Je zakelijke bankrekening en je onkostenproces kunnen samenwerken. Bankieren houdt zakelijk geld aan en verplaatst het. Het onkostenproces koppelt een aankoop aan de eigenaar, het zakelijke doel, het bonnetje, de controle en de boekhouding.
Het aanhouden van een bestaande bankrekening rondt die onkostentaken op zichzelf niet af. Voor het toevoegen van een onkostenplatform is een duidelijk plan nodig voor de punten waarop de twee processen samenkomen.
Breng het aankoopproces in kaart
Begin met één terugkerende uitgave, zoals benodigdheden voor een klus of brandstof voor een bedrijfsvoertuig. Volg deze van financiering tot boekhouding en noteer wie verantwoordelijk is voor elke stap.
| Stap | Te beantwoorden vraag |
|---|
| Financiering | Waar komt het geld vandaan en wie stelt het beschikbaar? |
| Betaling | Welke betaalmethode van het bedrijf moet de persoon gebruiken? |
| Bewijs | Waar moeten het ontvangstbewijs en het zakelijke doel worden ingediend? |
| Beoordelen | Wie ontbrekende informatie aanvult en het beleidsbesluit neemt |
| Boekhouding | Welk systeem ontvangt het gecontroleerde record en in welk ondersteund formaat? |
| Reconciliatie | Wie controleert de geldstromen, aankopen en het eindsaldo? |
Door deze verantwoordelijkheden expliciet te maken, kan een bedrijfseigenaar samenwerken met een accountant en krijgt een groter team een gemeenschappelijk proces.
Financieringsstromen scheiden van aankopen
Wanneer een bedrijf geld beschikbaar stelt voor een prepaidkaartprogramma, hebben die geldstroom en een latere aankoop verschillende functies. Finance heeft beide registraties nodig en moet de juiste boekhoudkundige verwerking vaststellen. Voorkom dat dezelfde economische uitgave één keer bij het beschikbaar stellen van het geld en nogmaals bij het gebruik van de kaart wordt geboekt.
Een voorafbetaalde tankpas heeft ook een operationeel verantwoordelijke nodig voor het beschikbare saldo. Spreek af wie de kaart controleert, hoe de financiering wordt geregeld en wat de medewerker doet als een aankoop niet kan doorgaan. ‘Vooraf betaald’ beschrijft hoe uitgaven worden gefinancierd; het betekent niet dat er sprake is van een kredietfaciliteit.
Bevestig welke transacties in de declaratieflow terechtkomen
Bepaal of de initiële scope Rally-betalingen, door werknemers voorgeschoten declaraties of andere ondersteunde bronnen omvat. Leg alle aankopen vast die in een apart proces blijven, zodat werknemers en finance weten waar ze deze moeten afhandelen.
Ga er niet van uit dat het aanhouden van een bankrekening betekent dat elke banktransactie vanaf een ander platform kan worden geïmporteerd, gematcht of beheerd. Dit zijn specifieke mogelijkheden die u moet controleren. Controleer voor Rally de ondersteunde financieringsconstructie, de reikwijdte van de betalingen en de boekhoudkundige output voor uw bedrijf voordat u de implementatie start.
Voeg de bewijsstukken toe waar het werk plaatsvindt
Werknemers hebben een praktische manier nodig om bonnetjes en de context die een betaaltransactie niet kan verklaren, aan te leveren. De WhatsApp-agent van Rally helpt bij die onkostentaken, zodat werknemers het document en relevante details kunnen versturen. AutoMatch koppelt bonnetjes aan transacties, terwijl de platformagent het team helpt om onkostentaken binnen Rally af te handelen.
Wijs een aangewezen beoordelaar aan voor onvolledig bewijs, onduidelijke overeenkomsten en beslissingen over bedrijfsbeleid. Definieer het proces in een uitgavenbeleid, en gebruik een onkostendeclaratie wanneer het bedrijf nog steeds een overdracht op basis van een rapport nodig heeft.
Test de overdracht aan je accountant
Volg een aankoop helemaal tot aan de ondersteunde export of integratie voordat je opschaalt. Controleer de entiteit, het bedrag, de valuta, de verwijzing naar het bewijsstuk en de koppeling aan het rekeningschema. Spreek af hoe correcties, terugbetalingen en dubbele records worden verwerkt.
Bij een aankoop in een vreemde valuta behoudt u het oorspronkelijke bedrag van de leverancier en het bedrag dat aan het bedrijf in rekening wordt gebracht. Kosten en omrekeningsverschillen moeten in de registratie begrijpelijk blijven. Dit wordt uitgebreider behandeld in de gids voor grensoverschrijdende uitgaven .
Begin met een beheersbare omvang
Een zelfstandige begint misschien met één voertuig en een beperkt aantal zakelijke aankopen. Een groter bedrijf begint mogelijk met één team of juridische entiteit. Kies een scope die de normale uitgaven en de uitzonderingen omvat die u moet begrijpen.
Bevestig dat de betrokken personen de aankopen kunnen financieren, betalen, bewijsstukken kunnen indienen, controleren en verantwoorden. Breid het proces vervolgens uit op basis van wat de eerste groep heeft geleerd.
Ontdek Rally's onkostenbeheer, bekijk tankpassen voor zelfstandigen, of ontdek hoe AI-agenten het onkostenproces ondersteunen.
