Een verklaring voor een ontbrekende bon biedt de financiële afdeling een consistente manier om een uitgave te beoordelen wanneer het oorspronkelijke document niet kan worden gevonden. De verklaring legt de feiten, het beschikbare bewijs en de beslissing vast. Zo wordt de onzekerheid zichtbaar.
Open de gratis verklaring voor een ontbrekende bon. Het formulier is in het Engels. Vul het in je browser in en druk het af of sla het als pdf op via het afdrukmenu. Je gegevens worden niet naar Rally verzonden.
Probeer eerst de bon terug te vinden
Controleer de e-mail van de leverancier, het klantaccount of het boekingsportaal en vraag vervolgens om een duplicaat. Misschien heeft de medewerker ook een foto in diens berichten of filmrol. Leg de poging om het document terug te vinden vast, zodat de volgende beoordelaar weet wat al is geprobeerd.
Als er later een duplicaat binnenkomt, koppel je dit aan dezelfde onkostendeclaratie. Behoud de eerdere declaratie en de beoordelingsgeschiedenis en controleer of de onkosten niet twee keer zijn ingevoerd.
Wat de verklaring moet vastleggen
De template maakt onderscheid tussen het verslag van de persoon over de uitgave en de beslissing van de beoordelaar:
| Onderdeel van het dossier | Wat u moet invullen |
|---|
| Particulier en zakelijk | Declarant, rechtspersoon, team of project, onkostennummer |
| Aankoop | Datum, leverancier, plaats, beschrijving en specifiek zakelijk doel |
| Betaling | Oorspronkelijk bedrag en valuta, wie heeft betaald en transactiereferentie |
| Ontbrekend document | Waarom het niet beschikbaar is en welke stappen zijn ondernomen om een kopie te verkrijgen |
| Ander bewijs | Boekingsbevestiging, orderregistratie, referentie op een rekeningafschrift of correspondentie |
| Declaratie | Bevestiging dat de gegevens kloppen en de kosten nog niet eerder zijn gedeclareerd |
| Beoordeling | Beoordelaar, beslissing, reden, vervolgactie en datum |
Gebruik indien nodig een betalingskenmerk of de laatste cijfers van de kaart om de transactie te vinden. Vul geen volledig kaartnummer, beveiligingscode of inloggegevens voor internetbankieren in het formulier in.
Betaalbewijzen en aankoopbewijzen beantwoorden verschillende vragen
Een kaartafschrift kan aantonen dat een betaling heeft plaatsgevonden. Op de kassabon van de leverancier staat wat er is gekocht. De medewerker voegt het zakelijke doel toe. Samen helpen deze documenten de beoordelaar om de uitgave te begrijpen; afzonderlijk kan elk document hiaten laten.
Bij een aankoop in het buitenland behoud je het bedrag in de oorspronkelijke valuta naast het bedrag dat door de betalingsprovider wordt weergegeven. Een verschil kan het gevolg zijn van een omrekening, kosten, een fooi of een latere aanpassing. Wijzig het aankoopbedrag niet alleen om een overeenkomst te forceren. Onze gids voor grensoverschrijdende onkosten legt uit hoe je die bedragen aan elkaar gekoppeld houdt.
Geef de beoordelaar de mogelijkheid om echt te beslissen
De beoordelaar moet de onkostendeclaratie volgens het proces van het bedrijf kunnen goedkeuren, om aanvullende bewijsstukken kunnen vragen, deze kunnen afwijzen of de declaratie in behandeling kunnen laten. Leg de reden vast en wie verantwoordelijk is voor eventuele opvolging. Houd de goedkeuring van de terugbetaling gescheiden van de boekhoudkundige of fiscale verwerking.
Het formulier garandeert niet dat een uitgave voor vergoeding in aanmerking komt, aftrekbaar is of in aanmerking komt voor btw-terugvordering. De vereisten verschillen per land en per type uitgave. Uw financieel verantwoordelijke of belastingadviseur moet bepalen wat aanvaardbaar is voor de betreffende entiteit. Bijvoorbeeld, De richtlijnen van HMRC voor het bijhouden van reiskostengegevens leggen uit welke gegevens relevant zijn voor Britse werknemers; dit is geen regel voor elk land.
Als het probleem betrekking heeft op een maaltijd met zakelijke gasten, gebruikt u het sjabloon voor zakelijke maaltijdkosten om ook de aanwezigen en het doel vast te leggen. Gebruik bij een reeks declaraties het volgende: declaratieoverzicht.
Verminder terugkerend werk rond ontbrekende bonnen
Maak het vastleggen van bonnetjes onderdeel van de aankooproutine. Wijs elke uitgave toe aan een verantwoordelijke, maak ontbrekende bewijsstukken zichtbaar en geef medewerkers één duidelijke route om dit op te lossen. Een uitgavenbeleid moet de indieningstermijn en het proces voor uitzonderingen toelichten.
Rally brengt de WhatsApp-agent en de platformagent samen in die workflow. Werknemers kunnen via WhatsApp bonnetjes en context over uitgaven aanleveren; AutoMatch helpt bewijs aan de transactie te koppelen, terwijl het platform het team een plek biedt om de resterende taken rond uitgaven af te handelen. Medewerkers controleren onduidelijke matches en beslissingen voordat de gegevens naar de ondersteunde boekhoudworkflow.
Ontdek het onkostenbeheer van Rally of lees hoe AI-agents helpen bij het proces voor onkostendeclaraties.
Gebruik bij de volgende aankoop de checklist voor het scannen van bonnen om een leesbaar bewijsstuk vast te leggen voordat de papieren bon zoekraakt of vervaagt.
