Puuttuvan kuitin ilmoitus antaa taloushallinnolle yhdenmukaisen tavan tarkastella kulua, kun alkuperäistä tositetta ei löydy. Siihen kirjataan tosiseikat, saatavilla oleva näyttö ja päätös. Sen tulisi tehdä epävarmuus näkyväksi.
Avaa maksuton puuttuvan kuitin ilmoitus. Lomake on englanninkielinen. Täytä se selaimessasi ja tulosta se tai tallenna PDF-tiedostona tulostusvalikon kautta. Se ei lähetä tietojasi Rallylle.
Yritä ensin löytää kuitti
Tarkista toimittajan sähköposti, asiakastili tai varausportaali ja pyydä sitten kaksoiskappaletta. Työntekijällä saattaa olla kuva myös viesteissään tai kameran rullassa. Kirjaa palautusyritys, jotta seuraava tarkastaja tietää, mitä on jo yritetty.
Jos myöhemmin saapuu kaksoiskappale, liitä se samaan kulukirjaukseen. Säilytä aiempi ilmoitus ja tarkistushistoria ja varmista, ettei kulua ole kirjattu kahdesti.
Mitä ilmoituksessa tulee kirjata
Mallipohjassa henkilön kuvaus kulusta erotetaan tarkastajan päätöksestä:
| Osa tietuetta | Syötettävät tiedot |
|---|
| Henkilö ja yritys | Vaatimuksen esittäjä, oikeushenkilö, tiimi tai projekti, kulureferenssi |
| Osto | Päivämäärä, toimittaja, paikka, kuvaus ja liiketoiminnallinen käyttötarkoitus |
| Maksu | Alkuperäinen summa ja valuutta, maksaja ja tapahtumaviite |
| Puuttuva asiakirja | Miksi sitä ei ole saatavilla ja mitä toimia kopion hankkimiseksi on tehty |
| Muu näyttö | Varausvahvistus, tilaustiedot, tilioteviite tai kirjeenvaihto |
| Vakuutus | Vahvistus tietojen oikeellisuudesta ja siitä, ettei kulua ole jo ilmoitettu |
| Tarkista | Arvioija, päätös, perustelu, seuranta ja päivämäärä |
Käytä tarvittaessa maksun viitettä tai kortin viimeisiä numeroita tapahtuman löytämiseen. Älä syötä lomakkeeseen koko korttinumeroa, turvakoodia tai verkkopankkitunnuksia.
Maksutositteet ja ostotositteet vastaavat eri kysymyksiin
Korttiote voi osoittaa, että maksu on suoritettu. Toimittajan kuitti kuvaa oston. Työntekijä lisää tiedon liiketoimintatarkoituksesta. Yhdessä nämä asiakirjat auttavat tarkastajaa ymmärtämään kulun; yksikin niistä voi jättää aukkoja.
Ulkomaisessa ostoksessa säilytä alkuperäisessä valuutassa ilmoitettu summa maksupalveluntarjoajan ilmoittaman summan rinnalla. Ero voi johtua valuutan muuntamisesta, maksusta, tipistä tai myöhemmästä oikaisusta. Älä muuta ostoksen summaa vain saadaksesi summat täsmäämään. Lisätietoa saat oppaastamme aiheesta rajat ylittävät kulut . Siinä kerrotaan, miten nämä summat pidetään yhteydessä toisiinsa.
Anna tarkastajalle todellinen päätös
Tarkastajan tulee voida hyväksyä kulu yrityksen prosessin mukaisesti, pyytää lisätodisteita, hylätä se tai jättää se odottamaan. Kirjaa syy ja se, kuka vastaa mahdollisista jatkotoimista. Pidä kulukorvauksen hyväksyminen erillään kirjanpidollisesta tai verotuksellisesta käsittelystä.
Lomake ei takaa kulun korvattavuutta, verovähennyskelpoisuutta tai oikeutta arvonlisäveron palautukseen. Vaatimukset vaihtelevat maittain ja kulutyypeittäin. Taloushallinnon vastuuhenkilön tai veroasiantuntijan tulee päättää, mikä on hyväksyttävää kyseisen oikeushenkilön osalta. Esimerkiksi seuraava ohjeistus on hyödyllinen: HMRC:n matkakulujen kirjaamista koskeva ohjeistus kuvaa Yhdistyneen kuningaskunnan työntekijöihin liittyvät asiaankuuluvat tiedot; se ei ole kaikkia maita koskeva sääntö.
Jos kyse on liikevieraiden kanssa nautitusta ateriasta, käytä liikeaterian kululomaketta ja kirjaa myös osallistujat ja tarkoitus. Useiden kulujen tapauksessa toimi näin: käytä kuluraporttiajokaisen ilmoituksen viitteenä.
Vähennä puuttuvien kuittien toistuvaa käsittelyä
Tee kuittien tallentamisesta osa ostorutiinia. Kohdista jokainen kulu vastuuhenkilölle, tuo puuttuvat tositteet näkyviin ja tarjoa työntekijöille yksi selkeä tapa selvittää ne. Laadi seuraava ohje: kulupolitiikka . Sen tulee selittää ilmoittamisen määräaika ja poikkeamien käsittelyprosessi.
Rally tuo WhatsApp-agentin ja alustan agentin osaksi tätä työnkulkua. Työntekijät voivat toimittaa kuitit ja kuluihin liittyvät lisätiedot WhatsAppin kautta, ja AutoMatch auttaa yhdistämään todisteet tapahtumaan, kun taas alusta tarjoaa tiimille paikan käsitellä jäljellä olevat kulutehtävät. Epäselvät yhdistämiset ja päätökset tarkistetaan ennen tietueiden siirtämistä tuettuun kirjanpitoprosessiin.
Tutustu Rallyn kulujen hallintaan tai lue, miten tekoälyagentit auttavat kulujen käsittelyssä.
