Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Daugiau niekada nebetvarkykite išlaidų
Rally AutoMatch agentas viskuo pasirūpina už jus
Jūsų verslo bankininkystė ir išlaidų tvarkymo procesas gali veikti kartu. Bankininkystė saugo ir perveda verslo lėšas. Išlaidų tvarkymo procesas susieja pirkinį su jo savininku, verslo paskirtimi, kvitu, peržiūra ir apskaitos įrašu.
Esamos banko sąskaitos išlaikymas savaime neužbaigia šių išlaidų tvarkymo užduočių. Pridėjus išlaidų valdymo platformą, reikia aiškaus plano, kaip sąveikauja šie du procesai.
Pradėkite nuo vienos pasikartojančios išlaidos, pavyzdžiui, darbo priemonėms skirtų reikmenų ar įmonės transporto priemonės degalų. Atsekite ją nuo finansavimo iki apskaitos ir užrašykite, kas atsakingas už kiekvieną etapą.
| Žingsnis | Spręstinas klausimas |
|---|---|
| Finansavimas | Iš kur gaunami pinigai ir kas juos suteikia? |
| Mokėjimas | Kokį įmonės mokėjimo būdą turėtų naudoti asmuo? |
| Įrodymai | Kur reikėtų pateikti kvitą ir nurodyti verslo paskirtį? |
| Peržiūra | Kas išsprendžia informacijos trūkumo klausimus ir priima sprendimą dėl politikos? |
| Apskaita | Kuri sistema gauna peržiūrėtą įrašą ir kokiu palaikomu formatu? |
| Suderinimas | Kas tikrina lėšų judėjimą, pirkimą ir galutinį likutį? |
Aiškiai apibrėžus šias atsakomybes, verslo savininkui lengviau bendradarbiauti su buhalteriu, o didesnė komanda gali vadovautis bendra tvarka.
Kai įmonė perveda lėšų į išankstinio mokėjimo kortelės sistemą, šis lėšų pervedimas ir vėlesnis pirkimas atlieka skirtingus vaidmenis. Finansų skyriui reikia abiejų įrašų ir jis turėtų nustatyti tinkamą apskaitos tvarką. Venkite tą pačią ekonominę sąnaudą registruoti vieną kartą atliekant lėšų pervedimą ir dar kartą naudojant kortelę.
Taip pat išankstinio mokėjimo degalų kortelei reikia už veiklą atsakingo asmens. Susitarkite, kas ją stebi, kaip organizuojamas finansavimas ir ką darbuotojas turi daryti, jei pirkimo užbaigti nepavyksta. Išankstinis apmokėjimas apibūdina, kaip finansuojamos išlaidos; tai nereiškia kredito linijos.
Nuspręskite, ar pradinė apimtis apima „Rally“ mokėjimus, darbuotojų apmokėtas išlaidas ar kitus palaikomus šaltinius. Dokumentuokite visus pirkimus, kurie lieka atskirame procese, kad darbuotojai ir finansų skyrius žinotų, kur juos tvarkyti.
Nenumanykite, kad vien tai, jog išlaikote banko sąskaitą, reiškia, kad kiekvieną banko operaciją galima importuoti, suderinti ar valdyti iš kitos platformos. Tai konkrečios funkcijos, kurias reikia patikrinti. Naudodami Rally, prieš diegdami patikrinkite savo verslui palaikomą finansavimo struktūrą, mokėjimų apimtį ir apskaitos duomenų išvestį savo verslui.
Darbuotojams reikia praktiško būdo pateikti kvitus ir paaiškinti aplinkybes, kurių mokėjimo įrašas negali atskleisti. Rally WhatsApp agentas padeda atlikti su išlaidomis susijusias užduotis – darbuotojai gali išsiųsti dokumentą ir svarbią informaciją. „AutoMatch“ susieja kvitus su operacijomis, o platformos agentas padeda komandai spręsti išlaidų užduotis Rally platformoje.
Naudokite paskirtą vertintoją, kai įrodymai neišsamūs, atitikmenys neaiškūs ar priimami sprendimai dėl įmonės politikos. Aprašykite procesą išlaidų politikoje, o ten, kur įmonei vis dar reikia ataskaita grindžiamo perdavimo, naudokite išlaidų ataskaitą .
Prieš plėsdami procesą, nuosekliai patikrinkite visą pirkimo eigą iki palaikomo eksporto ar integracijos. Patikrinkite subjektą, sumą, valiutą, įrodymo nuorodą ir susiejimą su sąskaitų planu. Sutarkite, kaip bus tvarkomi taisymai, grąžinamosios išmokos ir pasikartojantys įrašai.
Pirkdami užsienio valiuta, išsaugokite tiekėjo pradinę sumą ir verslui nurašytą sumą. Mokesčiai ir konvertavimo skirtumai įraše turėtų išlikti suprantami. Daugiau informacijos rasite tarpvalstybinių išlaidų vadove – jame tai aptariama išsamiau.
Savarankiškai dirbantis asmuo gali pradėti nuo vienos transporto priemonės ir nedidelio verslo pirkinių skaičiaus. Didesnė įmonė gali pradėti nuo vienos komandos ar juridinio subjekto. Pasirinkite apimtį, apimančią įprastas išlaidas ir išimtis, kurias turite suprasti.
Patvirtinkite, kad susiję žmonės gali finansuoti pirkimus, už juos sumokėti, pateikti įrodymus, juos peržiūrėti ir apskaityti. Tada išplėskite procesą, pasinaudodami tuo, ką išmoko pirmoji grupė.
Peržiūrėkite Rally išlaidų valdymą, žr. degalų korteles savarankiškai dirbantiems asmenims, arba sužinokite, kaip DI agentai padeda valdyti išlaidas.
Nemokama spausdinama verslo maitinimo išlaidų forma: dalyviai, paskirtis, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
Praktinis tarpvalstybinių išlaidų, valiutų, kvitų ir apskaitos peržiūros vadovas.
Sužinokite, kaip WhatsApp ir platformos agentai padeda užfiksuoti, susieti, peržiūrėti verslo išlaidas ir parengti jas apskaitai.
