Una declaración de recibo perdido ofrece al equipo financiero una forma coherente de revisar un gasto cuando no se puede encontrar el documento original. Registra los hechos, las pruebas disponibles y la decisión. Debe hacer visible la incertidumbre.
Abra la declaración gratuita de recibo extraviado. El formulario está en inglés. Complételo en su navegador e imprímalo o guárdelo como PDF mediante el menú de impresión. No envía su información a Rally.
Empieza intentando recuperar el recibo
Comprueba el correo electrónico del proveedor, la cuenta del cliente o el portal de reservas y, después, solicita un duplicado. Es posible que el empleado también tenga una foto en sus mensajes o en el carrete de la cámara. Registra el intento de recuperación para que el siguiente revisor sepa qué se ha intentado ya.
Si llega un duplicado más tarde, adjúntalo al mismo registro de gastos. Conserva la declaración anterior y el historial de revisiones, y comprueba que el gasto no se haya introducido dos veces.
Qué debe registrar la declaración
La plantilla separa la explicación del gasto dada por la persona de la decisión del revisor:
| Parte del registro | Qué introducir |
|---|
| Persona y empresa | Solicitante, entidad jurídica, equipo o proyecto, referencia del gasto |
| Compra | Fecha, proveedor, lugar, descripción y finalidad empresarial específica |
| Pago | Importe y moneda originales, quién pagó y referencia de la transacción |
| Documento que falta | Por qué no está disponible y medidas adoptadas para obtener una copia |
| Otra evidencia | Confirmación de reserva, registro del pedido, referencia del extracto o correspondencia |
| Declaración | Confirmación de que los datos son exactos y de que el gasto no se ha reclamado anteriormente |
| Revisar | Revisor, decisión, motivo, seguimiento y fecha |
Utiliza una referencia de pago o los últimos dígitos de la tarjeta si es necesario para localizar la transacción. No introduzcas en el formulario el número completo de la tarjeta, el código de seguridad ni las credenciales de banca online.
La prueba del pago y la prueba de compra responden a preguntas diferentes
El extracto de la tarjeta puede demostrar que se realizó un pago. El recibo del proveedor describe la compra. El empleado añade el motivo empresarial. En conjunto, estos documentos ayudan a la persona revisora a entender el gasto; cualquiera de ellos por separado puede dejar lagunas.
Para una compra en el extranjero, conserva el importe en la moneda original junto al importe mostrado por el proveedor de pagos. Una diferencia puede deberse a una conversión, una comisión, una propina o un ajuste posterior. No cambies el importe de la compra solo para que coincida. Nuestra guía de gastos transfronterizos explica cómo mantener relacionados esos importes.
Permite al revisor tomar una decisión fundamentada
El revisor debe poder aprobar el gasto según el proceso de la empresa, solicitar más pruebas, rechazarlo o dejarlo pendiente. Registra el motivo y quién se encarga de cualquier seguimiento. Mantén la aprobación del reembolso separada del tratamiento contable o fiscal.
El formulario no garantiza que un gasto sea reembolsable, deducible o apto para la recuperación del IVA. Los requisitos varían según el país y el tipo de gasto. El responsable financiero o asesor fiscal debe decidir qué es aceptable para la entidad correspondiente. Por ejemplo, las directrices de HMRC sobre el registro de gastos de viaje explican los registros pertinentes para los empleados del Reino Unido; no constituyen una norma aplicable a todos los países.
Si el problema está relacionado con una comida con invitados de negocios, utiliza la plantilla de gastos de comidas de negocios para registrar también los asistentes y el propósito. Para un lote de gastos, consulta esta fuente: el informe de gastospara consultar cada declaración.
Reduce el trabajo repetitivo de gestionar recibos que faltan
Convierte la captura de recibos en parte de la rutina de compra. Asigna cada gasto a un responsable, haz visible la documentación justificativa que falte y ofrece a los empleados una vía clara para resolverlo. Una política de gastos debe explicar el plazo de presentación y el proceso de gestión de excepciones.
Rally incorpora al agente de WhatsApp y al agente de la plataforma a ese flujo de trabajo. Los empleados pueden proporcionar recibos y contexto de gastos a través de WhatsApp; AutoMatch ayuda a vincular las pruebas con la transacción, mientras que la plataforma ofrece al equipo un lugar para gestionar las tareas de gastos restantes. Las personas revisan las coincidencias y decisiones poco claras antes de que los registros pasen al flujo de trabajo de contabilidad compatible.
Explora la gestión de gastos de Rally o descubre cómo los agentes de IA te ayudan con el proceso de gastos.
