Účtenka z reštaurácie informuje finančné oddelenie, na čo boli peniaze použité. Formulár na vyúčtovanie pracovného jedla dopĺňa informácie o tom, kto sa zúčastnil, prečo bolo stretnutie dôležité pre firmu a ako sa má platba skontrolovať.
Otvorte bezplatný formulár na výdavky na pracovné jedlá. Tento anglický formulár môžete upravovať v prehliadači a je pripravený na tlač alebo uloženie vo formáte PDF. Priložte ho k účtenke vo svojej evidencii výdavkov.
Zachyťte súvislosti, kým sú ešte čerstvé
Po jedle zaznamenajte dátum, miesto a obchodný účel. Uveďte účastníkov a ich organizácie alebo funkcie. Jasne formulovaný účel opisuje skutočnú činnosť, napríklad diskusiu o konkrétnom projekte alebo stretnutie s dodávateľom týkajúce sa objednávky. Pri vysvetľovaní obchodnej súvislosti sa nespoliehajte na kategóriu, ako je „jedlo“.
Uveďte právnickú osobu, ktorej náklad vznikol, a zamestnanca zodpovedného za záznam. To je dôležité pre jednoosobové podnikanie aj pre spoločnosť s viacerými tímami alebo právnickými osobami: kontrolór musí vedieť určiť, komu výdavok patrí.
Majte účtenku, platbu a prepitné prepojené
Formulár obsahuje samostatné polia pre sumu za reštauráciu, sprepitné, ktoré ešte nie je zahrnuté, a celkovú zaplatenú sumu. Ich oddelené vedenie pomáha predísť dvojitému započítaniu sprepitného. Zachovajte pôvodnú menu a uveďte referenciu platby, aby kontrolór mohol transakciu nájsť.
| Záznam | Čím prispieva |
|---|
| Účtenka alebo faktúra z reštaurácie | Dodávateľ, dátum, položky a sumy uvedené reštauráciou |
| Forma stravného | Účastníci, organizácie, obchodný účel a zodpovedný zamestnanec |
| Záznam o platbe | Kto zaplatil, zaplatená suma, mena a referencia transakcie |
| Skontrolovať | Rozhodnutie podľa firemnej politiky, úpravy a prípadné otázky pre účtovníctvo |
Ak je v účte zahrnutá osobná položka, označte ju na kontrolu namiesto toho, aby ste potichu menili celkovú sumu na účtenke. Ak si dvaja zamestnanci rozdelia platbu, vysvetlite rozdelenie a uveďte krížový odkaz na druhú žiadosť. Spoločné jedlo by nemalo viesť k dvom žiadostiam na celú sumu účtu.
Oddeľte obchodné rozhodnutie od daňového rozhodnutia
Schválenie spoločnosťou neurčuje daňové zaobchádzanie. Krajiny môžu rozlišovať medzi stravovaním zamestnancov, pohostením obchodných hostí, stravnými nákladmi na služobných cestách a súkromnými výdavkami. Požiadavky na fakturáciu a vedenie záznamov sa tiež líšia.
Šablóna zámerne neurčuje vopred percento spoluúčasti, vzorec na vrátenie DPH ani príspevok na stravovanie. Tieto rozhodnutia patria osobe zodpovednej za financie príslušného subjektu. Ako jeden príklad špecifický pre danú krajinu možno uviesť usmernenia IHK Stuttgart týkajúce sa služobných jedál opisujúce nemecké požiadavky na záznam o jedle a účet z reštaurácie. Tieto usmernenia automaticky neuplatňujte na jedlo objednané subjektom inde.
Spracujte zahraničné pracovné jedlo bez straty pôvodných súm
Zachovajte menu reštaurácie, celkovú sumu na účtenke a sumu účtovanú spoločnosti. Samostatne zaznamenajte všetky dostupné informácie o poplatku poskytovateľa platby alebo konverzii. Ak spoločnosť používa sumu v účtovnej mene, podľa svojej účtovnej politiky uveďte použitý kurz alebo zdroj výpisu.
Vyhnite sa sčítavaniu výdavkov v rôznych menách do jedného súčtu. Naša šablóna výkazu výdavkov a náš sprievodca cezhraničnými výdavkami vysvetľujú jednotný spôsob, ako ich usporiadať.
Ujasnite schvaľovanie a výnimky
Posudzovateľ by mal potvrdiť obchodný účel, dôkazy a platbu a potom zaznamenať schválenú sumu alebo požiadať o ďalšie informácie. Chýbajúci doklad si vyžaduje zdokumentovaný pokus o jeho získanie a vyhlásenie o chýbajúcom doklade. Túto výnimku uchovajte pripojenú k záznamu o jedle.
Nastavte pravidlá pre opakované výdavky v zásadách pre výdavky: keď je potrebné predchádzajúce schválenie, ako evidovať hostí, kto kontroluje žiadosť a ako postupovať pri rozdelenej alebo osobnej platbe.
Zaraďte výdavky na pracovné jedlá do každodenných procesov
Agent WhatsApp od Rally pomáha zamestnancom poskytnúť doklady o nákupe a súvisiaci kontext hneď pri nákupe. AutoMatch prepája doklady s transakciami a agent platformy pomáha tímu vybavovať úlohy súvisiace s výdavkami v platforme. Kontrola zostáva súčasťou procesu vrátane neúplných dokumentov a rozhodnutí, ktoré si vyžadujú obchodný kontext.
To poskytuje živnostníkovi aj väčšiemu finančnému tímu rovnaký základný východiskový bod: platbu, doklad o nej a jasný ďalší krok. Preskúmajte správu výdavkov a podporované účtovné výstupy.
