A gestão de despesas é uma sequência de tarefas. Alguém faz uma compra, apresenta os comprovativos, explica a finalidade profissional e esclarece quaisquer dúvidas. A equipa financeira revê o registo e envia a informação aprovada para a contabilidade.
Os agentes de IA são úteis quando ajudam essa sequência a avançar. O valor está em concluir o fluxo de despesas, incluindo as tarefas pendentes e as transferências entre intervenientes.
A Rally combina um agente no WhatsApp com um agente da plataforma para este trabalho. Os colaboradores podem enviar recibos e informações sobre as despesas através do WhatsApp. O agente da plataforma ajuda a equipa a tratar das tarefas relacionadas com despesas dentro da Rally. O AutoMatch associa os recibos às transações, enquanto as pessoas analisam as exceções e fazem a transferência para a contabilidade.
Pense em tarefas, evidências e decisões
A extração de recibos lê os campos de um documento. A correspondência associa os dados comprovativos a uma transação. Um fluxo de despesas também precisa de atribuição, contexto empresarial, revisão e de um resultado que a contabilidade possa utilizar.
| Fase | O que um agente pode ajudar a equipa a fazer | O que é necessário estabelecer |
|---|
| Capturar | Recolha o recibo e o contexto disponível | Entidade, finalidade e responsável pela despesa corretos |
| Correspondência | Associe comprovativos de despesas a uma transação | Se as provas e o pagamento estão relacionados |
| Concluído | Tratar da informação em falta e das questões | Factos que o documento não consegue comprovar |
| Rever | Torne as tarefas pendentes mais fáceis de identificar e gerir | Decisão da política da empresa e tratamento de exceções |
| Contabilidade | Preparar a transferência suportada | Mapeamento, montantes, comprovativos e aprovação corretos |
Utilize esta tabela para definir o fluxo de trabalho necessário. Confirme as ações disponíveis na sua configuração, em vez de presumir que todas as etapas ocorrem sem revisão.
Um fluxo de trabalho prático: uma despesa numa visita ao estrangeiro
Considere um colaborador a comprar materiais enquanto visita um cliente noutro país. Este é um processo ilustrativo, não um resultado de cliente medido.
Na compra: o funcionário guarda o recibo e envia-o através do agente do WhatsApp com o contexto do cliente ou do projeto. O registo precisa do montante da compra e da moeda apresentados pelo fornecedor.
Ao fazer a correspondência: O AutoMatch ajuda a associar esse recibo à transação. O montante cobrado na moeda da conta da empresa pode diferir do montante do recibo. O revisor mantém ambos os montantes e investiga diferenças de conversão ou outras diferenças, em vez de alterar o recibo para fazer com que os números coincidam.
Após a conclusão: a equipa utiliza a plataforma e o respetivo agente para tratar das tarefas de despesas pendentes. Se o nome do fornecedor não for claro ou faltar a finalidade, a pessoa responsável fornece essa informação. Se o documento estiver ilegível, obtém uma cópia melhor.
Na revisão: a pessoa autorizada verifica os elementos comprovativos, a entidade, a finalidade empresarial e a política da empresa. Uma correspondência incerta continua a ser uma questão por resolver. Não deve adquirir o estado de aprovada simplesmente porque os dados foram extraídos.
Na contabilidade: a equipa financeira verifica o registo revisto e a exportação ou integração suportada para essa configuração. A evidência original, a transação e os campos contabilísticos relevantes devem permanecer associados. Consulte o fluxo contabilístico para a oferta atual da Rally.
Defina o tratamento das exceções antes da implementação
Comece pelos casos que a sua empresa enfrenta realmente: dois pagamentos semelhantes, um recibo duplicado, um reembolso, um colaborador a pagar do próprio bolso, um documento em falta e uma compra numa moeda estrangeira. Decida quem resolve cada caso e como uma correção chega ao registo final.
Uma declaração de ausência de recibo pode documentar uma lacuna de evidência. Uma política de despesas estabelece responsabilidades e regras de aprovação. Nem um formulário nem um agente determinam a dedutibilidade fiscal universal ou a recuperação do IVA.
Para explorar a extração de dados dos recibos, utilize o leitor de recibos. Ler um recibo é um passo para obter um registo de despesas completo.
Meça todo o processo
Antes da implementação, registe o tempo que as pessoas dedicam a recolher comprovativos, corrigir registos e preparar a contabilidade. Depois, meça as mesmas tarefas durante um período e com uma combinação de despesas comparáveis.
As métricas úteis incluem a percentagem de despesas com comprovativos anexados, as correspondências que exigem correção, as despesas por resolver no fecho e o tempo entre a compra e um registo contabilístico revisto. Contabilize os erros e o retrabalho, além das tarefas concluídas. Um primeiro passo mais rápido é menos útil se deixar mais trabalho de correção a jusante.
Comece à medida da dimensão da sua empresa
Uma pessoa trabalhadora independente pode ser responsável tanto pela recolha como pela revisão, enquanto um contabilista trata do tratamento final. Uma equipa em crescimento precisa de aprovadores identificados. Uma empresa que opera além-fronteiras também precisa de atribuir a responsabilidade às entidades e de tomar decisões contabilísticas locais.
O fluxo de trabalho pode evoluir à medida que essas responsabilidades crescem. Explore a gestão de despesas da Rally, saiba como pode funcionar em conjunto com o seu banco empresarial juntamente com o seu banco empresarial, ou utilize o guia transfronteiriço para planear uma implementação internacional.
