Upravljanje stroškov je zaporedje opravil. Nekdo opravi nakup, predloži dokazila, pojasni poslovni namen in razreši morebitna vprašanja. Finance pregledajo zapis in odobrene podatke pošljejo v računovodstvo.
Agenti umetne inteligence so uporabni, ko pomagajo ta potek premakniti naprej. Njihova vrednost je v dokončanju procesa obdelave stroškov, vključno z nedokončanimi opravili in predajami.
Rally za to delo združuje agenta WhatsApp in agenta platforme. Zaposleni lahko prek WhatsAppa predložijo račune in kontekst stroškov. Agent platforme ekipi pomaga pri obravnavi opravil, povezanih s stroški, znotraj platforme Rally. AutoMatch poveže račune s transakcijami, pri čemer ljudje pregledajo izjeme in predajo podatkov računovodstvu.
Razmišljajte v smislu nalog, dokazov in odločitev
Izvleček podatkov iz računa prebere polja iz dokumenta. Ujemanje poveže dokaze s transakcijo. Delovni tok za stroške potrebuje tudi določitev odgovorne osebe, poslovni kontekst, pregled in rezultat, ki ga lahko računovodstvo uporabi.
| Faza | Pri čem lahko agent pomaga ekipi | Kaj morajo ljudje ugotoviti |
|---|
| Zajem | Zberite račun in razpoložljivi kontekst | Pravi subjekt, namen in nosilec stroškov |
| Ujemanje | Povežite dokazilo o računu s transakcijo | Ali dokazilo in plačilo spadata skupaj |
| Dokončano | Razjasnite manjkajoče informacije in vprašanja | Dejstva, ki jih dokument ne more dokazati |
| Pregled | Olajšajte prepoznavanje in obravnavo odprtih opravil | Odločitev v skladu s politiko podjetja in obravnava izjem |
| Računovodstvo | Pripravite podprto predajo | Pravilno povezovanje, zneski, dokazila in odobritev |
S to tabelo določite zahtevani potek dela. Potrdite, katera dejanja so na voljo v vaši nastavitvi, namesto da bi predpostavljali, da vsaka faza poteka brez pregleda.
Praktičen primer poteka: strošek na potovanju v tujino
Predstavljajte si zaposlenega, ki med obiskom stranke v drugi državi kupuje potrebščine. To je ponazoritev postopka, ne izmerjen rezultat stranke.
Ob nakupu: zaposleni račun shrani in ga prek agenta WhatsApp pošlje skupaj s kontekstom stranke ali projekta. Zapis mora vsebovati znesek nakupa in valuto, ki jo navede dobavitelj.
Pri usklajevanju: Samodejno ujemanje pomaga povezati to potrdilo s transakcijo. Znesek, zaračunan v valuti računa podjetja, se lahko razlikuje od zneska na potrdilu. Pregledovalec ohrani oba zneska in razišče razlike pri pretvorbi ali druge razlike, namesto da bi spreminjal potrdilo, da bi se številke ujemale.
Ob zaključku: ekipa uporablja platformo in njenega agenta za reševanje odprtih nalog, povezanih s stroški. Če ime dobavitelja ni jasno ali manjka namen, odgovorna oseba zagotovi te podatke. Če dokumenta ni mogoče prebrati, pridobijo boljšo kopijo.
Pri preverjanju: pooblaščena oseba preveri dokaze, subjekt, poslovni namen in politiko podjetja. Negotovo ujemanje ostane vprašanje, ki ga je treba razrešiti. Ne sme pridobiti odobrenega statusa zgolj zato, ker so bili podatki izluščeni.
V računovodstvu: finančna ekipa preveri pregledani zapis ter podprti izvoz ali integracijo za to nastavitev. Izvirna dokazila, transakcija in ustrezna računovodska polja morajo ostati povezani. Oglejte si računovodski potek dela za trenutno ponudbo družbe Rally.
Opredelite obravnavo izjem pred uvedbo
Začnite s primeri, s katerimi se vaše podjetje dejansko srečuje: z dvema podobnima plačiloma, podvojenim računom, vračilom kupnine, zaposlenim, ki plača iz lastnega žepa, manjkajočim dokumentom in nakupom v tuji valuti. Določite, kdo bo rešil posamezen primer in kako bo popravek vnesen v končni zapis.
Izjava o manjkajočem računu lahko dokumentira vrzel v dokazilih. Politika stroškov določa odgovornosti in pravila odobravanja. Niti obrazec niti agent ne določata univerzalne davčne odbitnosti ali povračila DDV.
Če želite raziskati samo pridobivanje podatkov iz računov, uporabite skener računov. Branje računa je prvi korak do popolnega zapisa o stroških.
Izmerite celoten proces
Pred uvedbo zabeležite čas, ki ga ljudje porabijo za zbiranje dokazil, popravljanje evidenc in pripravo računovodstva. Po uvedbi v primerljivem obdobju in pri primerljivi mešanici stroškov izmerite ista opravila.
Uporabni kazalniki vključujejo delež stroškov s priloženimi dokazili, ujemanja, ki jih je treba popraviti, nerazrešene stroške ob zaključku ter čas od nakupa do pregledanega računovodskega zapisa. Upoštevajte tako napake in ponovno delo kot dokončane naloge. Hitrejši prvi korak je manj koristen, če povzroči več popravljanja v nadaljevanju procesa.
Začnite glede na velikost svojega podjetja
Samozaposlena oseba je lahko odgovorna tako za zajem kot pregled, računovodja pa poskrbi za končno računovodsko obravnavo. Rastoča ekipa potrebuje imenovane potrjevalce. Podjetje, ki posluje čez meje, potrebuje tudi določitev odgovornosti po pravnih osebah in lokalne računovodske odločitve.
Ta potek dela se lahko širi skupaj s temi odgovornostmi. Raziščite Rally za upravljanje stroškov, preverite, kako lahko deluje ob vaši poslovni banki, ali pa uporabite čezmejni vodnik za načrtovanje mednarodne uvedbe.
