I processen for fakturamatchning kontrolleres det, at en leverandørs faktura stemmer overens med det, virksomheden har bestilt, og, hvor det er påkrævet, det, den har modtaget. Det fastslås også, om købet allerede er betalt. En velfungerende proces sender afvigelser videre til en person, der kan afklare dem, før et forkert beløb godkendes, eller der betales to gange.
Start med at afklare, hvilken dokumentation dit køb kræver. En faktura for en godkendt ordre, en medarbejders kortkøb og en tilbagevendende regning for en tjeneste kan være underlagt forskellige kontrolprocedurer.
Tovejs- og trevejsmatching af fakturaer
| Metode | Sammenlign | Spørgsmål, det besvarer |
|---|
| Tovejsmatch | Faktura og indkøbsordre | Stemmer fakturaen overens med den godkendte ordres mængde, pris og vilkår? |
| Trevejsmatch | Faktura, indkøbsordre og dokumentation for varemodtagelse eller godkendelse af ydelsen | Stemmer fakturaen også med det, der blev modtaget eller accepteret? |
| Matchning af bilag med betaling | Faktura eller kvittering samt transaktion | Hvilken betaling vedrører dette køb, og er det allerede betalt? |
Disse kontroller kan bruges sideløbende. At matche en korttransaktion med en faktura dokumenterer ikke, at en indkøbsordre er godkendt, eller at en levering er komplet. Tilsvarende beviser en indkøbsordre ikke, at leverandøren er blevet betalt.
Ved køb uden en indkøbsordre skal du fastlægge, hvilken alternativ dokumentation der kræves for godkendelsen: den ansvarlige budgetejer, de aftalte vilkår og en bekræftelse på, at varerne eller ydelserne er modtaget. Opret ikke en fiktiv indkøbsordre efterfølgende for at skjule en manglende kontrol.
En praktisk proces i seks trin
- Registrer hele fakturaen. Bevar alle sider, leverandøroplysninger, fakturareference, datoer, valuta, skatte- og afgiftsoplysninger samt betalingsbetingelser. Gem originaldokumentet sammen med eventuelle udtrukne felter.
- Identificér købet og den juridiske enhed. Find den relevante ordre, kontrakt eller godkendte anmodning. Kontrollér, at fakturaen er udstedt til den enhed, der foretog købet.
- Kontrollér fakturalinjer og vilkår. Sammenlign mængder, enhedspriser, rabatter, fragt og aftalte gebyrer. Kontrollér den skattemæssige behandling særskilt; et matchende totalbeløb dokumenterer ikke momsfradragsretten.
- Bekræft modtagelse eller accept, hvor det kræves. Brug leveringsdokumentation eller den serviceansvarliges godkendelse. Skeln mellem en dellevering og en afsluttet ordre.
- Håndter afvigelser, og kontrollér eksisterende betalinger. Registrér forskellen, den ansvarlige og dokumentationen. Tilknyt eventuelle kortbetalinger, depositummer eller kreditnotaer, før du godkender en yderligere betaling.
- Godkend, bogfør og afregn efter den aftalte proces. Hold regnskabsmæssig indregning, godkendelse og betalingsstatus adskilt. En forpligtelse kan skulle bogføres før betaling; betalingstidspunktet følger kontrakten og virksomhedens kontrolprocedurer.
Brug tjeklisten til scanning af kvitteringer for at sikre god scanningskvalitet. Valget af software er en særskilt beslutning, der behandles i guiden til software til fakturabehandling.
Gennemgået eksempel: 100 bestilt, 80 modtaget
En virksomhed bestiller 100 reservedele til 12 GBP pr. stk. ekskl. moms. Følgesedlen bekræfter levering af 80 reservedele, men fakturaen opkræver betaling for 100.
| Registrering | Antal | Værdi ekskl. moms |
|---|
| Indkøbsordre | 100 | 1.200 GBP |
| Varer modtaget | 80 | 960 GBP |
| Leverandørfaktura | 100 | 1.200 GBP |
| Difference, der skal undersøges | 20 | 240 GBP |
Ved en tovejsafstemning stemmer oplysningerne med ordren. Den tredje registrering afslører en mængdeafvigelse på 240 GBP. Spørg varemodtagelsen, om de resterende 20 dele er undervejs, mangler eller er blevet afvist, og indhent derefter leverandørens svar.
Afhængigt af kontrakten og den aftalte løsning kan næste skridt være at færdiggøre leveringen, udstede en korrigeret faktura eller kreditnota eller godkende en aftalt delbetaling. Uoverensstemmelsen giver ikke i sig selv ret til ensidigt at tilbageholde betaling. Dokumentér resultatet, og gem den oprindelige dokumentation.
Et afvigelsesskema til økonomiafdelingen
Brug én række pr. uafklaret problem med en ansvarlig og næste handling. Aftal udtrykkeligt, hvilke afvigelser der kan godkendes, i stedet for stiltiende at ændre mængder for at få registreringerne til at stemme overens.
| Undtagelse | Dokumentation, der skal indsamles | Beslutning, der skal registreres |
|---|
| Mængdeforskel | Ordre, følgeseddel og bekræftelse fra varemodtagelsen | Restleverance, accepteret mængde eller rettelse fra leverandøren |
| Prisforskel | Aftalt tilbud, ordre og eventuelle godkendte ændringer | Korrekt pris eller godkendt ændring |
| Mulig dublet | Leverandør, fakturareference, beløb og eksisterende udgift/betaling | Samme køb, gyldig separat faktura eller rettelse |
| Manglende godkendelse | Den budgetansvarliges registrering og forretningsmæssigt formål | Godkend, afvis eller bed om mere dokumentation |
| Manglende skattedokumentation | Leverandørfaktura og relevante skatteoplysninger | Anmod om rettet dokumentation, og bekræft den regnskabsmæssige behandling |
| Valutaforskel | Fakturavaluta, afregningsbeløb og gældende gebyrer | Forklar forskellen uden at ændre den oprindelige faktura |
| Kreditnota eller returnering | Oprindelig faktura, dokumentation for returnering og kreditnota fra leverandøren | Udlign kreditbeløbet, og gennemgå restsaldoen |
| Ændring af leverandørens bankoplysninger | Uafhængig bekræftelse via kendte kontaktoplysninger | Godkend den verificerede ændring via den autoriserede proces |
Bekræft ikke nye bankoplysninger alene ved at svare på den besked, der anmoder om ændringen. Brug en kontaktkanal, I allerede har etableret med leverandøren, og hold kontrollen adskilt fra godkendelsen af betalingen.
Her hjælper Rally
Ved køb betalt med Rally-kort sender medarbejderne kvitteringer og fakturaer via WhatsApp. AutoMatch hjælper med at matche bilag med transaktioner, og økonomiafdelingen gennemgår manglende oplysninger og afvigelser, før den klargør eksporter til bogføringen.
Det understøtter den del af processen, der går fra bilag til betaling. Det gør ikke Rally til et system til godkendelse af indkøbsordrer, bekræfter ikke, at leverancen er godkendt, og betaler ikke automatisk en leverandørfaktura. Sørg for, at ansvaret for disse opgaver er tydeligt placeret, når I tilrettelægger arbejdsgangen.
Hvis en kortbetaling endnu ikke er gennemført, forklarer guiden om afventende transaktioner, hvorfor et reserveret beløb kan afvige fra det endelige beløb, der trækkes. Bekræft den eksisterende betaling, før du beder nogen om at betale igen.
