Una transazione in sospeso indica solitamente che un pagamento con carta è stato autorizzato, ma non è ancora stato contabilizzato come addebito definitivo. Il blocco di autorizzazione riserva i fondi per l'acquisto. Questo può ridurre l'importo disponibile da spendere, anche se il pagamento definitivo è ancora in fase di elaborazione.
Questo aspetto è importante per le carte aziendali prepagate: l'importo caricato e il saldo disponibile per l'acquisto successivo possono essere diversi. Quando pianifichi una ricarica, controlla sia gli importi ancora bloccati sia le spese contabilizzate.
Transazioni in sospeso, contabilizzate, sbloccate e rimborsate
| Stato | Cosa significa di solito | Cosa deve verificare il team finanziario |
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| In attesa | Un importo viene autorizzato o bloccato mentre il pagamento è ancora in corso | Dettagli dell’acquisto, importo bloccato e saldo disponibile residuo |
| Contabilizzato | Il pagamento all'esercente è stato registrato come addebito definitivo sulla carta | Importo finale, valuta e documentazione del fornitore |
| Blocco dei fondi rimosso o annullato | Il blocco è stato rimosso | Se è presente un addebito definitivo o se potrebbe ancora arrivare |
| Rimborsato | Il denaro viene restituito dopo la contabilizzazione di un acquisto | Stato del rimborso, importo ed eventuale nota di credito del fornitore |
Le diciture variano a seconda del sistema di gestione delle carte. Per interpretare lo stato, consulta i dettagli della transazione e le indicazioni dell’emittente, anziché affidarti solo a un colore o a una notifica.
Perché un esercente blocca un importo superiore al conto finale
Presso un distributore di carburante automatico, l'importo finale dell'acquisto potrebbe non essere noto al momento della presentazione della carta. L'esercente può richiedere una preautorizzazione prima di erogare il carburante e comunicare l'importo effettivo in seguito. Anche gli hotel e le società di autonoleggio possono bloccare fondi per addebiti non ancora definitivi.
L'importo bloccato non è una commissione applicata in tutti i casi e non corrisponde necessariamente a un secondo acquisto. L'accettazione del circuito della carta, inoltre, non garantisce che una specifica transazione vada a buon fine: possono incidere i fondi disponibili, i controlli sulla carta e il modo in cui il terminale gestisce le autorizzazioni.
Prima di un viaggio, prova la carta prepagata presso esercizi simili a quelli che utilizzerai e tieni conto degli importi che verranno effettivamente bloccati per i tuoi acquisti. Il limite di spesa e il saldo disponibile rispondono a esigenze diverse: aumentare l'uno non risolve automaticamente i problemi legati all'altro.
Esempio pratico: un blocco di 120 £ e un acquisto di 94 £ a confronto
Supponiamo che una carta prepagata abbia un saldo disponibile di 1.000 £, senza altre transazioni o commissioni. L’esercente blocca 120 £, ma l’importo finale dell’acquisto è di 94 £.
| Passaggio | Calcolo | Fondi disponibili |
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| Prima dell’acquisto | Saldo disponibile da fondi versati | 1.000 £ |
| Finché il blocco di 120 £ è attivo | 1.000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Dopo che l’addebito di 94 £ viene contabilizzato e l’intero importo bloccato viene svincolato | 1.000 £ − 94 £ | 906 £ |
Il costo finale è di 94 £. La differenza tra l'importo bloccato e il costo finale è di 26 £. Non registrare 120 £ e 94 £ come due spese distinte solo perché entrambi gli importi compaiono durante l'elaborazione.
L’ultima riga presuppone che l’importo bloccato sia stato interamente svincolato. Se l’addebito contabilizzato e un importo bloccato restano visibili contemporaneamente, il saldo disponibile potrebbe temporaneamente differire. Controlla i rispettivi riferimenti e chiedi all’emittente di chiarirne lo stato prima di considerare quanto visualizzato come un doppio addebito. Questo esempio esclude altre spese, commissioni e conversioni valutarie.
Cosa fare se una transazione resta in sospeso
Per prima cosa, verifica l'acquisto, l'esercente, la data, l'importo e il riferimento della carta. Il nome commerciale può essere diverso da quello riportato sulla ricevuta, quindi confronta anche il documento originale, non solo la descrizione della transazione.
Verifica poi la registrazione del completamento o dell'annullamento dell'operazione da parte dell'esercente e le tempistiche pubblicate dall'emittente per quel tipo di transazione. Se il blocco dei fondi supera tale periodo, contatta l'emittente fornendo i riferimenti dell'operazione e l'eventuale documentazione che ne attesti l'annullamento. Potrebbe essere necessaria anche una conferma da parte dell'esercente dell'avvenuto completamento o storno dell'autorizzazione.
Evita di pagare di nuovo solo per far sparire un movimento in sospeso. Verifica se è davvero necessario un altro pagamento e come verrà gestita l'autorizzazione originale. Se non riconosci l'acquisto, contatta subito l'assistenza dell'emittente e segui la procedura di sicurezza della carta: non occorre attendere che il movimento venga contabilizzato per intervenire.
Pagamenti in sospeso e chiusura contabile di fine mese
Monitora lo stato del pagamento separatamente dall'effettiva ricezione di beni o servizi da parte dell'azienda. La data di contabilizzazione di una transazione non coincide sempre con la data in cui va rilevato un costo o una passività. Il team amministrativo potrebbe dover effettuare una rilevazione per competenza o applicare un altro trattamento previsto dalle politiche contabili aziendali prima che l'addebito sulla carta venga regolato.
Mantieni il documento originale e la finalità aziendale collegati al pagamento che verrà effettuato. Se l'importo finale cambia, verifica il motivo anziché modificare il documento per farlo corrispondere. Per gli acquisti all'estero, conserva sia la fattura nella valuta originale sia l'importo di regolamento.
Per la gestione dei giustificativi, consulta come scansionare le ricevute. Per gli ordini ai fornitori e le discrepanze nelle consegne, usa il processo di abbinamento delle fatture.
Tieni conto degli importi bloccati nella pianificazione delle ricariche
Incarica una persona di monitorare i fondi disponibili prima delle giornate con molte trasferte. Nel piano di finanziamento includi gli acquisti previsti, gli addebiti ricorrenti e un margine realistico per le autorizzazioni. Quando confronti le diverse soluzioni, tieni distinto il saldo operativo dai canoni mensili o da eventuali depositi cauzionali.
Le carte Rally utilizzano un saldo prepagato caricato in anticipo. La guida al flusso di cassa senza deposito spiega la differenza tra ricariche, depositi e commissioni. Verifica lo stato delle transazioni e i dati contabili prodotti durante una fase pilota, così che gli autisti e il team amministrativo sappiano cosa fare quando un pagamento non viene completato.
