Il tuo conto aziendale e il processo di gestione delle spese possono lavorare insieme. Il conto bancario custodisce e trasferisce il denaro dell’azienda. Il processo di gestione delle spese collega un acquisto al suo titolare, alla finalità aziendale, alla ricevuta, alla revisione e alla registrazione contabile.
Mantenere un conto bancario esistente non completa di per sé queste attività di gestione delle spese. Aggiungere una piattaforma per le spese richiede un piano chiaro per i punti di incontro tra i due processi.
Mappa il percorso di un acquisto
Inizia con una spesa ricorrente, come le forniture per un lavoro o il carburante per un veicolo aziendale. Seguila dal finanziamento alla contabilità e annota chi è responsabile di ogni fase.
| Passaggio | Domanda da risolvere |
|---|
| Finanziamento | Da dove provengono i fondi e chi li mette a disposizione? |
| Pagamento | Quale metodo di pagamento aziendale deve utilizzare? |
| Prova | Dove devono essere presentati la ricevuta e lo scopo aziendale? |
| Esamina | Chi risolve le informazioni mancanti e prende la decisione sulla policy? |
| Contabilità | Quale sistema riceve il record verificato e in quale formato supportato? |
| Riconciliazione | Chi verifica i movimenti dei fondi, gli acquisti e il saldo finale? |
Mantenere esplicite queste responsabilità aiuta il titolare dell’azienda a collaborare con il commercialista e offre a un team più numeroso un processo condiviso.
Separa i movimenti di finanziamento dagli acquisti
Quando un'azienda mette fondi a disposizione di un sistema di carte prepagate, il trasferimento dei fondi e un acquisto successivo hanno ruoli diversi. Il reparto finanziario ha bisogno di entrambe le registrazioni e dovrebbe stabilire il corretto trattamento contabile. Evitate di registrare la stessa spesa economica una volta al momento del finanziamento e una seconda volta quando la carta viene utilizzata.
Una carta carburante prepagata necessita inoltre di un responsabile operativo per il saldo disponibile. Concordate chi lo monitora, come organizzare il finanziamento e cosa deve fare il dipendente se un acquisto non può essere completato. «Prepagata» descrive il modo in cui viene finanziata la spesa; non significa che sia una linea di credito.
Conferma quali transazioni entrano nel flusso delle spese
Decidete se l’ambito iniziale comprende i pagamenti Rally, le richieste di rimborso pagate dai dipendenti o altre fonti supportate. Documentate tutti gli acquisti che restano in un processo separato, così che i dipendenti e il team finanziario sappiano dove gestirli.
Non dia per scontato che il mantenimento di un conto bancario consenta di importare, abbinare o controllare ogni transazione bancaria da un'altra piattaforma. Si tratta di funzionalità specifiche da verificare. Per Rally, verifichi per la sua azienda l'assetto di finanziamento supportato e l'ambito dei pagamenti. Confermi inoltre l'output contabile per la sua azienda prima del lancio.
Aggiungi la documentazione dove si svolge il lavoro
I dipendenti hanno bisogno di un modo pratico per fornire le ricevute e il contesto che un record di pagamento non può spiegare. L’agente WhatsApp di Rally aiuta a gestire le attività relative alle spese per cui i dipendenti possono inviare il documento e i dettagli pertinenti. AutoMatch collega le ricevute alle transazioni, mentre l’agente della piattaforma aiuta il team a gestire le attività relative alle spese all’interno di Rally.
Usa un revisore designato per le prove incomplete, le corrispondenze poco chiare e le decisioni relative alle policy aziendali. Definisci il processo in una policy sulle spese, e utilizza un report delle spese quando l'azienda ha ancora bisogno di un passaggio di consegne basato su un report.
Prova il passaggio di consegne al tuo commercialista
Prima di ampliare l'operatività, segui un acquisto dall'inizio alla fine attraverso l'esportazione o l'integrazione supportata. Verifica l'entità, l'importo, la valuta, il riferimento della documentazione e la mappatura al piano dei conti. Concorda come gestire le correzioni, i rimborsi e i record duplicati.
Per un acquisto in valuta estera, conserva l'importo originale del fornitore e l'importo addebitato all'azienda. Le commissioni e le differenze di conversione devono rimanere comprensibili nella registrazione. La guida alle spese transfrontaliere tratta questo tema in modo più dettagliato.
Inizia con un ambito gestibile
Un lavoratore autonomo potrebbe iniziare con un veicolo e un piccolo insieme di acquisti aziendali. Un’azienda più grande potrebbe iniziare con un team o un’entità giuridica. Scegli un ambito che includa le spese ordinarie e le eccezioni che devi comprendere.
Confermate che le persone coinvolte siano in grado di finanziare, pagare, presentare la documentazione, verificare e contabilizzare gli acquisti. Poi ampliate il processo sulla base di ciò che ha appreso il primo gruppo.
Scopri la gestione delle spese di Rally, consulta le carte carburante per lavoratori autonomi, oppure scopri come gli agenti di IA supportano il flusso di gestione delle spese.
