Nick Telecki es el director ejecutivo de Rally y escribe sobre la gestión de gastos con IA, las tarjetas corporativas, el gasto en combustible y las operaciones empresariales transfronterizas.
El proceso de cotejo de facturas comprueba que la factura de un proveedor coincide con lo que la empresa pidió y, cuando sea necesario, con lo que recibió. También determina si la compra ya se ha pagado. Un proceso útil deriva las discrepancias a alguien que pueda resolverlas antes de que se apruebe un importe incorrecto o se pague dos veces.
Empieza por identificar qué documentación requiere tu compra. Una factura de un pedido aprobado, una compra con tarjeta de un empleado y una factura de un servicio recurrente pueden estar sujetos a distintos controles.
| Método | Comparar | Pregunta a la que responde |
|---|---|---|
| Conciliación de dos vías | Factura y orden de compra | ¿Coincide la factura con la cantidad, el precio y las condiciones del pedido aprobado? |
| Conciliación de tres vías | Factura, orden de compra y justificante de recepción o aceptación del servicio | ¿La factura también coincide con lo recibido o aceptado? |
| Vinculación de un documento con un pago | Factura o recibo y transacción | ¿Qué pago corresponde a esta compra y ya se ha pagado? |
Estas comprobaciones pueden coexistir. Vincular una transacción con tarjeta a una factura no demuestra que se haya aprobado una orden de compra ni que se haya recibido la totalidad de un pedido. Del mismo modo, una orden de compra no demuestra que se haya pagado al proveedor.
Para las compras sin pedido, define qué documentación alternativa acreditará la aprobación: quién es el responsable del presupuesto, las condiciones acordadas y la confirmación de que se recibieron los bienes o servicios. No inventes un pedido a posteriori para ocultar la falta de un control.
Para garantizar la calidad de la captura, utiliza la lista de comprobación para escanear recibos. La elección del software es una decisión independiente que se aborda en la guía de software de procesamiento de facturas.
Una empresa pide 100 piezas de repuesto a 12 £ cada una, sin IVA. El albarán confirma la entrega de 80 piezas, pero se facturan 100.
| Registro | Cantidad | Importe sin IVA |
|---|---|---|
| Orden de compra | 100 | 1200 £ |
| Mercancía recibida | 80 | 960 £ |
| Factura del proveedor | 100 | 1200 £ |
| Diferencia que hay que investigar | 20 | 240 £ |
El cotejo de dos vías concuerda con el pedido. El tercer registro revela la diferencia de 240 £ en la cantidad. Pregunta al equipo de recepción si las otras 20 piezas están en tránsito, faltan o se han rechazado y, después, obtén la respuesta del proveedor.
Según el contrato y la solución acordada, el siguiente paso podría ser completar la entrega, emitir una factura corregida o una nota de abono, o aprobar un pago parcial acordado. La discrepancia por sí sola no otorga un derecho unilateral a retener el pago. Registra el resultado y conserva la documentación justificativa original.
Utiliza una fila por cada incidencia pendiente de resolver, con un responsable y la siguiente acción. Acuerda explícitamente los márgenes de tolerancia para la aprobación, en lugar de modificar las cantidades sin avisar para que los registros cuadren.
| Excepción | Justificantes que recopilar | Decisión a registrar |
|---|---|---|
| Diferencia de cantidad | Pedido, albarán y confirmación del equipo de recepción | Entrega pendiente, cantidad aceptada o corrección del proveedor |
| Diferencia de precio | Presupuesto acordado, pedido y cualquier modificación aprobada | Precio correcto o cambio autorizado |
| Posible duplicado | Proveedor, referencia de factura, importe y gasto/pago existente | Misma compra, factura independiente válida o rectificación |
| Falta aprobación | Registro del responsable del presupuesto y finalidad empresarial | Aprobar, rechazar o solicitar documentación adicional |
| Falta de justificantes fiscales | Factura del proveedor y datos fiscales pertinentes | Solicitar la documentación justificativa corregida y confirmar el tratamiento contable |
| Diferencia de moneda | Moneda de la factura, importe liquidado y comisiones aplicables | Explicar la diferencia sin modificar la factura original |
| Nota de abono o devolución | Factura original, justificante de devolución y abono del proveedor | Aplicar el abono y revisar el saldo pendiente |
| Cambio de datos bancarios del proveedor | Confirmación independiente mediante los datos de contacto ya conocidos | Aprobar el cambio verificado mediante el procedimiento autorizado |
No verifiques unos nuevos datos bancarios únicamente respondiendo al mensaje que solicita el cambio. Utiliza un canal de contacto ya establecido con el proveedor y mantén la verificación separada de la aprobación del pago.
Para las compras pagadas con tarjetas Rally, los empleados envían recibos y facturas por WhatsApp. AutoMatch ayuda a vincular los documentos con las transacciones, y el equipo financiero revisa los datos que faltan y las excepciones antes de preparar las exportaciones contables.
Eso facilita la parte del proceso que va del documento al pago. No convierte a Rally en un sistema de aprobación de pedidos de compra, no acredita la aceptación de la entrega ni paga automáticamente las facturas de proveedores. Deja claras esas responsabilidades al diseñar el flujo de trabajo.
Si un pago con tarjeta aún no se ha completado, la guía sobre transacciones pendientes explica por qué el importe retenido puede diferir del cargo final. Confirma el estado del pago existente antes de pedir a alguien que vuelva a pagar.
Escanea recibos legibles, revisa importes e impuestos, concilia pagos y guarda justificantes. Incluye una prueba del flujo de trabajo con cinco recibos.
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