Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μην ξανακάνετε ποτέ τα έξοδά σας
Ο agent AutoMatch της Rally τα αναλαμβάνει όλα για εσάς
Μια δήλωση απώλειας απόδειξης παρέχει στο οικονομικό τμήμα έναν συνεπή τρόπο να εξετάζει μια δαπάνη όταν δεν μπορεί να βρεθεί το αρχικό έγγραφο. Καταγράφει τα γεγονότα, τα διαθέσιμα στοιχεία και την απόφαση. Θα πρέπει να καθιστά εμφανή την αβεβαιότητα.
Ανοίξτε τη δωρεάν δήλωση απώλειας απόδειξης. Η φόρμα είναι στα αγγλικά. Συμπληρώστε την στο πρόγραμμα περιήγησής σας και εκτυπώστε την ή αποθηκεύστε την ως PDF μέσω του μενού εκτύπωσης. Δεν υποβάλλει τα στοιχεία σας στη Rally.
Ελέγξτε το email του προμηθευτή, τον λογαριασμό πελάτη ή την πύλη κρατήσεων και, στη συνέχεια, ζητήστε ένα αντίγραφο. Ο εργαζόμενος μπορεί επίσης να έχει μια φωτογραφία στα μηνύματά του ή στο άλμπουμ φωτογραφιών του. Καταγράψτε την προσπάθεια ανάκτησης, ώστε ο επόμενος ελεγκτής να γνωρίζει τι έχει ήδη δοκιμαστεί.
Αν υποβληθεί αργότερα ένα διπλότυπο, επισυνάψτε το στην ίδια καταχώριση εξόδων. Διατηρήστε την αρχική δήλωση και το ιστορικό ελέγχου και ελέγξτε ότι το έξοδο δεν έχει καταχωριστεί δύο φορές.
Το πρότυπο διαχωρίζει την περιγραφή του εξόδου από το συγκεκριμένο άτομο από την απόφαση του ελεγκτή:
| Μέρος του αρχείου | Τι να καταχωρίσετε |
|---|---|
| Ιδιώτης και επιχείρηση | Αιτών, νομική οντότητα, ομάδα ή έργο, αναφορά δαπάνης |
| Αγορά | Ημερομηνία, προμηθευτής, τοποθεσία, περιγραφή και συγκεκριμένος επαγγελματικός σκοπός |
| Πληρωμή | Αρχικό ποσό και νόμισμα, ποιος πλήρωσε και κωδικός συναλλαγής |
| Λείπει το έγγραφο | Γιατί δεν είναι διαθέσιμο και τα βήματα που έγιναν για την απόκτηση αντιγράφου |
| Άλλα αποδεικτικά στοιχεία | Επιβεβαίωση κράτησης, καταχώριση παραγγελίας, αναφορά κίνησης λογαριασμού ή αλληλογραφία |
| Δήλωση | Επιβεβαίωση ότι τα στοιχεία είναι ακριβή και ότι η δαπάνη δεν έχει ήδη υποβληθεί |
| Έλεγχος | Αξιολογητής, απόφαση, αιτιολογία, επόμενες ενέργειες και ημερομηνία |
Χρησιμοποιήστε έναν αριθμό αναφοράς πληρωμής ή τα τελευταία ψηφία της κάρτας, αν χρειάζεται, για να εντοπίσετε τη συναλλαγή. Μην καταχωρίσετε στη φόρμα ολόκληρο τον αριθμό της κάρτας, τον κωδικό ασφαλείας ή τα στοιχεία σύνδεσης στην ηλεκτρονική τραπεζική.
Μια κατάσταση κάρτας μπορεί να αποδείξει ότι πραγματοποιήθηκε μια πληρωμή. Η απόδειξη του προμηθευτή περιγράφει την αγορά. Ο εργαζόμενος προσθέτει τον επαγγελματικό σκοπό. Όλα μαζί, αυτά τα αρχεία βοηθούν τον ελεγκτή να κατανοήσει τη δαπάνη· οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να αφήσει κενά.
Για μια αγορά στο εξωτερικό, διατηρήστε το ποσό στο αρχικό νόμισμα παράλληλα με το ποσό που εμφανίζει ο πάροχος πληρωμών. Μια διαφορά μπορεί να οφείλεται σε μετατροπή νομίσματος, προμήθεια, φιλοδώρημα ή μεταγενέστερη προσαρμογή. Μην αλλάζετε το ποσό της αγοράς μόνο και μόνο για να συμφωνεί. Ο οδηγός μας για διασυνοριακά έξοδα εξηγεί πώς να διατηρείτε συνδεδεμένα αυτά τα ποσά.
Ο ελεγκτής θα πρέπει να μπορεί να εγκρίνει τη δαπάνη σύμφωνα με τη διαδικασία της εταιρείας, να ζητά πρόσθετα αποδεικτικά στοιχεία, να την απορρίπτει ή να την αφήνει σε εκκρεμότητα. Καταγράψτε την αιτιολογία και ποιος είναι υπεύθυνος για τυχόν επακόλουθες ενέργειες. Διατηρήστε την έγκριση της επιστροφής χρημάτων ξεχωριστή από τη λογιστική ή φορολογική αντιμετώπιση.
Η φόρμα δεν εγγυάται ότι μια δαπάνη είναι επιστρεπτέα, εκπιπτόμενη ή επιλέξιμη για ανάκτηση ΦΠΑ. Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά χώρα και τύπο δαπάνης. Ο υπεύθυνος οικονομικών ή ο φορολογικός σας σύμβουλος θα πρέπει να αποφασίσει τι είναι αποδεκτό για τη σχετική οντότητα. Για παράδειγμα, οι οδηγίες της HMRC για την τήρηση αρχείων σχετικά με τα έξοδα ταξιδιού εξηγούν ποια αρχεία αφορούν τους εργαζομένους στο Ηνωμένο Βασίλειο· δεν αποτελούν κανόνα για κάθε χώρα.
Αν το ζήτημα αφορά ένα γεύμα με επαγγελματίες καλεσμένους, χρησιμοποιήστε το πρότυπο εξόδων για επαγγελματικό γεύμα για να καταγράψετε επίσης τους παρευρισκόμενους και τον σκοπό. Για μια ομάδα εξόδων, παραπέμψτε σε κάθε δήλωση στην αναφορά εξόδων.
Κάντε τη συλλογή αποδείξεων μέρος της συνήθους διαδικασίας αγορών. Αναθέστε κάθε δαπάνη σε έναν υπεύθυνο, καταστήστε εμφανείς τις αποδείξεις που λείπουν και δώστε στους εργαζομένους έναν σαφή τρόπο για να επιλύσουν το ζήτημα. Μια πολιτική εξόδων θα πρέπει να εξηγεί την προθεσμία υποβολής και τη διαδικασία εξαιρέσεων.
Το Rally εντάσσει τον agent του WhatsApp και τον agent της πλατφόρμας σε αυτή τη ροή εργασίας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να παρέχουν αποδείξεις και το πλαίσιο των εξόδων μέσω WhatsApp· το AutoMatch βοηθά στη σύνδεση των τεκμηρίων με τη συναλλαγή, ενώ η πλατφόρμα παρέχει στην ομάδα έναν χώρο για να διεκπεραιώσει τις υπόλοιπες εργασίες εξόδων. Οι χρήστες ελέγχουν τις ασαφείς αντιστοιχίσεις και τις αποφάσεις πριν οι εγγραφές μεταφερθούν στην υποστηριζόμενη λογιστική ροή εργασίας.
Εξερευνήστε τη διαχείριση εξόδων του Rally ή διαβάστε πώς οι πράκτορες AI βοηθούν στη διαδικασία διαχείρισης εξόδων.
Δωρεάν εκτυπώσιμη φόρμα καταγραφής επαγγελματικών γευμάτων: παρευρισκόμενοι, σκοπός, αποδείξεις, πληρωμές και έγκριση από την εταιρεία.
Δημιουργήστε πολιτική δαπανών με δωρεάν επεξεργάσιμο πρότυπο για αγορές, αποδείξεις, εγκρίσεις, επιστροφές εξόδων, δαπάνες στο εξωτερικό και εξαιρέσεις.
Κατεβάστε δωρεάν αναφορά εξόδων που περιλαμβάνει νομίσματα, αναφορές αποδείξεων, εγκρίσεις και συνολικά ποσά επιστροφής.
