Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Atliekant sąskaitų faktūrų sutikrinimą, tikrinama, ar tiekėjo sąskaita atitinka tai, ką įmonė užsakė ir, kai būtina, ką gavo. Taip pat nustatoma, ar už pirkinį jau sumokėta. Tinkamai organizuotas procesas užtikrina, kad neatitikimai būtų perduoti juos galinčiam išspręsti asmeniui, kol dar nepatvirtinta neteisinga suma arba nesumokėta du kartus.
Pirmiausia nustatykite, kokių dokumentų reikia jūsų pirkimui. Patvirtinto užsakymo sąskaitai faktūrai, darbuotojo pirkimui kortele ir periodinių paslaugų sąskaitai gali būti taikomos skirtingos kontrolės procedūros.
| Būdas | Palyginti | Klausimas, į kurį atsako |
|---|---|---|
| Dvipusis sutikrinimas | Sąskaita faktūra ir pirkimo užsakymas | Ar sąskaitoje nurodytas kiekis, kaina ir sąlygos atitinka patvirtintą užsakymą? |
| Tripusis sutikrinimas | Sąskaita faktūra, pirkimo užsakymas ir prekių gavimo arba paslaugų priėmimo įrodymas | Ar sąskaita taip pat atitinka tai, kas gauta ar priimta? |
| Dokumento susiejimas su mokėjimu | Sąskaita faktūra arba kvitas ir operacija | Kuris mokėjimas susijęs su šiuo pirkiniu ir ar už jį jau sumokėta? |
Šias patikras galima atlikti kartu. Kortelės operacijos susiejimas su sąskaita faktūra nepatvirtina, kad pirkimo užsakymas buvo patvirtintas ar kad pristatytos visos prekės. Taip pat pirkimo užsakymas neįrodo, kad tiekėjui buvo sumokėta.
Pirkimams be užsakymo nustatykite alternatyvius patvirtinimo įrodymus: atsakingą biudžeto valdytoją, sutartas sąlygas ir patvirtinimą, kad prekės ar paslaugos buvo gautos. Nekurkite užsakymo atgaline data, kad nuslėptumėte kontrolės trūkumą.
Kad užtikrintumėte nuskaitymo kokybę, naudokitės kvitų nuskaitymo kontroliniu sąrašu. Programinės įrangos pasirinkimas – atskiras sprendimas, aptariamas sąskaitų faktūrų apdorojimo programinės įrangos vadove.
Įmonė užsako 100 atsarginių dalių po 12 GBP be PVM. Pristatymo dokumente patvirtinta, kad pristatyta 80 dalių, tačiau sąskaita faktūra išrašyta už 100.
| Įrašas | Kiekis | Vertė be PVM |
|---|---|---|
| Pirkimo užsakymas | 100 | 1 200 GBP |
| Gautos prekės | 80 | 960 GBP |
| Tiekėjo sąskaita faktūra | 100 | 1 200 GBP |
| Skirtumas, kurį reikia išsiaiškinti | 20 | 240 GBP |
Dviejų dokumentų palyginimas rodo, kad duomenys sutampa su užsakymu. Trečiasis dokumentas atskleidžia 240 GBP vertės kiekio neatitikimą. Paklauskite prekių priėmimo komandos, ar likusios 20 detalių dar gabenamos, dingusios ar nepriimtos, tada gaukite tiekėjo atsakymą.
Atsižvelgiant į sutartį ir sutartą sprendimą, toliau gali būti užbaigiamas pristatymas, išrašoma patikslinta sąskaita faktūra ar kreditinė sąskaita faktūra arba patvirtinamas sutartas dalinis mokėjimas. Vien neatitikimas nesuteikia teisės vienašališkai sustabdyti mokėjimą. Užfiksuokite rezultatą ir išsaugokite pirminius įrodymus.
Kiekvienai neišspręstai problemai skirkite po vieną eilutę, nurodydami atsakingą asmenį ir tolesnį veiksmą. Aiškiai susitarkite dėl patvirtinant taikomų leistinų nuokrypių, užuot tyliai keitę kiekius, kad įrašai sutaptų.
| Išimtis | Rinktini įrodymai | Sprendimas užregistruoti |
|---|---|---|
| Kiekio skirtumas | Užsakymas, važtaraštis ir prekes priimančios komandos patvirtinimas | Likusi pristatymo dalis, priimtas kiekis arba tiekėjo pataisymas |
| Kainų skirtumas | Suderintas komercinis pasiūlymas, užsakymas ir visi patvirtinti pakeitimai | Teisinga kaina arba patvirtintas pakeitimas |
| Galimas dublikatas | Tiekėjas, sąskaitos faktūros numeris, suma ir esamos išlaidos/mokėjimas | Tas pats pirkimas, galiojanti atskira sąskaita arba pataisymas |
| Trūksta patvirtinimo | Biudžeto valdytojo įrašas ir verslo tikslas | Patvirtinti, atmesti arba paprašyti papildomų pagrindžiančių dokumentų |
| Trūksta mokesčius pagrindžiančių dokumentų | Tiekėjo sąskaita faktūra ir susijusi mokesčių informacija | Paprašykite patikslintų pagrindžiančių dokumentų ir patvirtinkite apskaitos būdą |
| Valiutos skirtumas | Sąskaitos faktūros valiuta, atsiskaitymo suma ir taikomi mokesčiai | Paaiškinkite skirtumą nekeisdami pradinės sąskaitos |
| Kreditinė sąskaita arba grąžinimas | Pradinė sąskaita faktūra, grąžinimo įrodymai ir tiekėjo kreditinė sąskaita | Priskirkite kredito sumą ir peržiūrėkite likutį |
| Tiekėjo banko rekvizitų pakeitimas | Nepriklausomas patvirtinimas naudojant žinomus kontaktinius duomenis | Patvirtinkite patikrintą pakeitimą pagal patvirtintą tvarką |
Naujų banko rekvizitų netikrinkite vien atsakydami į pranešimą, kuriuo prašoma juos pakeisti. Susisiekite su tiekėju jau anksčiau naudotu būdu, o rekvizitų patikrą atlikite atskirai nuo mokėjimo tvirtinimo.
Už pirkinius atsiskaitę „Rally“ kortelėmis, darbuotojai siunčia kvitus ir sąskaitas faktūras per „WhatsApp“. „AutoMatch“ padeda susieti dokumentus su operacijomis, o finansų komanda peržiūri trūkstamus duomenis ir išimtis prieš parengdama apskaitos duomenų eksporto failus.
Tai padeda atlikti proceso dalį nuo dokumento iki mokėjimo. Tačiau tai nepaverčia „Rally“ pirkimo užsakymų tvirtinimo sistema, nepatvirtina pristatytų prekių priėmimo ir automatiškai neapmoka tiekėjo sąskaitos faktūros. Kurdami darbo eigą, aiškiai apibrėžkite, kas už tai atsakingas.
Jei mokėjimas kortele dar neužbaigtas, laukiančių operacijų vadove paaiškinama, kodėl rezervuota suma gali skirtis nuo galutinės nurašytos sumos. Prieš prašydami ką nors sumokėti dar kartą, patvirtinkite pradinį mokėjimą.
Skenuokite įskaitomus kvitus, tikrinkite sumas ir mokesčius, susiekite su mokėjimais ir saugokite įrodymus. Pateiktas penkių kvitų darbo eigos testas.
Sužinokite, kaip nebaigti mokėjimai kortele veikia turimas lėšas, kuo rezervavimas skiriasi nuo grąžinimo ir ką finansų komandai patikrinti prieš mokant vėl.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
