La gestione delle spese è una sequenza di attività. Qualcuno effettua un acquisto, fornisce la documentazione, spiega la finalità aziendale e risolve eventuali dubbi. Il reparto finanziario esamina la registrazione e invia le informazioni approvate alla contabilità.
Gli agenti di IA sono utili quando aiutano a far avanzare quella sequenza. Il valore sta nel completare il flusso di lavoro delle spese, comprese le attività ancora da svolgere e i passaggi di consegne.
Rally combina un agente WhatsApp e un agente della piattaforma per questo lavoro. I dipendenti possono fornire ricevute e informazioni sulle spese tramite WhatsApp. L’agente della piattaforma aiuta il team a gestire le attività relative alle spese direttamente in Rally. AutoMatch collega le ricevute alle transazioni, mentre le persone esaminano le eccezioni e gestiscono il passaggio alla contabilità.
Pensa per attività, elementi concreti e decisioni
L’estrazione delle ricevute legge i campi di un documento. La corrispondenza collega le evidenze a una transazione. Un flusso di lavoro per le spese richiede anche l’assegnazione della responsabilità, il contesto aziendale, la revisione e un output utilizzabile dalla contabilità.
| Fase | Cosa può aiutare il team a fare un agente | Cosa devono stabilire |
|---|
| Acquisizione | Raccogli la ricevuta e il contesto disponibile | Entità, finalità e responsabile della spesa corretti |
| Corrisponde | Collega la prova della ricevuta a una transazione | Se la documentazione e il pagamento sono associati |
| Completo | Gestione delle informazioni mancanti e delle domande | Fatti che il documento non può dimostrare |
| Recensione | Rendi più facili da individuare e gestire le attività in sospeso | Decisione prevista dalla policy aziendale e gestione delle eccezioni |
| Contabilità | Prepara il passaggio supportato | Mappatura, importi, documentazione e approvazione corretti |
Utilizza questa tabella per definire il flusso di lavoro richiesto. Conferma le azioni disponibili nella tua configurazione, invece di presumere che ogni fase avvenga senza revisione.
Un flusso di lavoro completo: una spesa durante una trasferta all’estero
Consideriamo il caso di un dipendente che acquista forniture mentre visita un cliente in un altro Paese. Si tratta di un processo illustrativo, non di un risultato misurato su un cliente.
Al momento dell'acquisto: il dipendente conserva la ricevuta e la invia tramite l'agente WhatsApp insieme al contesto del cliente o del progetto. La registrazione deve riportare l'importo dell'acquisto e la valuta indicati dal fornitore.
Durante l’abbinamento: AutoMatch aiuta a collegare quella ricevuta alla transazione. L’importo addebitato nella valuta del conto aziendale può differire dall’importo della ricevuta. Il revisore conserva entrambi gli importi e verifica le differenze di conversione o di altro tipo, invece di modificare la ricevuta per far coincidere gli importi.
Al termine: il team utilizza la piattaforma e il relativo agente per gestire le attività di spesa in sospeso. Se il nome del fornitore non è chiaro o manca la causale, la persona responsabile fornisce tali informazioni. Se il documento è illeggibile, ottiene una copia migliore.
Al momento della revisione: la persona autorizzata verifica le prove, l'entità, lo scopo aziendale e la politica aziendale. Una corrispondenza incerta resta una questione da risolvere. Non dovrebbe essere considerata approvata semplicemente perché i dati sono stati estratti.
In contabilità: il team finanziario verifica il record esaminato e l'esportazione o l'integrazione supportata per quella configurazione. Le evidenze originali, la transazione e i campi contabili pertinenti devono rimanere collegati. Per maggiori informazioni, consulta il seguente documento: flusso contabile che illustra l'offerta attuale di Rally.
Definisci la gestione delle eccezioni prima del lancio
Inizia dai casi che la tua azienda si trova realmente ad affrontare: due pagamenti simili, una ricevuta duplicata, un rimborso, un dipendente che paga di tasca propria, un documento mancante e un acquisto in valuta estera. Decidi chi risolve ciascun caso e come una correzione confluisce nel registro definitivo.
Una dichiarazione di ricevuta mancante può documentare una lacuna probatoria. Una politica delle spese stabilisce responsabilità e regole di approvazione. Né un modulo né un agente determina la deducibilità fiscale universale o il recupero dell’IVA.
Per esplorare l'estrazione delle ricevute, usa il scanner delle ricevute. Leggere una ricevuta è un passo verso un registro completo delle spese.
Misura l’intero processo
Prima dell’implementazione, registra il tempo che le persone dedicano alla raccolta delle evidenze, alla correzione dei dati e alla preparazione della contabilità. In seguito, misura le stesse attività per un periodo e una tipologia di spese comparabili.
Tra le metriche utili rientrano la quota di spese con documentazione allegata, le corrispondenze che richiedono una correzione, le spese non risolte alla chiusura e il tempo che intercorre tra l’acquisto e una registrazione contabile verificata. È importante conteggiare gli errori e le rilavorazioni, oltre alle attività completate. Un primo passaggio più rapido è meno utile se comporta più lavoro di correzione nelle fasi successive.
Inizia dalle dimensioni della tua azienda
Un lavoratore autonomo può occuparsi sia della raccolta sia della revisione, mentre un commercialista gestisce la contabilizzazione finale. Un team in crescita ha bisogno di approvatori designati. Un’azienda che opera oltre confine ha inoltre bisogno di definire la titolarità delle entità e di prendere decisioni contabili a livello locale.
Il flusso di lavoro può evolversi per includere queste responsabilità. Scopri la gestione delle spese di Rally, per capire come può affiancarsi alla tua banca aziendale, oppure usa la guida transfrontaliera per pianificare un'implementazione internazionale.
