Uma declaração de recibo em falta dá à equipa financeira uma forma consistente de analisar uma despesa quando não é possível encontrar o documento original. Regista os factos, as provas disponíveis e a decisão. Deve tornar visível a incerteza.
Abra a declaração gratuita de recibo em falta. O formulário está em inglês. Preencha-o no seu navegador e imprima-o ou guarde um PDF através do menu de impressão. O formulário não envia as suas informações para a Rally.
Comece por tentar recuperar o recibo
Verifique o e-mail do fornecedor, a conta de cliente ou o portal de reservas e, em seguida, peça uma segunda via. O colaborador também poderá ter uma fotografia nas mensagens ou no rolo da câmara. Registe a tentativa de recuperação para que o próximo revisor saiba o que já foi tentado.
Se chegar uma duplicada mais tarde, associe-a ao mesmo registo de despesas. Mantenha a declaração anterior e o histórico de revisão, e verifique se a despesa não foi registada duas vezes.
O que a declaração deve registar
O modelo separa o relato da despesa feito pela pessoa da decisão do revisor:
| Parte do registo | O que introduzir |
|---|
| Pessoa e empresa | Requerente, entidade jurídica, equipa ou projeto, referência da despesa |
| Compra | Data, fornecedor, local, descrição e finalidade empresarial específica |
| Pagamento | Montante e moeda originais, quem pagou e referência da transação |
| Documento em falta | Motivo da indisponibilidade e passos seguidos para obter uma cópia |
| Outras evidências | Confirmação de reserva, registo da encomenda, referência do extrato ou correspondência |
| Declaração | Confirmação de que os dados estão corretos e de que a despesa ainda não foi declarada |
| Rever | Revisor, decisão, motivo, acompanhamento e data |
Utilize uma referência de pagamento ou os últimos algarismos do cartão, se necessário, para localizar a transação. Não introduza no formulário o número completo do cartão, o código de segurança ou as credenciais de banca online.
A prova de pagamento e a prova de compra respondem a perguntas diferentes
Um extrato do cartão pode comprovar que um pagamento foi efetuado. O recibo do fornecedor descreve a compra. O colaborador acrescenta a finalidade profissional. Em conjunto, estes registos ajudam o revisor a compreender a despesa; qualquer um deles, por si só, pode deixar lacunas.
Numa compra no estrangeiro, mantenha o montante na moeda original juntamente com o montante apresentado pelo prestador de serviços de pagamento. Uma diferença pode refletir uma conversão, uma comissão, uma gorjeta ou um ajuste posterior. Não altere o montante da compra apenas para forçar uma correspondência. O nosso guia de despesas transfronteiriças explica como manter esses montantes associados.
Dê ao revisor uma base real para decidir
O revisor deve poder aprovar a despesa de acordo com o processo da empresa, solicitar mais comprovativos, recusá-la ou deixá-la pendente. Registe o motivo e quem é responsável por qualquer acompanhamento. Mantenha a aprovação do reembolso separada do tratamento contabilístico ou fiscal.
O formulário não garante que uma despesa seja reembolsável, dedutível ou elegível para recuperação do IVA. Os requisitos variam consoante o país e o tipo de despesa. O responsável financeiro ou consultor fiscal da sua entidade deve decidir o que é aceitável para a entidade relevante. Por exemplo, existe uma orientação específica para os trabalhadores no Reino Unido: orientações da HMRC sobre o registo das despesas de viagem . Esta orientação explica quais são os registos relevantes para os trabalhadores no Reino Unido; não constitui uma regra para todos os países.
Se a questão estiver relacionada com uma refeição com convidados de negócios, utilize o modelo de despesas de refeições de negócios para registar também os participantes e a finalidade. Para um conjunto de despesas, consulte cada declaração no relatório de despesas.
Reduza o trabalho repetido relacionado a recibos em falta
Torne a captura de recibos parte da rotina de compras. Atribua cada despesa a um responsável, torne visíveis os comprovativos em falta e dê aos colaboradores uma forma clara de os resolver. Uma política de despesas deve explicar o prazo de envio e o processo de exceção.
A Rally reúne o agente do WhatsApp e o agente da plataforma nesse processo. Os colaboradores podem enviar recibos e informações contextuais sobre despesas através do WhatsApp; o AutoMatch ajuda a associar os comprovativos à transação, enquanto a plataforma proporciona à equipa um espaço para tratar das restantes tarefas relacionadas com despesas. Os utilizadores analisam as correspondências pouco claras e as decisões. Só depois, os registos passam para o fluxo de trabalho de contabilidade suportado.
Explore a gestão de despesas da Rally ou leia como os agentes de IA ajudam no processo de despesas.
