Om een bon voor een zakelijke uitgave te scannen, breng je het hele document scherp in beeld, controleer je de uitgelezen gegevens aan de hand van de afbeelding en voeg je de scan toe aan de juiste uitgave. Met een goede scan kan de financiële afdeling het bewijsstuk later lezen en nagaan wat er is gekocht.
Een praktische toets is of iemand anders de uitgave kan controleren zonder je te vragen het papieren document er weer bij te pakken. Gebruik de onderstaande checklist voordat je een origineel weggooit volgens het bewaarbeleid van je bedrijf.
Zorg voor een leesbare scan
Leg de bon plat op een contrasterende ondergrond en zorg voor gelijkmatig licht. Houd je telefoon evenwijdig aan het papier. Voorkom dat schaduwen, reflecties of vingers de naam van de leverancier of de belastinggegevens bedekken. Breng de volledige breedte en alle randen in beeld voordat je overtollige achtergrond wegsnijdt.
Controleer de afbeelding meteen op een formaat waarop de tekst goed leesbaar is. Thermisch papier kan vervagen, dus maak kort na de aankoop een foto. Als het totaalbedrag al onleesbaar is, vraag dan een kopie aan bij de leverancier; een hoger contrast kan een ontbrekend bedrag niet achterhalen.
Maak bij een lange bon meerdere overlappende afbeeldingen in de juiste volgorde als de tekst op één afbeelding te klein wordt. Bewaar ze samen als één document. Bewaar bij een factuur per e-mail of een digitale bon het oorspronkelijke bestand in plaats van een screenshot te maken waarop een andere pagina of bijlage ontbreekt.
Controleer deze velden voordat je de uitgave goedkeurt
OCR leest tekst uit een afbeelding. Daarbij kan een datum, decimaalteken of valuta verkeerd worden herkend. OCR bepaalt niet of een aankoop zakelijk is.
| Veld | Controleer aan de hand van de bron |
|---|
| Leverancier | Handelsnaam en de factuurgegevens die nodig zijn voor uw boekhoudkundige verwerking |
| Datum | Aankoop- of factuurdatum, die kan afwijken van de boekingsdatum van de kaarttransactie |
| Artikelen | Wat er is gekocht, inclusief eventuele privéaankopen die apart moeten worden beoordeeld |
| Totaal en valuta | Het verschuldigde bedrag, niet een subtotaal, het betaalde bedrag of het teruggegeven wisselgeld |
| Belasting | De fiscale gegevens en bedragen van de leverancier; leid aftrekbare btw niet af uit het totaalbedrag van een kaartbetaling |
| Zakelijke context | Wie het heeft gekocht, waarom en voor welk team, project of voertuig |
| Betaling | Of er met de zakelijke kaart, door de medewerker of door een andere partij is betaald |
Een factuur van € 48 kan bijvoorbeeld via een kaart in Britse ponden worden betaald, waarbij het afgeschreven bedrag numeriek afwijkt. Bewaar zowel het documenttotaal van € 48 als het daadwerkelijk betaalde bedrag in Britse ponden. Laat de financiële afdeling de wisselkoers, kosten en fiscale behandeling beoordelen in plaats van een bedrag te overschrijven om de bedragen gelijk te trekken.
Koppel het document zonder de aankoop dubbel te boeken
Een bon, een factuur en een kaarttransactie kunnen allemaal betrekking hebben op dezelfde aankoop. Houd hun onderlinge verband zichtbaar. De factuur bevat factuurgegevens; een bon kan als betalingsbewijs dienen; de kaartregistratie helpt om de afrekening te herkennen. Geen van deze documenten bevat op zichzelf per definitie alle gegevens die nodig zijn voor de boekhouding.
Controleer voordat je een nieuwe uitgave aanmaakt of de aankoop al is geregistreerd. Voeg een later ontvangen factuur of een duidelijkere scan toe aan die registratie. Markeer een mogelijke dubbele registratie voor controle in plaats van bewijsstukken te verwijderen alleen omdat twee bedragen overeenkomen.
Als een bon niet meer te achterhalen is, gebruik dan de verklaring voor een ontbrekende bon om vast te leggen wat er is gebeurd en welk alternatief bewijs beschikbaar is. Een verklaring vervangt niet automatisch een btw-factuur en garandeert geen vergoeding.
Test met vijf bonnen
Gebruik je eigen documenten en leg het resultaat per rij vast. Dit zijn voorgestelde testgevallen, geen gemeten nauwkeurigheidsresultaten van een product.
| Testdocument | Wat een beoordelaar moet kunnen vaststellen |
|---|
| Gewone tank- of parkeerbon | Leverancier, datum, totaalbedrag en zakelijk doel zijn leesbaar |
| Vervaagde thermische bon | Onzekere velden blijven gemarkeerd; een duplicaat kan worden aangevraagd |
| Lange gespecificeerde bon | Alle onderdelen zijn aanwezig en privéaankopen zijn herkenbaar |
| Bon in vreemde valuta | Oorspronkelijke valuta en afrekenvaluta blijven gescheiden |
| PDF-factuur met meerdere pagina's | Alle pagina’s zijn bewaard en aan de juiste uitgave gekoppeld |
Noteer bij elke test hoeveel tijd de medewerker nodig heeft om de uitgave in te dienen, welke velden zijn gecorrigeerd, welke bewijsstukken ontbreken en hoeveel tijd de controle kost. Zoek de uitgave vervolgens op in de boekhoudexport en open het brondocument. Snel uploaden is alleen nuttig als de gegevens aan het einde van het proces nog bruikbaar zijn.
Bewaar afbeeldingen en gegevens gedurende de geldende bewaartermijn
De bewaartermijn hangt af van het land, de belastingsoort en het document. Leg vast wie toegang heeft tot de gegevens, hoe back-ups worden gemaakt en hoe de financiële afdeling de gegevens kan opvragen als een medewerker vertrekt of het bedrijf overstapt op andere software.
Voor de Britse btw-administratie schrijft HMRC VAT Notice 700/21 doorgaans een bewaartermijn van ten minste zes jaar voor. Secties 6 en 8 maken onderscheid tussen uitgelezen gegevens en een bewaarde afbeelding van de factuur. Alleen bepaalde velden in software overtypen levert geen kopie van de factuur op. Een bewaarde scan met alle voor de btw vereiste gegevens kan het origineel vervangen onder de daar beschreven omstandigheden, tenzij het origineel voor een ander doel nodig is. Sommige documenten moeten in hun oorspronkelijke vorm worden bewaard. Deze Britse regels gelden niet als bewaarplicht voor elk land.
Van een foto van een bon naar gecontroleerde boekhoudgegevens
Met de uitgavenworkflow van Rally sturen medewerkers bonnen en facturen via WhatsApp. De agent helpt ontbrekende gegevens te verzamelen, AutoMatch gebruikt de context van documenten en betalingen om gegevens te koppelen, en het financiële team controleert openstaande posten in het platform.
Boekhoudexports vormen de volgende stap in de overdracht. Test het bestandsformaat, de vereiste velden en de toegang tot documenten samen met je boekhouder. Laat onzekere koppelingen en fiscale beslissingen onderdeel blijven van het controleproces; een leesbare scan is het uitgangspunt voor een volledig vastgelegde uitgave.
Britse richtlijnen voor bewaartermijnen gecontroleerd op 7 oktober 2026. De checklist voor het vastleggen van gegevens en de testscenario’s zijn redactionele voorbeelden.
