Bančništvo za vaše podjetje in vaš proces upravljanja stroškov lahko delujeta usklajeno. Bančništvo hrani in premika denar podjetja. Proces upravljanja stroškov poveže nakup z njegovim lastnikom, poslovnim namenom, računom, pregledom in računovodsko evidenco.
Ohranitev obstoječega bančnega računa sama po sebi ne dokonča teh opravil, povezanih s stroški. Dodajanje platforme za upravljanje stroškov zahteva jasen načrt za točke, na katerih se oba procesa srečata.
Spremljajte potek nakupa
Začnite z enim ponavljajočim se stroškom, na primer z materialom za delo ali gorivom za službeno vozilo. Spremljajte ga od financiranja do računovodstva in zapišite, kdo je odgovoren za posamezen korak.
| Korak | Vprašanje za razrešitev |
|---|
| Financiranje | Od kod prihaja denar in kdo ga daje na voljo? |
| Plačilo | Kateri način plačila podjetja naj oseba uporabi? |
| Dokazila | Kje je treba predložiti račun in poslovni namen? |
| Pregled | Kdo razrešuje manjkajoče informacije in sprejema odločitve glede pravilnika? |
| Računovodstvo | Kateri sistem prejme pregledani zapis in v kateri podprti obliki? |
| Uskladitev | Kdo preverja gibanje sredstev, nakupe in končno stanje? |
Jasno opredeljene odgovornosti lastniku podjetja olajšajo sodelovanje z računovodjo in večji ekipi omogočijo enoten postopek.
Ločite premike sredstev od nakupov
Ko podjetje nakaže sredstva na predplačniški kartični račun, imata ta prenos sredstev in poznejši nakup različni vlogi. Finance potrebuje oba zapisa in mora določiti ustrezno računovodsko obravnavo. Izogibajte se temu, da bi isti ekonomski strošek evidentirali enkrat ob nakazilu sredstev in še enkrat ob uporabi kartice.
Tudi predplačniška kartica za gorivo potrebuje operativnega skrbnika za razpoložljivo stanje. Dogovorite se, kdo ga spremlja, kako se uredi financiranje in kaj zaposleni stori, če nakupa ni mogoče izvesti. Predplačilo opisuje način financiranja porabe; ne pomeni kreditne možnosti.
Potrdite, katere transakcije vstopijo v postopek obračunavanja stroškov
Odločite se, ali začetni obseg vključuje plačila Rally, zahtevke za povračilo stroškov, ki jih plačajo zaposleni, ali druge podprte vire. Dokumentirajte vse nakupe, ki ostanejo v ločenem postopku, da bodo zaposleni in finančna ekipa vedeli, kje jih obravnavati.
Ne predpostavljajte, da ohranitev bančnega računa pomeni, da je mogoče vsako bančno transakcijo uvoziti, uskladiti ali nadzorovati z druge platforme. To so posebne zmogljivosti, ki jih je treba preveriti. Pri Rally preverite podprto ureditev financiranja, obseg plačil in računovodski izpis za svoje poslovanje pred uvedbo.
Dokazila dodajte tam, kjer delo poteka
Zaposleni potrebujejo praktičen način za predložitev računov in dodatnega konteksta, ki ga iz samega zapisa o plačilu ni mogoče razbrati. Agent WhatsApp v okolju Rally pomaga pri opravilih, povezanih s stroški, pri katerih lahko zaposleni pošljejo dokument in ustrezne podrobnosti. AutoMatch poveže račune s transakcijami, agent platforme pa ekipi pomaga obravnavati opravila, povezana s stroški, v okolju Rally.
Uporabite imenovanega pregledovalca za nepopolna dokazila, nejasna ujemanja in odločitve glede politike podjetja. Postopek opredelite v pravilniku o stroških, pri čemer uporabite poročilo o stroških tam, kjer podjetje še vedno potrebuje predajo na podlagi poročila.
Preizkusite predajo računovodji
Preden razširite obseg, sledite nakupu skozi celoten podprt izvoz ali integracijo. Preverite subjekt, znesek, valuto, sklic na dokazilo in preslikavo v kontni načrt. Dogovorite se, kako boste obravnavali popravke, vračila in podvojene zapise.
Pri nakupu v tuji valuti ohranite prvotni znesek dobavitelja in znesek, ki ga podjetju zaračunajo. Provizije in razlike pri pretvorbi naj ostanejo razumljive v evidenci. vodnik po čezmejnih stroških ponuja več podrobnosti.
Začnite z obvladljivim obsegom
Samozaposlena oseba lahko začne z enim vozilom in manjšim obsegom poslovnih nakupov. Večje podjetje lahko začne z eno ekipo ali pravno osebo. Izberite obseg, ki vključuje običajno porabo in izjeme, ki jih morate razumeti.
Potrdite, da lahko vključeni ljudje financirajo, plačajo, predložijo dokazila, pregledajo in knjižijo nakupe. Nato razširite proces na podlagi spoznanj prve skupine.
Raziščite upravljanje stroškov v Rallyju, oglejte si kartice za gorivo za samozaposlene, ali izvedite, kako agenti umetne inteligence podpirajo proces upravljanja stroškov.
