Kulujen hallinta on tehtävien ketju. Joku tekee ostoksen, toimittaa tositteen, selittää liiketoiminnallisen tarkoituksen ja selvittää mahdolliset kysymykset. Taloushallinto tarkistaa kirjauksen ja siirtää hyväksytyt tiedot kirjanpitoon.
Tekoälyagentit ovat hyödyllisiä, kun ne auttavat viemään tämän prosessin etenemään. Arvo syntyy kuluprosessin loppuun saattamisesta, mukaan lukien keskeneräiset tehtävät ja tehtävien siirrot.
Rally yhdistää WhatsApp-agentin ja alusta-agentin tähän työhön. Työntekijät voivat toimittaa kuitit ja kuluihin liittyvät lisätiedot WhatsAppin kautta. Alusta-agentti auttaa tiimiä käsittelemään kulutehtäviä Rallyssa. AutoMatch yhdistää kuitit maksutapahtumiin, ja ihmiset tarkistavat poikkeamat ennen aineiston siirtämistä kirjanpitoon.
Ajattele tehtävien, todisteiden ja päätösten kautta
Kuittien poiminta lukee asiakirjasta sen sisältämät kentät. Kohdistus yhdistää tositteet tapahtumaan. Kulujen käsittelyprosessi tarvitsee lisäksi omistajuuden, liiketoimintayhteyden, tarkistuksen ja kirjanpidon hyödynnettävissä olevan lopputuloksen.
| Vaihe | Missä asioissa agentti voi auttaa tiimiä | Mitä ihmisten on selvitettävä |
|---|
| Kaappaa | Kerää kuitti ja saatavilla olevat tiedot | Oikea yksikkö, käyttötarkoitus ja kulujen omistaja |
| Täsmää | Yhdistä kuittitiedot tapahtumaan | Kuuluvatko todiste ja maksu yhteen |
| Valmis | Selvitä puuttuvat tiedot ja kysymykset | Seikat, joita asiakirja ei voi vahvistaa |
| Tarkista | Tee avoimet tehtävät helpommin tunnistettaviksi ja käsiteltäviksi | Yrityksen käytäntöä koskeva päätös ja poikkeusten käsittely |
| Kirjanpito | Valmistele tuettu luovutus | Oikea kohdistus, summat, tositteet ja hyväksyntä |
Määritä vaadittu työnkulku tämän taulukon avulla. Varmista, mitkä toiminnot ovat käytettävissä määrityksessäsi, äläkä oleta, että jokainen vaihe etenee ilman tarkistusta.
Esimerkkityönkulku: kulukirjaus ulkomaanmatkalla
Kuvitellaan työntekijä, joka ostaa tarvikkeita vieraillessaan asiakkaan luona toisessa maassa. Tämä on havainnollistava prosessi, ei mitattu asiakastulos.
Oston yhteydessä: työntekijä säilyttää kuitin ja lähettää sen WhatsApp-agentille asiakkaan tai projektin kontekstin kera. Tietueessa on oltava toimittajan ilmoittama ostosumma ja valuutta.
Täsmäytyksen yhteydessä: AutoMatch auttaa yhdistämään kuitin tapahtumaan. Yrityksen tilivaluutassa veloitettu summa voi poiketa kuitin summasta. Tarkastaja säilyttää molemmat summat ja selvittää valuuttamuunnoksen tai muut erot sen sijaan, että muuttaisi kuittia saadakseen luvut täsmäämään.
Prosessin valmistuttua: tiimi käyttää alustaa ja sen agenttia avoimien kulutehtävien käsittelyyn. Jos toimittajan nimi ei ole selvä tai käyttötarkoitus puuttuu, vastuuhenkilö toimittaa nämä tiedot. Jos asiakirja ei ole luettavissa, he hankkivat paremman kopion.
Tarkistuksessa: valtuutettu henkilö tarkistaa todisteet, tahon, liiketoimintaperusteen ja yrityksen käytännöt. Epävarma osuma jää ratkaistavaksi kysymykseksi. Sitä ei pidä merkitä hyväksytyksi vain siksi, että tiedot on poimittu.
Kirjanpidossa: taloushallinto tarkistaa tarkistetun tietueen ja kyseistä määritystä varten tuetun viennin tai integraation. Alkuperäinen tosite, tapahtuma ja asiaankuuluvat kirjanpitokentät on säilytettävä yhteydessä toisiinsa. Katso kirjanpitoprosessi saadaksesi tietoa Rallyn tämänhetkisestä tarjonnasta.
Määritä poikkeustenkäsittely ennen käyttöönottoa
Aloita tilanteista, joita yrityksesi todella kohtaa: kaksi samanlaista maksua, päällekkäinen kuitti, hyvitys, työntekijän henkilökohtaisesti maksama kulu, puuttuva asiakirja ja valuuttamääräinen ostos. Päättäkää, kuka ratkaisee kunkin tilanteen ja miten korjaus päätyy lopulliseen kirjaukseen.
Yksi puuttuvan kuitin ilmoitus voi dokumentoida näyttöön liittyvän puutteen. Yksi kulupolitiikka määrittää vastuut ja hyväksymissäännöt. Lomake tai avustaja ei kumpikaan määritä yleistä verovähennyskelpoisuutta tai alv:n takaisinperintää.
Jos haluat tutustua kuittien tietojen poimintaan, käytä kuittiskanneria. Kuitin lukeminen on yksi askel kohti täydellistä kulutietuetta.
Mittaa koko prosessi
Ennen käyttöönottoa kirjaa, kuinka paljon aikaa kuluu todisteiden keräämiseen, tietojen korjaamiseen ja kirjanpidon valmisteluun. Mittaa samat tehtävät käyttöönoton jälkeen vastaavan ajanjakson aikana ja vertailukelpoisella kulurakenteella.
Hyödyllisiä mittareita ovat niiden kulujen osuus, joihin on liitetty tosite, korjausta vaativien täsmäytysten määrä, tilinpäätöshetkellä ratkaisemattomien kulujen määrä sekä ostosta tarkistetuksi kirjanpitotapahtumaksi kuluva aika. Laske mukaan sekä virheet ja uudelleentyö että valmiiksi saatetut tehtävät. Nopeampi ensimmäinen vaihe on vähemmän hyödyllinen, jos se lisää myöhemmin tarvittavaa korjaustyötä.
Aloita yrityksesi koosta
Yrittäjä voi vastata sekä tietojen keräämisestä että tarkistamisesta, kun taas kirjanpitäjä huolehtii lopullisesta käsittelystä. Kasvava tiimi tarvitsee nimetyt hyväksyjät. Useassa maassa toimiva yritys tarvitsee lisäksi yrityskohtaiset vastuut ja paikalliseen kirjanpitoon liittyvät päätökset.
Työnkulku voi laajentua näiden vastuualueiden mukana. Tutustu Rallyn kulujenhallintaan, ja opi, miten se voi toimia yrityksesi pankin rinnalla, tai käytä rajat ylittävää opasta kansainvälisen käyttöönoton suunnitteluun.
