Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Išlaidų valdymas – tai nuoseklus užduočių procesas. Kažkas atlieka pirkimą, pateikia tai patvirtinančius dokumentus, paaiškina verslo paskirtį ir atsako į visus klausimus. Finansų skyrius peržiūri įrašą ir perduoda patvirtintą informaciją apskaitai.
DI agentai yra naudingi, kai padeda šiam procesui judėti pirmyn. Vertė sukuriama užbaigiant išlaidų procesą, įskaitant nebaigtas užduotis ir perdavimus.
Šiam procesui Rally sujungia WhatsApp agentą ir platformos agentą. Darbuotojai gali pateikti kvitus ir išlaidų informaciją per WhatsApp. Platformos agentas padeda komandai atlikti išlaidų užduotis Rally platformoje. AutoMatch susieja kvitus su operacijomis, o darbuotojai peržiūri išimtis ir perduoda duomenis apskaitai.
Kvitų ištraukimas nuskaito dokumento laukus. Sutapdinimas susieja įrodymus su operacija. Išlaidų procesui taip pat reikia priskyrimo atsakingam asmeniui, verslo konteksto, peržiūros ir apskaitai tinkamo rezultato.
| Etapas | Ką agentas gali padėti komandai atlikti | Ką žmonės turi nustatyti |
|---|---|---|
| Užfiksuoti | Surinkite kvitą ir turimą kontekstą | Tinkamas subjektas, paskirtis ir išlaidų savininkas |
| Atitinka | Susieti kvito įrodymus su operacija | Ar įrodymai ir mokėjimas yra susiję |
| Užbaigta | Išsiaiškinkite trūkstamą informaciją ir atsakykite į klausimus | Faktai, kurių dokumentas negali pagrįsti |
| Peržiūrėti | Lengviau nustatykite ir tvarkykite neatliktas užduotis | Įmonės politikos sprendimas ir išimčių taikymas |
| Apskaita | Paruoškite palaikomą perdavimą | Teisingas susiejimas, sumos, įrodymai ir patvirtinimas |
Naudokite šią lentelę reikiamai darbo eigai apibrėžti. Patvirtinkite, kokie veiksmai galimi jūsų sąrankoje, užuot manę, kad kiekvienas etapas vyksta be peržiūros.
Įsivaizduokite darbuotoją, per vizitą pas klientą kitoje šalyje perkantį reikmenis. Tai iliustracinis procesas, o ne išmatuotas kliento rezultatas.
Pirkimo metu: darbuotojas pasilieka kvitą ir išsiunčia jį per WhatsApp agentą kartu su kliento arba projekto kontekstu. Įraše turi būti tiekėjo nurodyta pirkimo suma ir valiuta.
Atliekant atitikimą: „AutoMatch“ padeda susieti tą kvitą su operacija. Įmonės sąskaitos valiuta nurašyta suma gali skirtis nuo kvite nurodytos sumos. Tikrintojas išsaugo abi sumas ir tiria konvertavimo ar kitus skirtumus, užuot keitęs kvitą, kad skaičiai sutaptų.
Baigus: komanda naudojasi platforma ir jos agentu, kad sutvarkytų nebaigtas išlaidų užduotis. Jei tiekėjo pavadinimas neaiškus arba trūksta paskirties, atsakingas asmuo pateikia šią informaciją. Jei dokumentas neįskaitomas, jie gauna geresnę kopiją.
Peržiūros metu: įgaliotas asmuo patikrina įrodymus, subjektą, verslo tikslą ir įmonės politiką. Neaiškus atitikmuo lieka klausimu, kurį reikia išspręsti. Jam neturėtų būti suteikiamas patvirtintas statusas vien todėl, kad duomenys buvo išgauti.
Apskaitoje: finansų komanda patikrina peržiūrėtą įrašą ir šiam nustatymui palaikomą eksportą arba integraciją. Pirminiai įrodymai, operacija ir susiję apskaitos laukai turi likti susieti. Peržiūrėkite apskaitos darbo eigą, kurioje pateikiamas dabartinis Rally pasiūlymas .
Pradėkite nuo atvejų, su kuriais jūsų verslas iš tiesų susiduria: dviejų panašių mokėjimų, pasikartojančio kvito, grąžinimo, darbuotojo asmeniškai apmokėto pirkimo, trūkstamo dokumento ir pirkinio užsienio valiuta. Nuspręskite, kas spręs kiekvieną atvejį ir kaip pataisymas pateks į galutinį įrašą.
Viena trūkstamo kvito deklaracija gali dokumentuoti įrodymų trūkumą. Be to, išlaidų politika nustato atsakomybę ir patvirtinimo taisykles. Nei forma, nei agentas nenustato universalaus išlaidų atskaitymo mokesčių tikslais ar PVM susigrąžinimo.
Prieš diegimą užfiksuokite, kiek laiko žmonės skiria įrodymams rinkti, įrašams taisyti ir apskaitai parengti. Vėliau per panašų laikotarpį ir su panašia išlaidų struktūra įvertinkite tas pačias užduotis.
Naudingos metrikos apima išlaidų, prie kurių pridėti pagrindžiantys dokumentai, dalį, taisytinų sutapimų skaičių, mėnesio uždarymo metu neišspręstas išlaidas ir laiką nuo pirkimo iki patikrinto apskaitos įrašo. Skaičiuokite klaidas ir pakartotinį darbą, ne tik užbaigtas užduotis. Greitesnis pirmasis žingsnis yra mažiau naudingas, jei dėl jo vėlesniuose etapuose reikia atlikti daugiau taisymo darbų.
Savarankiškai dirbantis asmuo gali būti atsakingas ir už duomenų surinkimą, ir už jų peržiūrą, o buhalteris gali pasirūpinti galutiniu apskaitiniu įforminimu. Augančiai komandai reikia konkrečiai įvardytų tvirtintojų. Tarpvalstybiniu mastu veikiantis verslas taip pat turi nustatyti atsakomybę už juridinius vienetus ir priimti vietos apskaitos sprendimus.
Darbo eiga gali plėstis kartu su šiomis atsakomybėmis. Sužinokite apie Rally išlaidų valdymą, sužinokite, kaip ji gali veikti kartu su jūsų verslo banku, arba naudokite tarpvalstybinį vadovą tarptautiniam diegimui suplanuoti.
Skenuokite įskaitomus kvitus, tikrinkite sumas ir mokesčius, susiekite su mokėjimais ir saugokite įrodymus. Pateiktas penkių kvitų darbo eigos testas.
Lyginkite sąskaitas su užsakymais ir pristatymo įrodymais. Tikrinkite sumas, dublikatus ir mokėjimus pagal neatitikimo pavyzdį ir išimčių kontrolinį sąrašą.
Sužinokite, kaip nebaigti mokėjimai kortele veikia turimas lėšas, kuo rezervavimas skiriasi nuo grąžinimo ir ką finansų komandai patikrinti prieš mokant vėl.
