Nick Telecki je generálnym riaditeľom spoločnosti Rally a píše o riadení výdavkov pomocou AI, firemných kartách, výdavkoch na palivo a cezhraničných obchodných operáciách.
Proces párovania faktúr overuje, či faktúra od dodávateľa zodpovedá tomu, čo si firma objednala, a v prípade potreby aj tomu, čo prevzala. Zároveň zisťuje, či už bol nákup uhradený. Dobre nastavený proces postúpi nezrovnalosti osobe, ktorá ich dokáže vyriešiť skôr, než dôjde k schváleniu nesprávnej sumy alebo duplicitnej platbe.
Najprv určite, aké doklady potrebujete k danému nákupu. Na faktúru za schválenú objednávku, nákup zamestnanca kartou a pravidelnú faktúru za služby sa môžu vzťahovať odlišné kontrolné postupy.
| Spôsob | Porovnať | Otázka, na ktorú odpovedá |
|---|---|---|
| Dvojstranné párovanie | Faktúra a nákupná objednávka | Zodpovedá faktúra množstvu, cene a podmienkam schválenej objednávky? |
| Trojstranné párovanie | Faktúra, nákupná objednávka a doklad o prevzatí tovaru alebo akceptácii služby | Zodpovedá faktúra aj tomu, čo bolo prijaté alebo odsúhlasené? |
| Spárovanie dokladu s platbou | Faktúra alebo pokladničný doklad a transakcia | Ktorá platba patrí k tomuto nákupu a je už nákup uhradený? |
Tieto kontroly sa môžu vykonávať súbežne. Spárovanie kartovej transakcie s faktúrou nepreukazuje, že objednávka bola schválená alebo že dodávka bola kompletná. Rovnako ani objednávka nedokazuje, že dodávateľ dostal zaplatené.
Pri nákupoch bez objednávky stanovte náhradný spôsob doloženia schválenia: uvedenie osoby zodpovednej za rozpočet, dohodnutých podmienok a potvrdenia o prevzatí tovaru alebo poskytnutí služieb. Nevystavujte dodatočne fiktívnu objednávku, aby ste zakryli chýbajúcu kontrolu.
Pre kvalitné skenovanie použite kontrolný zoznam na skenovanie účteniek. Výber softvéru je samostatným rozhodnutím, ktorému sa venujeme v sprievodcovi softvérom na spracovanie faktúr.
Firma si objedná 100 náhradných dielov za 12 £ za kus bez DPH. Dodací list potvrdzuje dodanie 80 dielov, no na faktúre je účtovaných 100.
| Záznam | Množstvo | Hodnota bez DPH |
|---|---|---|
| Nákupná objednávka | 100 | 1 200 £ |
| Prijatý tovar | 80 | 960 £ |
| Dodávateľská faktúra | 100 | 1 200 £ |
| Rozdiel na preverenie | 20 | 240 £ |
Porovnanie dvoch dokladov potvrdzuje zhodu s objednávkou. Tretí záznam odhalí rozdiel v množstve v hodnote 240 £. Overte si u tímu príjmu tovaru, či je zvyšných 20 dielov na ceste, či chýbajú alebo boli odmietnuté, a potom si vyžiadajte vyjadrenie dodávateľa.
V závislosti od zmluvy a dohodnutého riešenia môže byť ďalším krokom dokončenie dodávky, vystavenie opravenej faktúry alebo dobropisu, prípadne schválenie dohodnutej čiastočnej úhrady. Samotný nesúlad nezakladá právo jednostranne zadržať platbu. Zaznamenajte výsledok a uchovajte pôvodné dôkazy.
Pre každý nevyriešený problém použite samostatný riadok so zodpovednou osobou a ďalším krokom. Výslovne si dohodnite tolerancie pri schvaľovaní namiesto toho, aby ste bez upozornenia menili množstvá len preto, aby sa záznamy zhodovali.
| Výnimka | Potrebné doklady | Rozhodnutie, ktoré treba zaznamenať |
|---|---|---|
| Rozdiel v množstve | Objednávka, dodací list a potvrdenie tímu zodpovedného za príjem tovaru | Zostávajúca dodávka, prevzaté množstvo alebo oprava od dodávateľa |
| Cenový rozdiel | Odsúhlasená cenová ponuka, objednávka a všetky schválené zmeny | Správna cena alebo schválená zmena |
| Možná duplicita | Dodávateľ, referencia faktúry, suma a existujúci výdavok/platba | Ten istý nákup, platná samostatná faktúra alebo oprava |
| Chýbajúce schválenie | Záznam osoby zodpovednej za rozpočet a firemný účel | Schváliť, zamietnuť alebo vyžiadať ďalšie podklady |
| Chýbajúce daňové doklady | Dodávateľská faktúra a príslušné daňové údaje | Vyžiadajte si opravené doklady a potvrďte spôsob zaúčtovania |
| Kurzový rozdiel | Mena faktúry, zúčtovaná suma a príslušné poplatky | Vysvetlite rozdiel bez zmeny pôvodnej faktúry |
| Dobropis alebo vrátenie | Pôvodná faktúra, doklad o vrátení a dobropis dodávateľa | Priraďte dobropis a skontrolujte zostávajúci zostatok |
| Zmena bankových údajov dodávateľa | Nezávislé potvrdenie pomocou známych kontaktných údajov | Schváľte overenú zmenu podľa schváleného postupu |
Nové bankové údaje neoverujte iba odpoveďou na správu so žiadosťou o zmenu. Použite spôsob kontaktu, ktorým už s dodávateľom komunikujete, a overenie vykonajte oddelene od schválenia platby.
Pri nákupoch zaplatených kartami Rally posielajú zamestnanci účtenky a faktúry cez WhatsApp. AutoMatch pomáha priraďovať doklady k transakciám a finančný tím kontroluje chýbajúce údaje a výnimky pred prípravou exportov pre účtovníctvo.
To podporuje časť procesu od dokladu po platbu. Rally sa tým však nestáva systémom na schvaľovanie nákupných objednávok, nepotvrdzuje prevzatie dodávky ani automaticky neuhrádza dodávateľské faktúry. Pri navrhovaní pracovného postupu jasne určte, kto za tieto úlohy zodpovedá.
Ak platba kartou ešte nie je dokončená, sprievodca čakajúcimi transakciami vysvetľuje, prečo sa rezervovaná suma môže líšiť od konečnej zaúčtovanej sumy. Skôr než niekoho požiadate o opätovnú platbu, overte pôvodnú platbu.
Skenujte čitateľné účtenky, overte sumy a daň, priraďte platby a uchovajte podklady. Súčasťou je test postupu s piatimi účtenkami.
Zistite, ako čakajúce platby kartou ovplyvňujú dostupné prostriedky, čím sa blokácie líšia od refundácií a čo má finančný tím overiť pred opätovnou platbou.
Bezplatný formulár na vytlačenie pre pracovné jedlá: účastníci, účel, doklady, platby a schválenie spoločnosťou.
