Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Η διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίων ελέγχει αν το τιμολόγιο ενός προμηθευτή συμφωνεί με όσα παρήγγειλε η επιχείρηση και, όπου απαιτείται, με όσα παρέλαβε. Επίσης, εξακριβώνει αν η αγορά έχει ήδη εξοφληθεί. Μια λειτουργική διαδικασία προωθεί τις αποκλίσεις σε κάποιον που μπορεί να τις επιλύσει, προτού εγκριθεί λανθασμένο ποσό ή γίνει διπλή πληρωμή.
Ξεκινήστε προσδιορίζοντας ποια δικαιολογητικά απαιτούνται για την αγορά σας. Ένα τιμολόγιο για εγκεκριμένη παραγγελία, μια αγορά με κάρτα εργαζομένου και ένας λογαριασμός για επαναλαμβανόμενη υπηρεσία μπορεί να υπόκεινται σε διαφορετικούς ελέγχους.
| Μέθοδος | Σύγκριση | Ερώτημα στο οποίο απαντά |
|---|---|---|
| Αντιστοίχιση δύο στοιχείων | Τιμολόγιο και εντολή αγοράς | Συμφωνεί το τιμολόγιο με την ποσότητα, την τιμή και τους όρους της εγκεκριμένης παραγγελίας; |
| Αντιστοίχιση τριών στοιχείων | Τιμολόγιο, εντολή αγοράς και αποδεικτικό παραλαβής ή αποδοχής υπηρεσιών | Συμφωνεί το τιμολόγιο και με όσα παραλήφθηκαν ή έγιναν αποδεκτά; |
| Αντιστοίχιση παραστατικού με πληρωμή | Τιμολόγιο ή απόδειξη και συναλλαγή | Ποια πληρωμή αντιστοιχεί σε αυτή την αγορά και έχει ήδη εξοφληθεί η αγορά; |
Αυτοί οι έλεγχοι μπορούν να συνυπάρχουν. Η αντιστοίχιση μιας συναλλαγής κάρτας με ένα τιμολόγιο δεν αποδεικνύει ότι εγκρίθηκε η εντολή αγοράς ή ότι ολοκληρώθηκε η παράδοση. Αντίστοιχα, μια εντολή αγοράς δεν αποδεικνύει ότι έχει πληρωθεί ο προμηθευτής.
Για αγορές χωρίς εντολή αγοράς, ορίστε τα εναλλακτικά στοιχεία που τεκμηριώνουν την έγκριση: τον αρμόδιο υπεύθυνο προϋπολογισμού, τους συμφωνημένους όρους και την επιβεβαίωση παραλαβής των αγαθών ή παροχής των υπηρεσιών. Μη δημιουργείτε εκ των υστέρων μια εικονική εντολή αγοράς για να αποκρύψετε την παράλειψη ενός ελέγχου.
Για ποιοτική σάρωση, χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου για τη σάρωση αποδείξεων. Η επιλογή λογισμικού είναι μια ξεχωριστή απόφαση που καλύπτεται στον οδηγό λογισμικού επεξεργασίας τιμολογίων.
Μια επιχείρηση παραγγέλνει 100 ανταλλακτικά με τιμή 12 £ το καθένα, χωρίς ΦΠΑ. Το δελτίο παράδοσης επιβεβαιώνει την παράδοση 80 ανταλλακτικών, αλλά το τιμολόγιο χρεώνει 100.
| Καταγραφή | Ποσότητα | Αξία χωρίς ΦΠΑ |
|---|---|---|
| Εντολή αγοράς | 100 | 1.200 £ |
| Παραληφθέντα είδη | 80 | 960 £ |
| Τιμολόγιο προμηθευτή | 100 | 1.200 £ |
| Διαφορά προς διερεύνηση | 20 | 240 £ |
Η αντιπαραβολή δύο εγγραφών δείχνει συμφωνία με την παραγγελία. Η τρίτη εγγραφή αποκαλύπτει διαφορά στην ποσότητα αξίας 240 £. Ρωτήστε την ομάδα παραλαβών αν τα υπόλοιπα 20 εξαρτήματα βρίσκονται καθ’ οδόν, λείπουν ή έχουν απορριφθεί και, στη συνέχεια, λάβετε την απάντηση του προμηθευτή.
Ανάλογα με τη σύμβαση και τη λύση που έχει συμφωνηθεί, το επόμενο βήμα θα μπορούσε να είναι η ολοκλήρωση της παράδοσης, η έκδοση διορθωμένου τιμολογίου ή πιστωτικού σημειώματος ή η έγκριση συμφωνημένης μερικής πληρωμής. Η απόκλιση από μόνη της δεν θεμελιώνει δικαίωμα μονομερούς παρακράτησης της πληρωμής. Καταγράψτε την έκβαση και διατηρήστε τα αρχικά αποδεικτικά στοιχεία.
Χρησιμοποιήστε μία γραμμή για κάθε εκκρεμές ζήτημα, με υπεύθυνο και επόμενη ενέργεια. Συμφωνήστε ρητά τα αποδεκτά όρια αποκλίσεων για την έγκριση, αντί να αλλάζετε σιωπηρά τις ποσότητες για να συμφωνούν οι εγγραφές.
| Εξαίρεση | Αποδεικτικά στοιχεία προς συλλογή | Απόφαση προς καταγραφή |
|---|---|---|
| Διαφορά ποσότητας | Παραγγελία, δελτίο αποστολής και επιβεβαίωση από την ομάδα παραλαβής | Εκκρεμής παράδοση, αποδεκτή ποσότητα ή διόρθωση από τον προμηθευτή |
| Διαφορά τιμής | Συμφωνημένη προσφορά, παραγγελία και τυχόν εγκεκριμένη τροποποίηση | Σωστή τιμή ή εγκεκριμένη αλλαγή |
| Πιθανό διπλότυπο | Προμηθευτής, στοιχεία αναφοράς τιμολογίου, ποσό και υπάρχουσα δαπάνη/πληρωμή | Ίδια αγορά, έγκυρο ξεχωριστό τιμολόγιο ή διόρθωση |
| Λείπει έγκριση | Καταγραφή από τον υπεύθυνο προϋπολογισμού και επιχειρηματικός σκοπός | Εγκρίνετε, απορρίψτε ή ζητήστε επιπλέον τεκμηρίωση |
| Ελλιπής φορολογική τεκμηρίωση | Τιμολόγιο προμηθευτή και σχετικά φορολογικά στοιχεία | Ζητήστε διορθωμένα δικαιολογητικά και επιβεβαιώστε τον λογιστικό χειρισμό |
| Συναλλαγματική διαφορά | Νόμισμα τιμολογίου, ποσό διακανονισμού και ισχύουσες χρεώσεις | Εξηγήστε τη διαφορά χωρίς να τροποποιήσετε το αρχικό παραστατικό |
| Πιστωτικό τιμολόγιο ή επιστροφή | Αρχικό τιμολόγιο, αποδεικτικό επιστροφής και πιστωτικό προμηθευτή | Αντιστοιχίστε το πιστωτικό και ελέγξτε το εναπομένον υπόλοιπο |
| Αλλαγή τραπεζικών στοιχείων προμηθευτή | Ανεξάρτητη επιβεβαίωση μέσω γνωστών στοιχείων επικοινωνίας | Εγκρίνετε την επαληθευμένη αλλαγή μέσω της εγκεκριμένης διαδικασίας |
Μην επαληθεύετε νέα τραπεζικά στοιχεία μόνο με μια απάντηση στο μήνυμα που ζητά την αλλαγή. Χρησιμοποιήστε έναν ήδη καθιερωμένο τρόπο επικοινωνίας με τον προμηθευτή και κρατήστε τη διαδικασία επαλήθευσης χωριστή από την έγκριση της πληρωμής.
Για αγορές που πληρώνονται με κάρτες Rally, οι εργαζόμενοι στέλνουν αποδείξεις και τιμολόγια μέσω WhatsApp. Το AutoMatch βοηθά στην αντιστοίχιση παραστατικών με συναλλαγές και η οικονομική ομάδα ελέγχει τυχόν ελλείψεις στοιχείων και εξαιρέσεις πριν ετοιμάσει τις εξαγωγές δεδομένων για το λογιστήριο.
Αυτό υποστηρίζει το σκέλος της διαδικασίας από το παραστατικό έως την πληρωμή. Δεν μετατρέπει τη Rally σε σύστημα έγκρισης εντολών αγοράς, δεν επιβεβαιώνει την αποδοχή της παράδοσης ούτε εξοφλεί αυτόματα ένα τιμολόγιο προμηθευτή. Φροντίστε αυτές οι αρμοδιότητες να είναι σαφώς καθορισμένες κατά τον σχεδιασμό της ροής εργασίας.
Αν μια πληρωμή με κάρτα δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί, ο οδηγός για τις εκκρεμείς συναλλαγές εξηγεί γιατί το δεσμευμένο ποσό μπορεί να διαφέρει από την τελική χρέωση. Επιβεβαιώστε την υπάρχουσα πληρωμή πριν ζητήσετε από κάποιον να πληρώσει ξανά.
Σαρώστε ευανάγνωστες αποδείξεις, ελέγξτε ποσά και φόρο, αντιστοιχίστε πληρωμές και κρατήστε τα τεκμήρια. Περιλαμβάνει δοκιμή ροής εργασίας με πέντε αποδείξεις.
Δείτε πώς οι εκκρεμείς πληρωμές με κάρτα επηρεάζουν τα διαθέσιμα, πώς διαφέρουν δεσμεύσεις και επιστροφές και τι να ελέγξει το λογιστήριο πριν ξαναπληρώσει.
Δωρεάν εκτυπώσιμη φόρμα για επαγγελματικά γεύματα: συμμετέχοντες, σκοπός, αποδείξεις, πληρωμές και εταιρική έγκριση.
