsiaiškinkite, ar tikrai reikia mokėti dar kartą ir kaip bus tvarkoma pirminė mokėjimo autorizacija. Jei pirkimo neatpažįstate, nedelsdami kreipkitės į kortelės išdavėjo klientų aptarnavimo skyrių ir laikykitės jo nustatytos kortelės saugumo procedūros; norint imtis reikiamų veiksmų, nereikia laukti, kol operacija bus galutinai įskaityta.
Mokėjimo būseną stebėkite atskirai nuo to, ar įmonė jau gavo prekes ar paslaugas. Operacijos užregistravimo data ne visada sutampa su data, kurią turėtų būti pripažintos sąnaudos ar įsipareigojimas. Finansų komandai gali reikėti užregistruoti sukauptas sąnaudas arba taikyti kitą apskaitos politikoje numatytą būdą dar prieš galutinai įvykdant mokėjimą kortele.
Pasirūpinkite, kad pradinis dokumentas ir išlaidų verslo paskirtis būtų susieti su vėliau atliktu mokėjimu. Jei galutinė suma pasikeičia, išsiaiškinkite priežastį, o ne koreguokite dokumentą, kad sumos sutaptų. Pirkdami užsienyje, išsaugokite ir sąskaitą pradine valiuta, ir informaciją apie atsiskaitymo sumą.
Informacijos apie pagrindžiančių dokumentų tvarkymo eigą rasite kvitų skenavimo instrukcijoje. Tiekėjų užsakymams ir pristatymo neatitikimams taikykite sąskaitų faktūrų sutikrinimo procesą.
Paskirkite asmenį, kuris prieš intensyvių kelionių dienas stebėtų turimas lėšas. Planuodami lėšų poreikį, įtraukite numatomus pirkinius, periodinius mokėjimus ir realistišką rezervą mokėjimų autorizavimui. Lygindami sąlygas, šį veiklos išlaidoms skirtą likutį vertinkite atskirai nuo mėnesinių mokesčių ar užstato.
Atsiskaitant „Rally“ kortelėmis naudojamas iš anksto papildytas lėšų likutis. Pinigų srautų valdymo be užstato vadove paaiškinami skirtumai tarp lėšų papildymo, užstatų ir mokesčių. Per bandomąjį laikotarpį patikrinkite operacijų būsenas ir apskaitai perduodamus duomenis, kad vairuotojai ir finansų komanda žinotų, ką daryti, kai mokėjimas nebaigtas.
Skenuokite įskaitomus kvitus, tikrinkite sumas ir mokesčius, susiekite su mokėjimais ir saugokite įrodymus. Pateiktas penkių kvitų darbo eigos testas.
Lyginkite sąskaitas su užsakymais ir pristatymo įrodymais. Tikrinkite sumas, dublikatus ir mokėjimus pagal neatitikimo pavyzdį ir išimčių kontrolinį sąrašą.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
