Ο Nick Telecki είναι ο CEO της Rally και γράφει για τη διαχείριση εξόδων με AI, τις επαγγελματικές κάρτες, τις δαπάνες καυσίμων και τις διασυνοριακές επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μια εκκρεμής συναλλαγή συνήθως σημαίνει ότι μια πληρωμή με κάρτα έχει εγκριθεί, αλλά δεν έχει ακόμη καταχωριστεί ως οριστική χρέωση. Με την έγκριση, δεσμεύεται το ποσό της αγοράς. Αυτό μπορεί να μειώσει το διαθέσιμο υπόλοιπο για δαπάνες, παρόλο που η τελική πληρωμή βρίσκεται ακόμη υπό επεξεργασία.
Αυτό έχει σημασία για τις προπληρωμένες εταιρικές κάρτες: το ποσό με το οποίο φορτίσατε την κάρτα και το διαθέσιμο υπόλοιπο για την επόμενη αγορά μπορεί να διαφέρουν. Όταν προγραμματίζετε μια φόρτιση, ελέγχετε τις εκκρεμείς δεσμεύσεις ποσών μαζί με τις καταχωρισμένες δαπάνες.
| Κατάσταση | Τι σημαίνει συνήθως | Τι πρέπει να ελέγξει το οικονομικό τμήμα |
|---|---|---|
| Σε εκκρεμότητα | Ένα ποσό εγκρίνεται ή δεσμεύεται όσο η πληρωμή εκκρεμεί | Στοιχεία αγοράς, δεσμευμένο ποσό και εναπομένον διαθέσιμο υπόλοιπο |
| Καταχωρίστηκε | Η πληρωμή στον έμπορο έχει καταχωριστεί ως ολοκληρωμένη χρέωση κάρτας | Τελικό ποσό, νόμισμα και τεκμηρίωση από τον προμηθευτή |
| Δέσμευση που άρθηκε ή ακυρώθηκε | Η δέσμευση έχει αρθεί | Αν υπάρχει τελική χρέωση ή μπορεί ακόμη να εμφανιστεί |
| Επιστράφηκε | Τα χρήματα επιστρέφονται μετά την καταχώριση της αγοράς | Κατάσταση επιστροφής χρημάτων, ποσό και τυχόν πιστωτικό τιμολόγιο προμηθευτή |
Οι ονομασίες των καταστάσεων διαφέρουν ανάλογα με το σύστημα καρτών. Για να κατανοήσετε την κατάσταση, συμβουλευτείτε τα στοιχεία της συναλλαγής και τις οδηγίες του εκδότη, αντί να βασίζεστε μόνο σε ένα χρώμα ή μια ειδοποίηση.
Σε ένα αυτόματο τερματικό πληρωμής καυσίμων, το τελικό ποσό της αγοράς μπορεί να μην είναι γνωστό όταν χρησιμοποιείται αρχικά η κάρτα. Ο έμπορος μπορεί να ζητήσει προέγκριση πριν από τον ανεφοδιασμό και στη συνέχεια να υποβάλει το πραγματικό ποσό. Τα ξενοδοχεία και οι εταιρείες ενοικίασης οχημάτων μπορούν επίσης να δεσμεύουν ποσά για χρεώσεις που δεν έχουν ακόμη οριστικοποιηθεί.
Το δεσμευμένο ποσό δεν είναι χρέωση που ισχύει σε όλες τις περιπτώσεις, ούτε αποτελεί απαραίτητα δεύτερη αγορά. Επίσης, η αποδοχή του δικτύου της κάρτας δεν εγγυάται ότι μια συγκεκριμένη συναλλαγή θα ολοκληρωθεί επιτυχώς: το διαθέσιμο υπόλοιπο, οι περιορισμοί της κάρτας και ο τρόπος με τον οποίο το τερματικό διαχειρίζεται τις εγκρίσεις συναλλαγών μπορούν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα.
Πριν από ένα ταξίδι, δοκιμάστε την προπληρωμένη κάρτα σε αντιπροσωπευτικά σημεία και υπολογίστε τις δεσμεύσεις ποσών που απαιτούνται για τις αγορές σας. Το όριο δαπανών και το διαθέσιμο υπόλοιπο καλύπτουν διαφορετικές ανάγκες· η αύξηση του ενός δεν λύνει αυτόματα τυχόν πρόβλημα με το άλλο.
Ας υποθέσουμε ότι μια προπληρωμένη κάρτα έχει διαθέσιμο υπόλοιπο 1.000 £, χωρίς άλλες συναλλαγές ή προμήθειες. Ο έμπορος δεσμεύει 120 £ και στη συνέχεια το τελικό ποσό της αγοράς είναι 94 £.
| Βήμα | Υπολογισμός | Διαθέσιμα κεφάλαια |
|---|---|---|
| Πριν από την αγορά | Διαθέσιμο υπόλοιπο από κατατεθειμένα ποσά | 1.000 £ |
| Όσο η δέσμευση των 120 £ παραμένει σε ισχύ | 1.000 £ − 120 £ | 880 £ |
| Αφού καταχωριστεί η χρέωση των 94 £ και αποδεσμευτεί ολόκληρο το δεσμευμένο ποσό | 1.000 £ − 94 £ | 906 £ |
Το τελικό κόστος είναι 94 £. Η διαφορά μεταξύ του δεσμευμένου ποσού και του τελικού κόστους είναι 26 £. Μην καταχωρίζετε τα 120 £ και τα 94 £ ως δύο ξεχωριστές δαπάνες μόνο και μόνο επειδή εμφανίζονται και τα δύο κατά την επεξεργασία.
Η τελευταία γραμμή προϋποθέτει ότι το δεσμευμένο ποσό έχει αποδεσμευτεί πλήρως. Αν η οριστικοποιημένη χρέωση και μια δέσμευση ποσού εξακολουθούν να εμφανίζονται μαζί, το διαθέσιμο υπόλοιπο ενδέχεται προσωρινά να διαφέρει. Ελέγξτε τους αριθμούς αναφοράς τους και ζητήστε από τον εκδότη να σας εξηγήσει την κατάστασή τους πριν θεωρήσετε ότι πρόκειται για διπλή χρέωση. Το παράδειγμα αυτό δεν περιλαμβάνει άλλες δαπάνες, προμήθειες ή μετατροπή νομίσματος.
Επιβεβαιώστε πρώτα την αγορά, τον έμπορο, την ημερομηνία, το ποσό και το αναγνωριστικό της κάρτας. Η εμπορική ονομασία μπορεί να διαφέρει από την επωνυμία στην απόδειξη, επομένως συγκρίνετε τόσο το αρχικό παραστατικό όσο και την περιγραφή της συναλλαγής.
Στη συνέχεια, ελέγξτε το αρχείο ολοκλήρωσης ή ακύρωσης της συναλλαγής που τηρεί ο έμπορος και το χρονικό περιθώριο που έχει δημοσιεύσει ο εκδότης για τον συγκεκριμένο τύπο συναλλαγής. Αν η δέσμευση διαρκεί περισσότερο από αυτό το διάστημα, επικοινωνήστε με τον εκδότη, δίνοντας τους αριθμούς αναφοράς και τυχόν αποδεικτικά ακύρωσης. Ο έμπορος μπορεί επίσης να χρειαστεί να επιβεβαιώσει αν οριστικοποίησε ή αντέστρεψε την έγκριση.
Μην πληρώσετε ξανά μόνο και μόνο για να εξαφανιστεί μια εκκρεμής συναλλαγή. Διευκρινίστε αν χρειάζεται πράγματι νέα πληρωμή και πώς θα διευθετηθεί η αρχική έγκριση της συναλλαγής. Αν δεν αναγνωρίζετε την αγορά, επικοινωνήστε άμεσα με την υποστήριξη του εκδότη και ακολουθήστε τη διαδικασία ασφάλειας της κάρτας· δεν χρειάζεται να περιμένετε την οριστική καταχώριση της συναλλαγής για να κάνετε τις κατάλληλες ενέργειες.
Παρακολουθείτε την κατάσταση της πληρωμής χωριστά από το αν η επιχείρηση έχει παραλάβει αγαθά ή έχει λάβει υπηρεσίες. Η ημερομηνία καταχώρισης μιας συναλλαγής δεν είναι πάντα η ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να αναγνωριστεί μια δαπάνη ή υποχρέωση. Το οικονομικό τμήμα ενδέχεται να χρειαστεί να καταχωρίσει ένα δεδουλευμένο έξοδο ή να εφαρμόσει άλλον λογιστικό χειρισμό βάσει της λογιστικής πολιτικής της επιχείρησης, πριν διακανονιστεί η χρέωση της κάρτας.
Διατηρήστε το αρχικό παραστατικό και τον επαγγελματικό σκοπό της δαπάνης συνδεδεμένα με την τελική πληρωμή. Αν αλλάξει το τελικό ποσό, διερευνήστε την αιτία αντί να τροποποιήσετε το παραστατικό ώστε να συμφωνεί με αυτό. Για αγορές από το εξωτερικό, κρατήστε τόσο το παραστατικό στο αρχικό νόμισμα όσο και το ποσό διακανονισμού.
Για τη διαδικασία τεκμηρίωσης, δείτε πώς να σαρώνετε αποδείξεις. Για παραγγελίες σε προμηθευτές και αποκλίσεις στις παραδόσεις, χρησιμοποιήστε τη διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίων.
Ορίστε ένα άτομο υπεύθυνο για την παρακολούθηση των διαθέσιμων κεφαλαίων πριν από ημέρες με πολλές επαγγελματικές μετακινήσεις. Στο πλάνο χρηματοδότησης, συνυπολογίστε τις αναμενόμενες αγορές, τις επαναλαμβανόμενες χρεώσεις και ένα ρεαλιστικό περιθώριο για δεσμεύσεις ποσών κατά την έγκριση συναλλαγών. Όταν συγκρίνετε επιλογές, διαχωρίστε αυτό το υπόλοιπο για λειτουργικές δαπάνες από τις μηνιαίες χρεώσεις ή τυχόν ποσό εγγύησης.
Οι κάρτες της Rally χρησιμοποιούν προπληρωμένο υπόλοιπο που έχετε ήδη φορτίσει. Ο οδηγός ταμειακών ροών χωρίς εγγύηση εξηγεί τη διαφορά μεταξύ φόρτισης υπολοίπου, εγγυήσεων και χρεώσεων. Ελέγξτε την κατάσταση των συναλλαγών και τα δεδομένα που εξάγονται για το λογιστήριο κατά την πιλοτική χρήση, ώστε οι οδηγοί και η οικονομική ομάδα να γνωρίζουν τι να κάνουν όταν μια πληρωμή δεν έχει ολοκληρωθεί.
Σαρώστε ευανάγνωστες αποδείξεις, ελέγξτε ποσά και φόρο, αντιστοιχίστε πληρωμές και κρατήστε τα τεκμήρια. Περιλαμβάνει δοκιμή ροής εργασίας με πέντε αποδείξεις.
Συγκρίνετε τιμολόγια με παραγγελίες και αποδεικτικά παράδοσης. Ελέγξτε ποσά, διπλοεγγραφές και πληρωμές με παράδειγμα απόκλισης και λίστα ελέγχου εξαιρέσεων.
Δωρεάν εκτυπώσιμη φόρμα για επαγγελματικά γεύματα: συμμετέχοντες, σκοπός, αποδείξεις, πληρωμές και εταιρική έγκριση.
