Il processo di riconciliazione delle fatture verifica che la fattura del fornitore corrisponda a quanto ordinato dall'azienda e, ove richiesto, a quanto ricevuto. Accerta inoltre se l'acquisto è già stato pagato. Un processo efficace segnala le discrepanze a chi può risolverle, prima che venga approvato un importo errato o effettuato un doppio pagamento.
Per prima cosa, individua i documenti necessari per l'acquisto. Una fattura relativa a un ordine approvato, un acquisto effettuato da un dipendente con carta e una fattura per un servizio ricorrente possono essere soggetti a controlli diversi.
Riconciliazione delle fatture a due e a tre vie
| Metodo | Confronta | Domanda a cui risponde |
|---|
| Abbinamento a due vie | Fattura e ordine di acquisto | La fattura corrisponde all'ordine approvato per quantità, prezzo e condizioni? |
| Abbinamento a tre vie | Fattura, ordine d'acquisto e prova di ricezione dei beni o di accettazione del servizio | La fattura corrisponde anche a quanto ricevuto o accettato? |
| Abbinamento di un documento al pagamento | Fattura o ricevuta e transazione | Quale pagamento si riferisce a questo acquisto? L'acquisto è già stato pagato? |
Questi controlli possono coesistere. Abbinare una transazione con carta a una fattura non dimostra che un ordine di acquisto sia stato approvato o che una consegna sia stata completata. Allo stesso modo, un ordine di acquisto non dimostra che il fornitore sia stato pagato.
Per gli acquisti senza ordine, definite le prove alternative dell'approvazione: il responsabile del budget, le condizioni concordate e la conferma della ricezione dei beni o dei servizi. Non create un ordine fittizio a posteriori per nascondere la mancata esecuzione di un controllo.
Un processo pratico in sei passaggi
- Acquisisci la fattura completa. Conserva tutte le pagine, i dati del fornitore, il riferimento della fattura, le date, la valuta, le informazioni fiscali e i termini di pagamento. Conserva il documento originale insieme agli eventuali campi estratti.
- Identifica l'acquisto e il soggetto giuridico. Individua l'ordine, il contratto o la richiesta approvata di riferimento. Verifica che il soggetto a cui è intestata la fattura sia quello che ha effettuato l'acquisto.
- Verifica le singole voci e le condizioni. Confronta quantità, prezzi unitari, sconti, costi di trasporto e oneri concordati. Verifica separatamente il trattamento fiscale: la corrispondenza del totale non dimostra la detraibilità dell’IVA.
- Conferma la ricezione o l'accettazione quando richiesto. Usa i documenti di consegna o l'approvazione del responsabile del servizio. Distingui una consegna parziale da un ordine completato.
- Risolvi le eccezioni e verifica i pagamenti esistenti. Registra la differenza, il relativo responsabile e la documentazione a supporto. Collega eventuali pagamenti con carta, depositi o note di credito prima di autorizzare un ulteriore pagamento.
- Approva, registra e salda secondo la procedura concordata. Mantieni distinti la rilevazione contabile, l’approvazione e lo stato del pagamento. Può essere necessario registrare una passività prima del pagamento; le tempistiche di pagamento dipendono dal contratto e dai controlli aziendali.
Per un'acquisizione di qualità, usa la checklist per la scansione delle ricevute. La scelta del software è una decisione a sé, trattata nella guida ai software per l'elaborazione delle fatture.
Esempio pratico: 100 unità ordinate, 80 ricevute
Un'azienda ordina 100 ricambi a 12 £ ciascuno, IVA esclusa. Il documento di consegna conferma 80 ricambi, ma la fattura ne addebita 100.
| Registrazione | Quantità | Importo IVA esclusa |
|---|
| Ordine d'acquisto | 100 | 1.200 £ |
| Merce ricevuta | 80 | 960 £ |
| Fattura del fornitore | 100 | 1.200 £ |
| Differenza da verificare | 20 | 240 £ |
Il confronto a due vie conferma la corrispondenza con l'ordine. Il terzo documento rivela una differenza nelle quantità pari a 240 £. Chiedi al team addetto alla ricezione se gli altri 20 pezzi sono in transito, mancanti o rifiutati, quindi richiedi una risposta al fornitore.
A seconda del contratto e della soluzione concordata, il passo successivo potrebbe essere completare la consegna, emettere una fattura corretta o una nota di credito, oppure approvare un pagamento parziale concordato. La sola discrepanza non conferisce il diritto di sospendere unilateralmente il pagamento. Documenta l’esito e conserva le prove originali.
Un foglio di lavoro per il team finanziario per gestire le eccezioni
Dedica una riga a ogni problema irrisolto, indicando un responsabile e la prossima azione da intraprendere. Concorda esplicitamente i margini di tolleranza per l'approvazione, anziché modificare le quantità senza segnalarlo per far coincidere le registrazioni.
| Eccezione | Documentazione da raccogliere | Decisione da registrare |
|---|
| Differenza di quantità | Ordine, documento di trasporto e conferma del personale addetto al ricevimento merci | Consegna residua, quantità accettata o correzione del fornitore |
| Differenza di prezzo | Preventivo concordato, ordine ed eventuali modifiche approvate | Prezzo corretto o modifica autorizzata |
| Possibile duplicato | Fornitore, riferimento fattura, importo e spesa/pagamento esistente | Stesso acquisto, fattura separata valida o rettifica |
| Approvazione mancante | Registrazione del responsabile del budget e finalità aziendale | Approva, rifiuta o richiedi ulteriori giustificativi |
| Documentazione fiscale mancante | Fattura del fornitore e dati fiscali pertinenti | Richiedi la documentazione corretta e conferma il trattamento contabile |
| Differenza di valuta | Valuta della fattura, importo di regolamento e commissioni applicabili | Spiegare la differenza senza modificare la fattura originale |
| Nota di credito o reso | Fattura originale, documentazione del reso e nota di credito del fornitore | Imputa il credito e verifica il saldo residuo |
| Modifica delle coordinate bancarie del fornitore | Conferma indipendente tramite recapiti già noti | Approva la modifica verificata tramite la procedura autorizzata |
Non verificare le nuove coordinate bancarie limitandoti a rispondere al messaggio che ne richiede la modifica. Usa un canale di contatto già consolidato con il fornitore e mantieni la verifica separata dall'approvazione del pagamento.
Come ti aiuta Rally
Per gli acquisti pagati con le carte Rally, i dipendenti inviano ricevute e fatture tramite WhatsApp. AutoMatch aiuta ad abbinare i documenti alle transazioni e il team amministrativo verifica i dati mancanti e le eccezioni prima di preparare le esportazioni contabili.
Questo supporta la parte del processo che va dal documento al pagamento. Non trasforma Rally in un sistema di approvazione degli ordini di acquisto, non attesta l’accettazione della consegna né paga automaticamente le fatture dei fornitori. Definisci chiaramente queste responsabilità quando progetti il flusso di lavoro.
Se un pagamento con carta non è ancora stato completato, la guida alle transazioni in sospeso spiega perché l'importo prenotato può differire dall'addebito finale. Verifica il pagamento già effettuato prima di chiedere a qualcuno di pagare di nuovo.
