En erklæring om en manglende kvittering giver økonomiafdelingen en ensartet måde at gennemgå en udgift på, når det oprindelige dokument ikke kan findes. Den registrerer fakta, den tilgængelige dokumentation og beslutningen. Den bør gøre usikkerheden synlig.
Åbn den gratis erklæring om manglende kvittering. Formularen er på engelsk. Udfyld den i din browser, og print den, eller gem en PDF via printmenuen. Den indsender ikke dine oplysninger til Rally.
Start med at forsøge at finde kvitteringen
Tjek leverandørens e-mail, kundekonto eller bookingportal, og bed derefter om en kopi. Medarbejderen har måske også et foto i sine beskeder eller i kamerarullen. Notér forsøget på at fremskaffe dokumentationen, så den næste kontrollør ved, hvad der allerede er blevet forsøgt.
Hvis der kommer en dublet senere, skal den knyttes til den samme udgiftsregistrering. Behold den tidligere registrering og gennemgangshistorikken, og kontrollér, at udgiften ikke er blevet registreret to gange.
Hvad erklæringen skal indeholde
Skabelonen adskiller personens beskrivelse af udgiften fra kontrollantens afgørelse:
| En del af registreringen | Hvad skal indtastes |
|---|
| Person og virksomhed | Kravstiller, juridisk enhed, team eller projekt, udgiftsreference |
| Køb | Dato, leverandør, sted, beskrivelse og specifikt forretningsformål |
| Betaling | Oprindeligt beløb og valuta, hvem der betalte, og transaktionsreference |
| Manglende dokument | Hvorfor det ikke er tilgængeligt, og hvilke skridt der er taget for at få en kopi |
| Anden dokumentation | Bookingbekræftelse, ordrepost, kontoudtogsreference eller korrespondance |
| Erklæring | Bekræftelse på, at oplysningerne er korrekte, og at udgiften ikke allerede er blevet refunderet |
| Gennemgå | Bedømmer, beslutning, begrundelse, opfølgning og dato |
Brug en betalingsreference eller de sidste cifre på kortet, hvis det er nødvendigt for at finde transaktionen. Indtast ikke et fuldt kortnummer, en sikkerhedskode eller netbankoplysninger i formularen.
Betalingsdokumentation og købsdokumentation besvarer forskellige spørgsmål
Et kortudtog kan dokumentere, at en betaling har fundet sted. Leverandørens kvittering beskriver købet. Medarbejderen tilføjer det forretningsmæssige formål. Tilsammen hjælper disse dokumenter den, der gennemgår udgiften, med at forstå den; hvert enkelt dokument kan efterlade huller.
Ved et køb i udlandet skal beløbet i den oprindelige valuta stå sammen med det beløb, som betalingsudbyderen viser. En forskel kan skyldes omregning, et gebyr, drikkepenge eller en senere justering. Du må ikke ændre købsbeløbet blot for at tvinge et match. Vores guide til udgifter på tværs af landegrænser forklarer, hvordan du bevarer sammenhængen mellem beløbene.
Giv den ansvarlige for gennemgangen et reelt grundlag for at træffe en beslutning
Godkenderen skal kunne godkende udgiften i virksomhedens proces, anmode om yderligere dokumentation, afvise den eller lade den stå som afventende. Notér årsagen, og hvem der er ansvarlig for eventuel opfølgning. Hold godkendelse af refusion adskilt fra den regnskabsmæssige eller skattemæssige behandling.
F.eks. HMRC's vejledning om dokumentation af rejseudgifter ; den er ikke en regel for alle lande.
Hvis sagen vedrører et måltid med forretningsforbindelser, skal du bruge skabelonen til udgifter til forretningsmåltider til også at registrere deltagerne og formålet. For en gruppe af udgifter henvises der til hver erklæring i udgiftsrapporten.
Reducer gentaget arbejde med manglende kvitteringer
Gør registrering af kvitteringer til en del af købsrutinen. Tildel hver udgift en ansvarlig, synliggør manglende dokumentation, og giv medarbejderne én tydelig vej til at løse det. En udgiftspolitik bør forklare fristen for indsendelse og processen for undtagelser.
Rally forbinder WhatsApp-agenten og platformagenten i den arbejdsgang. Medarbejdere kan sende kvitteringer og kontekst om udgifter via WhatsApp; AutoMatch hjælper med at knytte dokumentation til transaktionen, mens platformen giver teamet et sted at håndtere de resterende opgaver i forbindelse med udgifter. Medarbejderne gennemgår uklare match og beslutninger, før registreringerne flyttes til den understøttede regnskabsarbejdsgang.
Udforsk Rallys udgiftsstyring eller læs, hvordan AI-agenter hjælper med udgiftsprocessen.
