Teie ettevõtte pangandus ja kuluhaldusprotsess saavad toimida ühtse tervikuna. Pangandus hoiab ja liigutab ettevõtte raha. Kuluhaldusprotsess seob ostu selle tegija, ärilise eesmärgi, kviitungi, ülevaatuse ja raamatupidamiskandega.
Olemasoleva pangakonto säilitamine ei lahenda iseenesest neid kuluarvestusega seotud ülesandeid. Kuluhaldusplatvormi lisamine eeldab selget plaani nende protsesside kokkupuutepunktide jaoks.
Kaardista ostu teekond
Alustage ühest korduvast kulust, näiteks tööks vajalike tarvikute või ettevõtte sõiduki kütuse eest tasumisest. Jälgige seda alates rahastamisest kuni raamatupidamiseni ning pange kirja, kes iga sammu eest vastutab.
| Samm | Lahendamist vajav küsimus |
|---|
| Rahastamine | Kust raha pärineb ja kes selle kättesaadavaks teeb? |
| Makse | Millist ettevõtte makseviisi peaks inimene kasutama? |
| Tõendid | Kuhu tuleb esitada kviitung ja äriline eesmärk? |
| Ülevaade | Kes lahendab puuduva teabe küsimused ja teeb poliitikaotsuse? |
| Raamatupidamine | Milline süsteem saab üle vaadatud kirje ja millises toetatud vormingus? |
| Kooskõlastamine | Kes kontrollib raha liikumist, oste ja lõppsaldot? |
Nende kohustuste selge määratlemine aitab ettevõtte omanikul raamatupidajaga koostööd teha ja annab suuremale meeskonnale ühise tööprotsessi.
Eralda rahaliikumised ostudest
Kui ettevõte teeb ettemakstud kaardi lahenduses raha kättesaadavaks, on selle rahastamistehingul ja hilisemal ostul erinev roll. Finantsmeeskond vajab mõlema kohta arvestuskannet ning peab määrama õige raamatupidamiskäsitluse. Vältige sama majanduskulu kajastamist esmalt rahastamisel ja seejärel uuesti kaardi kasutamisel.
Ka ettemakstud kütusekaart vajab saadaoleva saldo haldamiseks igapäevase haldamise eest vastutavat isikut. Leppige kokku, kes seda jälgib, kuidas rahastamine korraldatakse ja mida töötaja teeb, kui ostu ei saa teha. Ettemakstud tähendab, kuidas kulutusi rahastatakse; see ei tähenda krediidivõimalust.
Kinnitage, millised tehingud suunatakse kuluarvestuse töövoogu
Otsustage, kas esialgne ulatus hõlmab Rally makseid, töötajate enda tasutud kuluhüvitise nõudeid või muid toetatud allikaid. Dokumenteerige kõik ostud, mis jäävad eraldi protsessi, et töötajad ja finantsmeeskond teaksid, kus neid käsitleda.
Ärge eeldage, et pangakonto säilitamine tähendab, et kõiki pangatehinguid saab teiselt platvormilt importida, sobitada või kontrollida. Need on konkreetsed võimalused, mille olemasolu tuleb kinnitada. Rally puhul kontrollige toetatud rahastamiskorraldust, maksete ulatust ja raamatupidamisväljundit oma ettevõtte jaoks enne kasutuselevõttu.
Lisa tõendid seal, kus töö toimub
Töötajad vajavad praktilist viisi kviitungite ja sellise konteksti edastamiseks, mida maksekirje ei suuda selgitada. Rally WhatsAppi agent aitab selliste kulutustega seotud ülesannete puhul, võimaldades töötajatel saata dokumendi ja asjakohased üksikasjad. AutoMatch seob kviitungid tehingutega, samal ajal kui platvormiagent aitab meeskonnal Rally sees kulutustega seotud ülesandeid lahendada.
Määrake puudulike tõendite, ebaselgete vastete ja ettevõtte poliitikaga seotud otsuste jaoks kindel ülevaataja. Määratlege protsess kulupoliitikas, ning kasutage kuluraportit juhul, kui ettevõte vajab endiselt aruandepõhist üleandmist.
Testi sujuvat üleandmist oma raamatupidajale
Enne laiendamist jälgige ostu kogu teekonna ulatuses kuni toetatud ekspordi või integratsioonini. Kontrollige üksust, summat, valuutat, tõendi viidet ja vastavust kontoplaanile. Leppige kokku, kuidas käsitletakse parandusi, tagasimakseid ja topeltkirjeid.
Välisvaluutas tehtud ostu puhul jätke alles tarnija algsumma ja ettevõttelt debiteeritud summa. Tasud ja konverteerimise erinevused peaksid registris jääma arusaadavaks. Selle kohta leiate üksikasjalikumat teavet. piiriüleste kulude juhend käsitleb seda üksikasjalikumalt.
Alustage jõukohasest mahust
FIE võib alustada ühe sõiduki ja väikese hulga ärikuludega. Suurem ettevõte võib alustada ühe meeskonna või juriidilise isikuga. Valige ulatus, mis hõlmab tavapäraseid kulutusi ja erandeid, mida peate mõistma.
Kinnitage, et asjaosalised suudavad ostusid rahastada, nende eest tasuda, esitada tõendeid, need üle vaadata ja raamatupidamises kajastada. Seejärel laiendage protsessi, kasutades esimese rühma õpitut.
Tutvu Rally kuluhaldusega, vaata füüsilisest isikust ettevõtjatele mõeldud kütusekaarte, või saa teada, kuidas AI-agendid toetavad kuluhalduse töövoogu.
