Bij het matchen van facturen wordt gecontroleerd of de factuur van een leverancier overeenkomt met wat het bedrijf heeft besteld en, waar nodig, met wat het heeft ontvangen. Ook wordt vastgesteld of de aankoop al is betaald. Een goed ingericht proces zorgt dat afwijkingen terechtkomen bij iemand die ze kan oplossen, voordat een onjuist bedrag wordt goedgekeurd of er dubbel wordt betaald.
Bepaal eerst welke documenten nodig zijn voor je aankoop. Voor een factuur voor een goedgekeurde bestelling, een kaartaankoop door een werknemer en een periodieke factuur voor een dienst kunnen verschillende controleprocedures gelden.
Tweeweg- en driewegmatching van facturen
| Methode | Vergelijken | Vraag die wordt beantwoord |
|---|
| Tweewegmatching | Factuur en inkooporder | Komt de factuur overeen met de hoeveelheid, prijs en voorwaarden van de goedgekeurde bestelling? |
| Driewegmatching | Factuur, inkooporder en bewijs van ontvangst of acceptatie van de dienst | Komt de factuur ook overeen met wat is ontvangen of geaccepteerd? |
| Een document aan een betaling koppelen | Factuur of bon en transactie | Welke betaling hoort bij deze aankoop en is deze al betaald? |
Deze controles kunnen naast elkaar worden uitgevoerd. Een kaarttransactie aan een factuur koppelen toont niet aan dat een inkooporder is goedgekeurd of dat een levering compleet was. Omgekeerd bewijst een inkooporder niet dat de leverancier is betaald.
Leg voor aankopen zonder inkooporder vast welk alternatief bewijs van goedkeuring nodig is: de verantwoordelijke budgethouder, de overeengekomen voorwaarden en een bevestiging dat de goederen of diensten zijn ontvangen. Maak niet achteraf een fictieve inkooporder aan om een ontbrekende controle te verhullen.
Een praktisch proces in zes stappen
- Leg de volledige factuur vast. Bewaar alle pagina's, leveranciersgegevens, de factuurreferentie, datums, de valuta, belastinggegevens en betalingsvoorwaarden. Bewaar het brondocument samen met alle uitgelezen velden.
- Stel vast om welke aankoop en rechtspersoon het gaat. Zoek de bijbehorende bestelling, overeenkomst of goedgekeurde aanvraag op. Controleer of de factuur is gericht aan de rechtspersoon die de aankoop heeft gedaan.
- Controleer de factuurregels en voorwaarden. Vergelijk hoeveelheden, eenheidsprijzen, kortingen, vrachtkosten en afgesproken kosten. Controleer de fiscale behandeling afzonderlijk; een overeenkomend totaalbedrag betekent niet dat de btw aftrekbaar is.
- Bevestig waar nodig de ontvangst of acceptatie. Gebruik leveringsbewijzen of de goedkeuring van de verantwoordelijke voor de dienst. Maak onderscheid tussen een deellevering en een afgeronde bestelling.
- Los afwijkingen op en controleer bestaande betalingen. Leg het verschil, de verantwoordelijke en de bewijsstukken vast. Koppel eventuele kaartbetalingen, aanbetalingen of creditnota's voordat je een aanvullende betaling goedkeurt.
- Keur goed, leg vast en betaal volgens de afgesproken procedure. Houd de boekhoudkundige verwerking, goedkeuring en betaalstatus gescheiden. Een verplichting moet mogelijk al vóór de betaling worden geboekt; het betaalmoment wordt bepaald door het contract en de interne beheersmaatregelen van het bedrijf.
Gebruik de checklist voor het scannen van bonnetjes om de scankwaliteit te waarborgen. De keuze van software is een aparte beslissing, die aan bod komt in de gids voor factuurverwerkingssoftware.
Uitgewerkt voorbeeld: 100 besteld, 80 ontvangen
Een bedrijf bestelt 100 vervangende onderdelen à £ 12 per stuk, exclusief btw. Volgens de pakbon zijn er 80 onderdelen geleverd, maar op de factuur worden er 100 in rekening gebracht.
| Registratie | Aantal | Waarde exclusief btw |
|---|
| Inkooporder | 100 | £ 1.200 |
| Goederen ontvangen | 80 | £ 960 |
| Leveranciersfactuur | 100 | £ 1.200 |
| Te onderzoeken verschil | 20 | £ 240 |
Bij vergelijking van twee documenten kloppen de gegevens met de bestelling. Het derde document brengt het hoeveelheidsverschil ter waarde van £ 240 aan het licht. Vraag het team dat de goederen ontvangt of de overige 20 onderdelen nog onderweg zijn, ontbreken of zijn afgekeurd, en vraag vervolgens de leverancier om een reactie.
Afhankelijk van het contract en de overeengekomen oplossing kan de volgende stap zijn om de levering te voltooien, een gecorrigeerde factuur of creditnota uit te reiken, of een overeengekomen deelbetaling goed te keuren. De afwijking op zichzelf geeft geen eenzijdig recht om betaling in te houden. Leg de uitkomst vast en bewaar het oorspronkelijke bewijsmateriaal.
Een werkblad voor afwijkingen voor de financiële afdeling
Gebruik één rij per openstaand probleem, met een verantwoordelijke en een vervolgstap. Spreek expliciet af welke afwijkingen bij goedkeuring zijn toegestaan, in plaats van stilzwijgend hoeveelheden aan te passen om de gegevens te laten overeenkomen.
| Uitzondering | Te verzamelen bewijsstukken | Vast te leggen besluit |
|---|
| Hoeveelheidsverschil | Bestelling, pakbon en bevestiging van het ontvangende team | Resterende levering, geaccepteerde hoeveelheid of correctie door de leverancier |
| Prijsverschil | Geaccepteerde offerte, bestelling en eventuele goedgekeurde wijzigingen | Correcte prijs of goedgekeurde wijziging |
| Mogelijk duplicaat | Leverancier, factuurreferentie, bedrag en bestaande uitgave/betaling | Dezelfde aankoop, geldige afzonderlijke factuur of correctie |
| Ontbrekende goedkeuring | Registratie van de budgethouder en zakelijk doel | Goedkeuren, afwijzen of aanvullende bewijsstukken opvragen |
| Ontbrekend fiscaal bewijs | Leveranciersfactuur en relevante belastinggegevens | Vraag gecorrigeerde bewijsstukken op en bevestig de boekhoudkundige verwerking |
| Valutaverschil | Factuurvaluta, afgerekend bedrag en toepasselijke kosten | Leg het verschil uit zonder de oorspronkelijke factuur te wijzigen |
| Creditnota of retour | Oorspronkelijke factuur, retourbewijs en creditnota van de leverancier | Verreken het creditbedrag en controleer het resterende saldo |
| Wijziging bankgegevens leverancier | Onafhankelijke bevestiging via bekende contactgegevens | Keur de geverifieerde wijziging goed via de goedgekeurde procedure |
Controleer nieuwe bankgegevens niet alleen door te antwoorden op het bericht waarin om de wijziging wordt gevraagd. Gebruik een bestaand contactkanaal met de leverancier en houd de verificatie gescheiden van de goedkeuring van de betaling.
Waar Rally bij helpt
Voor aankopen die met Rally-kaarten zijn betaald, sturen medewerkers bonnetjes en facturen via WhatsApp. AutoMatch helpt documenten aan transacties te koppelen. Het financiële team controleert ontbrekende gegevens en uitzonderingen voordat het exports voor de boekhouding voorbereidt.
Dat ondersteunt het deel van het proces van document tot betaling. Het maakt Rally niet tot een systeem voor het goedkeuren van inkooporders, legt niet vast of een levering is geaccepteerd en betaalt niet automatisch een leveranciersfactuur. Leg bij het inrichten van de workflow expliciet vast wie voor deze taken verantwoordelijk is.
Als een kaartbetaling nog niet is afgerond, legt de gids over openstaande transacties uit waarom een gereserveerd bedrag kan afwijken van het definitief afgeschreven bedrag. Controleer de status van de bestaande betaling voordat je iemand vraagt opnieuw te betalen.
