Niks Telecki ir Rally izpilddirektors un raksta par izdevumu pārvaldību ar mākslīgā intelekta palīdzību, uzņēmumu kartēm, degvielas izdevumiem un pārrobežu uzņēmējdarbību.
Rēķinu salīdzināšanas procesā pārbauda, vai piegādātāja rēķins atbilst uzņēmuma pasūtījumam un, ja nepieciešams, arī saņemtajām precēm vai pakalpojumiem. Tajā arī noskaidro, vai pirkums jau ir apmaksāts. Lietderīgs process nodrošina, ka neatbilstības tiek nodotas izskatīšanai personai, kura tās var novērst, pirms tiek apstiprināta nepareiza summa vai maksājums tiek veikts divreiz.
Vispirms noskaidrojiet, kādi dokumenti nepieciešami jūsu pirkumam. Rēķinam par apstiprinātu pasūtījumu, darbinieka pirkumam ar karti un rēķinam par regulāru pakalpojumu var piemērot atšķirīgas kontroles procedūras.
| Metode | Salīdzināt | Jautājums, uz kuru tas atbild |
|---|---|---|
| Divpusēja salīdzināšana | Rēķins un pirkuma pasūtījums | Vai rēķinā norādītais daudzums, cena un nosacījumi atbilst apstiprinātajam pasūtījumam? |
| Trīspusēja salīdzināšana | Rēķins, pirkuma pasūtījums un preču saņemšanas vai pakalpojuma pieņemšanas apliecinājums | Vai rēķins atbilst arī tam, kas saņemts vai pieņemts? |
| Dokumenta sasaistīšana ar maksājumu | Rēķins vai čeks un darījums | Kurš maksājums attiecas uz šo pirkumu, un vai tas jau ir apmaksāts? |
Šīs pārbaudes var veikt līdztekus. Kartes darījuma sasaistīšana ar rēķinu neapliecina, ka pirkuma pasūtījums ir apstiprināts vai piegāde ir veikta pilnā apjomā. Tāpat pirkuma pasūtījums nepierāda, ka piegādātājam ir samaksāts.
Pirkumiem bez pasūtījuma nosakiet, kādi citi apliecinājumi nepieciešami to apstiprināšanai: par budžetu atbildīgā persona, saskaņotie nosacījumi un apstiprinājums, ka preces vai pakalpojumi ir saņemti. Neveidojiet fiktīvu pasūtījumu ar atpakaļejošu datumu, lai slēptu kontroles trūkumu.
Lai nodrošinātu kvalitatīvu datu nolasīšanu, izmantojiet čeku skenēšanas kontrolsarakstu. Programmatūras izvēle ir atsevišķs jautājums, kas aplūkots rēķinu apstrādes programmatūras ceļvedī.
Uzņēmums pasūta 100 rezerves daļas par 12 GBP gabalā bez PVN. Piegādes dokuments apliecina, ka piegādātas 80 detaļas, bet rēķinā iekļauta maksa par 100 detaļām.
| Ieraksts | Daudzums | Vērtība bez PVN |
|---|---|---|
| Pirkuma pasūtījums | 100 | 1 200 £ |
| Saņemtās preces | 80 | 960 £ |
| Piegādātāja rēķins | 100 | 1 200 £ |
| Pārbaudāmā starpība | 20 | 240 £ |
Divpusējā salīdzināšanā dati atbilst pasūtījumam. Trešais ieraksts atklāj daudzuma neatbilstību 240 £ vērtībā. Noskaidrojiet pie preču saņemšanas komandas, vai pārējās 20 detaļas ir ceļā, pazudušas vai noraidītas, un pēc tam saņemiet piegādātāja atbildi.
Atkarībā no līguma un saskaņotā risinājuma nākamais solis var būt piegādes pabeigšana, labota rēķina vai kredītrēķina izrakstīšana vai saskaņota daļēja maksājuma apstiprināšana. Neatbilstība pati par sevi nedod tiesības vienpusēji aizturēt maksājumu. Fiksējiet iznākumu un saglabājiet sākotnējos pierādījumus.
Katru neatrisināto jautājumu norādiet atsevišķā rindā, pievienojot atbildīgo personu un nākamo darbību. Skaidri vienojieties par apstiprināšanai pieļaujamajām novirzēm, nevis klusām mainiet daudzumus, lai ieraksti sakristu.
| Izņēmums | Iegūstamie pierādījumi | Fiksējamais lēmums |
|---|---|---|
| Daudzuma starpība | Pasūtījums, pavadzīme un preču pieņemšanas komandas apstiprinājums | Atlikusī piegāde, pieņemtais daudzums vai piegādātāja labojums |
| Cenas starpība | Saskaņotais cenu piedāvājums, pasūtījums un jebkuri apstiprinātie grozījumi | Pareiza cena vai apstiprināta izmaiņa |
| Iespējams dublikāts | Piegādātājs, rēķina atsauce, summa un esošie izdevumi/maksājums | Tas pats pirkums, derīgs atsevišķs rēķins vai labojums |
| Trūkst apstiprinājuma | Budžeta atbildīgās personas ieraksts un darījuma saimnieciskais mērķis | Apstiprināt, noraidīt vai pieprasīt papildu pamatojumu |
| Trūkst nodokļu pamatojuma | Piegādātāja rēķins un attiecīgā nodokļu informācija | Pieprasiet labotus apliecinošos dokumentus un apstipriniet uzskaites kārtību |
| Valūtas atšķirība | Rēķina valūta, norēķinu summa un piemērojamās komisijas maksas | Izskaidrojiet starpību, nemainot sākotnējo rēķinu |
| Kredītrēķins vai atgriešana | Sākotnējais rēķins, preču atgriešanas apliecinājums un piegādātāja kredītrēķins | Attieciniet kredīta summu un pārskatiet atlikumu |
| Piegādātāja bankas rekvizītu maiņa | Neatkarīgs apstiprinājums, izmantojot jau zināmo kontaktinformāciju | Apstipriniet pārbaudītās izmaiņas apstiprinātajā kārtībā |
Nepārbaudiet jaunos bankas rekvizītus, tikai atbildot uz ziņojumu, kurā lūgts tos mainīt. Izmantojiet jau iepriekš izmantotu saziņas kanālu ar piegādātāju un veiciet pārbaudi atsevišķi no maksājuma apstiprināšanas.
Par pirkumiem, kas apmaksāti ar Rally kartēm, darbinieki nosūta čekus un rēķinus lietotnē WhatsApp. AutoMatch palīdz sasaistīt dokumentus ar darījumiem, un finanšu komanda pārbauda trūkstošo informāciju un izņēmumus, pirms sagatavo grāmatvedības datu eksportus.
Tas palīdz nodrošināt procesa posmu no dokumenta līdz maksājumam. Tas nepadara Rally par iepirkuma pasūtījumu apstiprināšanas sistēmu, neapliecina piegādes pieņemšanu un automātiski neapmaksā piegādātāja rēķinu. Veidojot darbplūsmu, skaidri nosakiet atbildību par šiem uzdevumiem.
Ja kartes maksājums vēl nav pabeigts, ceļvedī par gaidošajiem darījumiem ir paskaidrots, kāpēc rezervētā summa var atšķirties no galīgās maksājuma summas. Pirms lūdzat kādam maksāt vēlreiz, pārliecinieties, vai esošais maksājums ir veikts.
Skenējiet salasāmus čekus, pārbaudiet summas un nodokli, sasaistiet maksājumus un glabājiet pierādījumus. Iekļauts darbplūsmas tests ar pieciem čekiem
Uzziniet, kā nepabeigti karšu maksājumi ietekmē pieejamos līdzekļus, kā rezervācijas atšķiras no atmaksām un ko finansistiem pārbaudīt pirms atkārtota maksājuma
Bezmaksas izdrukājama veidlapa biznesa maltītēm: dalībnieki, mērķis, čeki, maksājumi un uzņēmuma apstiprinājums.
