Nick Telecki on Rallyn toimitusjohtaja, ja hän kirjoittaa tekoälypohjaisesta kulujen hallinnasta, yrityskorteista, polttoainekuluista ja rajat ylittävästä liiketoiminnasta.
Laskujen täsmäytysprosessissa tarkistetaan, että toimittajan lasku vastaa yrityksen tilausta ja tarvittaessa myös vastaanotettua toimitusta. Samalla selvitetään, onko hankinta jo maksettu. Toimivassa prosessissa poikkeamat ohjataan henkilölle, joka voi selvittää ne ennen kuin virheellinen summa hyväksytään tai maksu suoritetaan kahdesti.
Selvitä ensin, mitä asiakirjoja hankintasi edellyttää. Hyväksyttyyn tilaukseen liittyvään laskuun, työntekijän korttiostoon ja toistuvaan palvelulaskuun voidaan soveltaa erilaisia valvontakäytäntöjä.
| Menetelmä | Vertaa | Kysymys, johon se vastaa |
|---|---|---|
| Kaksisuuntainen täsmäytys | Lasku ja ostotilaus | Vastaavatko laskun määrä, hinta ja ehdot hyväksyttyä tilausta? |
| Kolmisuuntainen täsmäytys | Lasku, ostotilaus ja kuitti tai tosite palvelun hyväksymisestä | Vastaako lasku myös sitä, mitä vastaanotettiin tai hyväksyttiin? |
| Asiakirjan kohdistaminen maksuun | Lasku tai kuitti ja maksutapahtuma | Mikä maksu liittyy tähän ostoon, ja onko osto jo maksettu? |
Näitä tarkistuksia voidaan käyttää rinnakkain. Korttitapahtuman kohdistaminen laskuun ei osoita, että ostotilaus on hyväksytty tai toimitus on saapunut kokonaisuudessaan. Ostotilaus ei myöskään todista, että toimittajalle on maksettu.
Määritä ilman ostotilausta tehtäville hankinnoille vaihtoehtoinen hyväksymisdokumentaatio: budjetista vastaava henkilö, sovitut ehdot ja vahvistus tavaroiden tai palvelujen vastaanottamisesta. Älä keksi ostotilausta jälkikäteen peittääksesi valvonnan puutteen.
Varmista tallennuksen laatu käyttämällä kuittien skannauksen tarkistuslistaa. Ohjelmiston valinta on erillinen päätös, jota käsitellään laskunkäsittelyohjelmistoja käsittelevässä oppaassa.
Yritys tilaa 100 varaosaa hintaan 12 £ kappaleelta ilman arvonlisäveroa. Toimitusasiakirjan mukaan osia toimitettiin 80, mutta laskulla veloitetaan 100 osasta.
| Tietue | Määrä | Arvo ilman arvonlisäveroa |
|---|---|---|
| Ostotilaus | 100 | 1 200 £ |
| Tavarat vastaanotettu | 80 | 960 £ |
| Toimittajan lasku | 100 | 1 200 £ |
| Selvitettävä erotus | 20 | 240 £ |
Kahden asiakirjan vertailussa tiedot vastaavat tilausta. Kolmas asiakirja paljastaa määrissä 240 £:n arvoisen eron. Kysy vastaanottotiimiltä, ovatko muut 20 osaa kuljetuksessa, kateissa vai hylättyjä, ja pyydä sitten toimittajalta vastaus.
Sopimuksesta ja sovitusta ratkaisusta riippuen seuraava vaihe voi olla toimituksen saattaminen loppuun, korjatun laskun tai hyvityslaskun laatiminen tai sovitun osamaksun hyväksyminen. Pelkkä poikkeama ei anna oikeutta pidättää maksua yksipuolisesti. Kirjaa lopputulos ja säilytä alkuperäinen todistusaineisto.
Kirjaa jokainen ratkaisematon asia omalle rivilleen ja merkitse vastuuhenkilö sekä seuraava toimenpide. Sovi hyväksyttävistä poikkeamista selkeästi sen sijaan, että muuttaisit määriä vaivihkaa saadaksesi kirjaukset täsmäämään.
| Poikkeus | Kerättävät todisteet | Kirjattava päätös |
|---|---|---|
| Määräero | Tilaus, lähete ja vastaanottotiimin vahvistus | Jäljellä oleva toimitus, hyväksytty määrä tai toimittajan korjaus |
| Hintaero | Sovittu tarjous, tilaus ja mahdolliset hyväksytyt muutokset | Oikea hinta tai hyväksytty muutos |
| Mahdollinen kaksoiskappale | Toimittaja, laskun viite, summa ja olemassa oleva kulu/maksu | Sama hankinta, asianmukainen erillinen lasku tai korjaus |
| Hyväksyntä puuttuu | Budjettivastaavan kirjaus ja liiketoiminnallinen tarkoitus | Hyväksy, hylkää tai pyydä lisäselvitystä |
| Puutteellinen verodokumentaatio | Toimittajan lasku ja olennaiset verotiedot | Pyydä korjattu dokumentaatio ja vahvista kirjanpitokäsittely |
| Valuuttaero | Laskun valuutta, tilitetty summa ja sovellettavat maksut | Selitä ero muuttamatta alkuperäistä laskua |
| Hyvityslasku tai palautus | Alkuperäinen lasku, todiste palautuksesta ja toimittajan hyvitys | Kohdista hyvitys ja tarkista jäljellä oleva saldo |
| Toimittajan pankkitietojen muutos | Riippumaton vahvistus ennestään tunnettuja yhteystietoja käyttäen | Hyväksy varmennettu muutos hyväksytyn menettelyn mukaisesti |
Älä vahvista uusia pankkitietoja pelkästään vastaamalla muutosviestiin. Käytä toimittajan kanssa jo vakiintunutta yhteydenottotapaa ja pidä tietojen vahvistaminen erillään maksun hyväksymisestä.
Työntekijät lähettävät Rally-korteilla maksettujen ostosten kuitit ja laskut WhatsAppin kautta. AutoMatch auttaa yhdistämään tositteet ja maksutapahtumat, ja taloustiimi tarkistaa puuttuvat tiedot ja poikkeamat ennen kirjanpidon vientitiedostojen valmistelua.
Se tukee prosessin vaiheita asiakirjasta maksuun. Se ei tee Rallysta ostotilausten hyväksyntäjärjestelmää, vahvista toimituksen hyväksyntää eikä maksa toimittajan laskua automaattisesti. Määrittele nämä vastuut selkeästi työnkulkua suunnitellessasi.
Jos korttimaksu on vielä kesken, katevarauksia käsittelevä opas kertoo, miksi varattu summa voi poiketa lopullisesta veloituksesta. Tarkista aiemman maksun tila ennen kuin pyydät ketään maksamaan uudelleen.
Skannaa kuitit luettavaan muotoon, tarkista summat ja verot, täsmäytä maksut ja säilytä tositteet. Mukana on työnkulun testi viidellä kuitilla.
Lue, miten odottavat korttimaksut vaikuttavat käyttövaroihin, miten katevaraus eroaa hyvityksestä ja mitä taloustiimin on tarkistettava ennen uutta maksua.
Ilmainen tulostettava lomake yritysaterioille: osallistujat, tarkoitus, kuitit, maksut ja yrityksen hyväksyntä.
