Ak chcete naskenovať doklad k firemnému výdavku, odfoťte celý doklad tak, aby bol ostrý, porovnajte načítané údaje s obrázkom a priložte ho k príslušnému záznamu o výdavku. Kvalitný sken umožní finančnému oddeleniu aj neskôr prečítať doklad a pochopiť, čo bolo predmetom nákupu.
Praktickým testom je, či dokáže iná osoba skontrolovať výdavok bez toho, aby vás musela požiadať o opätovné vyhľadanie papierového dokladu. Pred likvidáciou akéhokoľvek originálu podľa firemných pravidiel uchovávania dokladov si prejdite kontrolný zoznam nižšie.
Nasnímajte doklad tak, aby bol čitateľný
Vyrovnajte pokladničný doklad na kontrastnom povrchu a zabezpečte rovnomerné osvetlenie. Držte telefón rovnobežne s papierom. Vyhnite sa tieňom a odleskom a nezakrývajte prstami názov dodávateľa ani daňové údaje. Skôr než orežete prebytočné pozadie, zachyťte celú šírku dokladu aj všetky jeho okraje.
Ihneď skontrolujte snímku v dostatočnom zväčšení, aby sa dala prečítať. Tlač na termopapieri môže vyblednúť, preto doklad odfoťte krátko po nákupe. Ak je celková suma už nečitateľná, požiadajte dodávateľa o duplikát; zvýšenie kontrastu nedokáže obnoviť chýbajúce číslo.
Ak je doklad dlhý a na jednom zábere by bol text príliš malý, použite viacero čiastočne sa prekrývajúcich záberov v správnom poradí. Uložte ich spolu ako jeden dokument. Pri faktúre doručenej e-mailom alebo digitálnom doklade si ponechajte pôvodný súbor namiesto snímky obrazovky, na ktorej chýba ďalšia strana alebo príloha.
Pred schválením výdavku skontrolujte tieto údaje
OCR číta text z obrázka. Môže nesprávne rozpoznať dátum, desatinný oddeľovač alebo menu a nerozhoduje o tom, či nákup súvisí s podnikaním.
| Pole | Porovnajte so zdrojom |
|---|
| Dodávateľ | Obchodné meno a fakturačné údaje potrebné na zaúčtovanie |
| Dátum | Dátum nákupu alebo faktúry, ktorý sa môže líšiť od dátumu zaúčtovania kartovej transakcie |
| Položky | Čo bolo kúpené vrátane prípadných súkromných položiek, ktoré treba oddeliť na kontrolu |
| Celková suma a mena | Suma na úhradu, nie medzisúčet, odovzdaná suma ani vydané peniaze |
| Daň | Daňové údaje dodávateľa a sumy; neodvodzujte odpočítateľnú DPH z celkovej sumy platby kartou |
| Firemný kontext | Kto nákup uskutočnil, prečo a ku ktorému tímu, projektu alebo vozidlu patrí |
| Platba | Či sa platilo firemnou kartou, alebo platil zamestnanec či iná strana |
Napríklad pri úhrade faktúry na 48 € kartou vedenou v britských librách môže mať platba inú číselnú hodnotu. Zachovajte celkovú sumu dokladu 48 € aj skutočnú sumu platby v britských librách. Nechajte finančný tím skontrolovať výmenný kurz, poplatky a daňové posúdenie namiesto toho, aby ste prepísali jednu zo súm len preto, aby sa zhodovali.
Spárujte doklad bez toho, aby ste nákup zaevidovali dvakrát
Pokladničný doklad, faktúra aj kartová transakcia sa môžu vzťahovať na ten istý nákup. Dbajte na to, aby bolo ich prepojenie zrejmé. Faktúra obsahuje fakturačné údaje, pokladničný doklad môže preukazovať zaplatenie a záznam o kartovej transakcii pomáha identifikovať úhradu. Žiadny z nich sám osebe nemusí obsahovať všetky údaje potrebné na zaúčtovanie.
Pred vytvorením nového výdavku skontrolujte, či už je nákup zaevidovaný. Neskôr doručenú faktúru alebo čitateľnejší sken priložte k existujúcemu záznamu. Prípadný duplikát označte na kontrolu namiesto toho, aby ste doklad vymazali len preto, že sa dve sumy zhodujú.
Ak doklad nemožno získať, použite vyhlásenie o chýbajúcom doklade, v ktorom zaznamenáte, čo sa stalo, a uvediete náhradné dôkazy. Vyhlásenie automaticky nenahrádza faktúru na účely DPH ani nezaručuje preplatenie výdavku.
Urobte test s piatimi účtenkami
Použite vlastné dokumenty a pri každom riadku zaznamenajte výsledok. Ide o navrhované testovacie prípady, nie o namerané výsledky presnosti konkrétneho produktu.
| Testovací dokument | Čo by mal kontrolór vedieť zistiť |
|---|
| Bežný doklad za pohonné látky alebo parkovanie | Dodávateľ, dátum, celková suma a podnikateľský účel sú čitateľné |
| Vyblednutá účtenka z termopapiera | Polia s neistými údajmi zostávajú označené; možno požiadať o duplikát |
| Dlhá účtenka s rozpisom položiek | Všetky časti sú zahrnuté a súkromné položky sa dajú identifikovať |
| Účtenka v cudzej mene | Pôvodná mena a mena zúčtovania zostávajú oddelené |
| Viacstranová faktúra vo formáte PDF | Všetky strany sú uchované a priradené k správnemu výdavku |
Pri každom teste zaznamenajte čas odoslania zamestnancom, opravené polia, chýbajúce podklady a čas potrebný na kontrolu. Potom vyhľadajte výdavok v účtovnom výstupe a otvorte zdrojový doklad. Rýchle nahratie má zmysel len vtedy, ak záznam zostane použiteľný aj na konci procesu.
Uchovávajte snímky a záznamy počas stanovenej lehoty
Doba uchovávania závisí od krajiny, druhu dane a dokumentu. Určite, kto má prístup k záznamom, ako funguje zálohovanie a ako sa k nim finančné oddelenie dostane, ak zamestnanec odíde alebo firma zmení softvér.
Pre evidenciu DPH v Spojenom kráľovstve sa v oznámení HMRC VAT Notice 700/21 spravidla vyžaduje uchovávanie záznamov najmenej šesť rokov. Oddiely 6 a 8 rozlišujú medzi extrahovanými údajmi a uchovávanou obrazovou kópiou faktúry. Prepísanie vybraných údajov do softvéru nepredstavuje kópiu faktúry. Uchovávaný sken so všetkými údajmi požadovanými na účely DPH môže za okolností opísaných v tomto oznámení nahradiť originál, pokiaľ originál nie je potrebný na iný účel. Niektoré dokumenty sa musia uchovávať v pôvodnej podobe. Tieto pravidlá Spojeného kráľovstva nie sú pravidlami uchovávania záznamov platnými pre všetky krajiny.
Od fotografie účtenky ku skontrolovaným účtovným údajom
V rámci spracovania výdavkov v Rally zamestnanci posielajú účtenky a faktúry cez WhatsApp. Agent pomáha získať chýbajúce údaje, AutoMatch prepája záznamy na základe kontextu dokladov a platieb a finančný tím kontroluje nevyriešené položky v platforme.
Exporty pre účtovníctvo sú ďalším krokom pri odovzdávaní údajov. Otestujte formát súboru, povinné polia a prístup k dokladom so svojím účtovníkom. Neisté priradenia a daňové rozhodnutia ponechajte v procese kontroly; čitateľný sken je východiskom pre úplný záznam o výdavku.
Usmernenia k uchovávaniu záznamov v Spojenom kráľovstve boli overené 7. októbra 2026. Kontrolný zoznam na zaznamenávanie údajov a testovacie scenáre sú príklady vytvorené redakciou.
