Neapstrādāts darījums parasti nozīmē, ka kartes maksājums ir autorizēts, bet summa vēl nav galīgi norakstīta. Autorizācijas laikā pirkumam nepieciešamie līdzekļi tiek rezervēti. Tas var samazināt tēriņiem pieejamo summu, lai gan maksājums vēl tiek apstrādāts.
Tas ir svarīgi, lietojot priekšapmaksas uzņēmuma kartes: iemaksāto līdzekļu atlikums var atšķirties no nākamajam pirkumam pieejamā atlikuma. Plānojot papildināšanu, pārbaudiet gan rezervētās summas, gan iegrāmatotos tēriņus.
Darījums apstrādē, iegrāmatots maksājums, atcelta rezervācija un atmaksa
| Statuss | Ko tas parasti nozīmē | Kas jāpārbauda finanšu komandai |
|---|
| Gaida | Summa ir autorizēta vai rezervēta, kamēr maksājums nav pabeigts | Pirkuma informācija, rezervētā summa un pieejamo līdzekļu atlikums |
| Iegrāmatots | Tirgotāja maksājums ir reģistrēts kā pabeigts maksājums ar karti | Galīgā summa, valūta un piegādātāja apliecinošie dokumenti |
| Atbrīvoti rezervētie līdzekļi vai atcelta rezervācija | Rezervācija ir atcelta | Vai galīgā maksa jau ir piemērota vai vēl var tikt piemērota |
| Atmaksāts | Nauda tiek atmaksāta pēc pirkuma iegrāmatošanas | Atmaksas statuss, summa un piegādātāja kredītrēķins, ja tāds ir |
Statusu apzīmējumi dažādās karšu sistēmās atšķiras. Lai saprastu statusu, skatiet darījuma informāciju un kartes izdevēja norādījumus, nevis paļaujieties tikai uz krāsu vai paziņojumu.
Kāpēc tirgotājs rezervē vairāk par gala rēķina summu
Degvielas uzpildes automātā galīgā pirkuma summa var nebūt zināma brīdī, kad karte tiek izmantota pirmo reizi. Tirgotājs var pieprasīt priekšautorizāciju pirms degvielas uzpildes un pēc tam iesniegt faktisko summu. Arī viesnīcas un transportlīdzekļu nomas uzņēmumi var rezervēt līdzekļus maksājumiem, kuru galīgā summa vēl nav zināma.
Rezervētā summa nav visos gadījumos piemērojama maksa, un tā ne vienmēr nozīmē otru pirkumu. Arī attiecīgā karšu maksājumu tīkla karšu pieņemšana negarantē, ka konkrētais darījums izdosies: nozīme var būt gan pieejamajiem līdzekļiem un kartes lietošanas ierobežojumiem, gan tam, kā terminālis apstrādā autorizācijas.
Pirms brauciena izmēģiniet priekšapmaksas karti vietās, kas raksturīgas jūsu plānotajiem pirkumiem, un rēķinieties ar summām, ko šo pirkumu veikšanai faktiski nepieciešams rezervēt. Tēriņu limits un pieejamais atlikums risina atšķirīgas problēmas; viena palielināšana automātiski neatrisina ar otru saistīto problēmu.
Praktisks piemērs: 120 GBP summas rezervācija un 94 GBP pirkums
Pieņemsim, ka priekšapmaksas kartē ir pieejami 1 000 GBP un nav citu darījumu vai komisijas maksu. Tirgotājs rezervē 120 GBP, bet galīgā pirkuma summa ir 94 GBP.
| Solis | Aprēķins | Pieejamie līdzekļi |
|---|
| Pirms pirkuma | Pieejamais iemaksāto līdzekļu atlikums | 1 000 GBP |
| Kamēr ir spēkā 120 GBP summas rezervācija | 1 000 £ − 120 £ | 880 GBP |
| Kad ir iegrāmatots 94 GBP maksājums un atbrīvota visa rezervētā summa | 1 000 GBP − 94 GBP | 906 GBP |
Galīgā izmaksu summa ir 94 GBP. Starpība starp rezervēto summu un galīgo izmaksu summu ir 26 GBP. Neuzskaitiet 120 GBP un 94 GBP kā divus atsevišķus izdevumus tikai tāpēc, ka apstrādes laikā ir redzamas abas summas.
Pēdējā rindā pieņemts, ka rezervētā summa ir pilnībā atbrīvota. Ja iegrāmatotais maksājums un rezervētā summa joprojām ir redzami vienlaikus, pieejamais atlikums īslaicīgi var atšķirties. Pirms secināt, ka summa ir iekasēta divreiz, pārbaudiet abu darījumu atsauces numurus un lūdziet kartes izdevējam izskaidrot to statusu. Šajā piemērā nav ņemti vērā citi tēriņi, komisijas maksas un valūtas konvertācija.
Ko darīt, ja darījums joprojām ir apstrādē
Vispirms pārbaudiet pirkumu, tirgotāju, datumu, summu un kartes identifikatoru. Tirgotāja komercnosaukums var atšķirties no čekā norādītā nosaukuma, tāpēc salīdziniet arī attaisnojuma dokumentu, ne tikai darījuma aprakstu.
Pēc tam pārbaudiet tirgotāja ierakstu par darījuma pabeigšanu vai atcelšanu un kartes izdevēja publicēto termiņu attiecīgajam darījuma veidam. Ja līdzekļi paliek rezervēti ilgāk par šo termiņu, sazinieties ar kartes izdevēju, norādot darījuma atsauces datus un iesniedzot visus pieejamos atcelšanas pierādījumus. Tirgotājam var būt arī jāapstiprina, vai autorizācija ir pabeigta vai atcelta.
Nemaksājiet atkārtoti tikai tāpēc, lai kontā vairs nebūtu redzams darījums, kas gaida apstiprinājumu. Noskaidrojiet, vai tiešām ir vajadzīgs vēl viens maksājums un kas notiks ar sākotnējo autorizāciju. Ja neatpazīstat pirkumu, nekavējoties sazinieties ar kartes izdevēja atbalsta dienestu un ievērojiet kartes drošības procedūru; lai atbilstoši rīkotos, nav jāgaida, līdz darījums tiks iegrāmatots.
Maksājumi apstrādē un grāmatvedība mēneša beigās
Sekojiet maksājuma statusam atsevišķi no tā, vai uzņēmums ir saņēmis preces vai pakalpojumus. Darījuma iegrāmatošanas datums ne vienmēr ir datums, kurā jāatzīst izdevumi vai saistības. Pirms kartes maksājuma galīgā norēķina finanšu komandai var būt jāuzskaita uzkrātās saistības vai jāpiemēro cita uzskaites metode saskaņā ar uzņēmuma grāmatvedības politiku.
Saglabājiet saikni starp sākotnējo dokumentu, darījuma saimniecisko mērķi un vēlāk veikto maksājumu. Ja galīgā summa mainās, noskaidrojiet iemeslu, nevis labojiet dokumentu, lai tas atbilstu maksājumam. Par pirkumiem ārvalstīs saglabājiet gan rēķinu sākotnējā valūtā, gan informāciju par norēķinu summu.
Par attaisnojuma dokumentu apstrādi lasiet sadaļā Kā skenēt čekus. Piegādātāju pasūtījumiem un piegāžu neatbilstībām izmantojiet rēķinu salīdzināšanas procesu.
Plānojot konta papildināšanu, ņemiet vērā rezervētās summas
Norīkojiet atbildīgo par pieejamo līdzekļu uzraudzību pirms dienām, kad paredzēts daudz darba braucienu. Finansējuma plānā iekļaujiet paredzētos pirkumus, regulāros maksājumus un reālistisku rezervi maksājumu autorizācijai. Salīdzinot piedāvājumus, nodaliet šo ikdienas darbībai nepieciešamo atlikumu no ikmēneša maksām vai drošības depozīta.
Rally kartēs tiek izmantoti iepriekš iemaksāti līdzekļi. Ceļvedī par naudas plūsmu bez depozīta ir izskaidrotas atšķirības starp atlikuma papildināšanu, depozītiem un maksām. Izmēģinājuma laikā pārbaudiet darījumu statusus un ģenerētos grāmatvedības datus, lai autovadītāji un finanšu komanda zinātu, kā rīkoties, ja maksājums nav pabeigts.
