Správa výdavkov je sled úloh. Niekto uskutoční nákup, doloží ho, vysvetlí jeho obchodný účel a vyrieši prípadné otázky. Finančné oddelenie skontroluje záznam a odošle schválené informácie do účtovníctva.
Agenti AI sú užitoční vtedy, keď pomáhajú posúvať túto postupnosť vpred. Ich prínos spočíva v dokončení procesu spracovania výdavkov vrátane nedokončených úloh a odovzdaní.
Rally na túto úlohu kombinuje agenta WhatsApp a agenta platformy. Zamestnanci môžu prostredníctvom WhatsAppu poskytovať účtenky a kontext k výdavkom. Agent platformy pomáha tímu spracúvať úlohy súvisiace s výdavkami priamo v Rally. AutoMatch prepája účtenky s transakciami, pričom ľudia kontrolujú výnimky a odovzdanie účtovníctvu.
Myslite v úlohách, dôkazoch a rozhodnutiach
Extrakcia údajov z účteniek načíta polia z dokumentu. Párovanie prepojí dôkazy s transakciou. Spracovanie výdavkov si vyžaduje aj určenie zodpovednosti, obchodný kontext, kontrolu a výstup, ktorý môže účtovníctvo použiť.
| Fáza | S čím môže agent pomôcť tímu | Čo si ľudia potrebujú zistiť |
|---|
| Zachytenie | Zhromaždite účtenku a dostupné súvislosti | Správny subjekt, účel a vlastník výdavkov |
| Zhoda | Prepojenie dokladu s transakciou | Či doklad a platba patria k sebe |
| Kompletné | Doplniť chýbajúce informácie a zodpovedať otázky | Skutočnosti, ktoré dokument nemôže preukázať |
| Skontrolovať | Uľahčite identifikáciu a riešenie nevyriešených úloh | Rozhodnutie v súlade s firemnou politikou a riešenie výnimiek |
| Účtovníctvo | Pripravte podporované odovzdanie | Správne priradenie, sumy, doklady a schválenie |
Pomocou tejto tabuľky definujte požadovaný pracovný postup. Overte si, ktoré akcie sú vo vašom nastavení k dispozícii, a nepredpokladajte, že každá fáza prebehne bez kontroly.
Príklad pracovného postupu: výdavok počas zahraničnej cesty
Predstavte si zamestnanca, ktorý nakupuje zásoby počas návštevy zákazníka v inej krajine. Ide o ilustračný proces, nie o meraný výsledok zákazníka.
Pri nákupe: zamestnanec si ponechá účtenku a odošle ju prostredníctvom agenta WhatsApp spolu s kontextom zákazníka alebo projektu. Záznam musí obsahovať sumu nákupu a menu uvedené dodávateľom.
Pri párovaní: AutoMatch pomáha priradiť túto účtenku k transakcii. Suma zaúčtovaná v účtovnej mene spoločnosti sa môže líšiť od sumy na účtenke. Kontrolór uchová obe sumy a preverí rozdiely v prepočte alebo iné rozdiely namiesto úpravy účtenky tak, aby sa sumy zhodovali.
Po dokončení: tím používa platformu a jej agenta na spracovanie zostávajúcich úloh súvisiacich s výdavkami. Ak názov dodávateľa nie je jasný alebo chýba účel, zodpovedná osoba tieto informácie doplní. Ak je dokument nečitateľný, zaobstará si jeho kvalitnejšiu kópiu.
Pri kontrole: oprávnená osoba overí dôkazy, subjekt, obchodný účel a firemnú politiku. Neistá zhoda zostáva otázkou, ktorú treba vyriešiť. Nemala by získať schválený stav len preto, že boli extrahované údaje.
Pri účtovaní: finančné oddelenie skontroluje skontrolovaný záznam a podporovaný export alebo integráciu pre toto nastavenie. Pôvodné podklady, transakcia a príslušné účtovné polia musia zostať prepojené. Účtovný postup nájdete v aktuálnej ponuke Rally.
Definujte spracovanie výnimiek pred zavedením
Začnite prípadmi, s ktorými sa vaša firma v skutočnosti stretáva: dve podobné platby, duplicitný doklad, vrátenie peňazí, zamestnanec, ktorý zaplatí z vlastného vrecka, chýbajúci dokument a nákup v cudzej mene. Určte, kto každý z nich vyrieši a ako sa oprava dostane do konečného záznamu.
Vyhlásenie o chýbajúcom doklade môže zdokumentovať nedostatok podkladov. Politika výdavkov stanovuje zodpovednosti a pravidlá schvaľovania. Ani formulár, ani agent neurčujú všeobecnú daňovú uznateľnosť ani vrátenie DPH.
Merajte celý proces
Pred zavedením si zaznamenajte čas, ktorý ľudia strávia zhromažďovaním dokladov, opravovaním záznamov a prípravou účtovníctva. Po zavedení zmerajte tie isté úlohy za porovnateľné obdobie a pri porovnateľnej skladbe výdavkov.
Užitočné metriky zahŕňajú podiel výdavkov s priloženými dokladmi, párovania vyžadujúce opravu, nevyriešené výdavky pri uzávierke a čas od nákupu po skontrolovaný účtovný záznam. Počítajte chyby a opakovanú prácu rovnako ako dokončené úlohy. Rýchlejší prvý krok je menej užitočný, ak po ňom zostane viac práce na opravy v ďalšom procese.
Začnite podľa veľkosti svojej firmy
Samostatne zárobkovo činná osoba môže mať na starosti zaznamenávanie aj kontrolu, pričom účtovník rieši konečné účtovné spracovanie. Rastúci tím potrebuje určených schvaľovateľov. Firma pôsobiaca cez hranice potrebuje aj určenie zodpovednosti za jednotlivé subjekty a lokálne účtovné rozhodnutia.
Tento proces sa môže rozvíjať spolu s týmito zodpovednosťami. Preskúmajte správu výdavkov v Rally, zistite, ako môže fungovať popri vašej firemnej banke, alebo použite sprievodcu cezhraničným nasadením na naplánovanie medzinárodného zavedenia.
