Grænseoverskridende arbejde medfører udgifter i forskellige valutaer, hos ukendte leverandører og under forskellige lokale krav. En forretningsrejse kan resultere i en hotelregning, en kvittering for et måltid, parkering og et køb til et kundeprojekt. Hver udgift kræver stadig en ansvarlig, dokumentation og en regnskabsmæssig beslutning.
Målet er en fælles driftsproces med de rette lokale detaljer. Den kan bruges af en selvstændig, der besøger kunder i udlandet, eller af en virksomhed med medarbejdere og selskaber i flere lande.
Fastlæg den juridiske enhed og den udgiftsansvarlige
Før en rejse eller et udlandsophold i forbindelse med arbejdet begynder, skal I aftale, hvilken juridisk enhed der afholder udgiften, hvem der må foretage købet, og hvem der gennemgår det. Tilføj oplysninger om kunden, jobbet eller projektet, hvis det hjælper regnskabsafdelingen.
Gruppesynlighed fjerner ikke behovet for separate poster for hver enhed. Hvis et køb kommer mere end én enhed til gode, skal økonomiafdelingen beslutte, hvordan det skal fordeles og dokumenteres. Sørg for, at beslutningen er knyttet til den oprindelige dokumentation.
Hold de tre beløb adskilt
En udenlandsk udgift kan have tre relevante beløb:
- Leverandørbeløbet: det samlede beløb og valutaen på den originale kvittering eller faktura.
- Betalingsbeløbet: er det beløb, som betalingsudbyderen opkrævede virksomheden, inklusive eventuelle identificerbare gebyrer eller justeringer.
- Det regnskabsmæssige beløb: værdien i rapporteringsvalutaen i henhold til virksomhedens regnskabspraksis.
Disse beløb kan med rette variere. Bevar den oprindelige dokumentation samt kilden til omregningen eller kontoudtoget. Undersøg en forskel, før du betragter den som en forkert kvittering eller et mislykket match.
Ved delbetalinger, drikkepenge, tilbagebetalinger og senere justeringer skal de relaterede poster forbindes. Læg aldrig beløb i flere valutaer sammen til én samlet total uden et aftalt omregningsgrundlag. Skabelonen til udgiftsrapportering giver teamet en ensartet måde at registrere beløbene separat på.
Registrér dokumentet og dets kontekst med det samme
Bed medarbejderne om at gemme kvitteringen eller fakturaen og oplyse et specifikt forretningsformål. En betalingsreference gør det lettere at finde transaktionen; den forklarer ikke nødvendigvis, hvad der er købt. Ved et måltid skal deltageroplysninger gemmes sammen med formularen til måltidsudgiften.
Sproget på en kvittering kan være et andet end teamets arbejdssprog. Bevar det originale dokument, også når der tilføjes en forklaring eller udtrukne felter. Hvis dokumentet er ulæseligt eller ufuldstændigt, skal du bede leverandøren om en tydeligere kopi.
Rallys WhatsApp-agent hjælper medarbejdere med at give dokumentation og kontekst under udgiftsprocessen. AutoMatch forbinder kvitteringer med transaktioner, og platformens agent hjælper teamet med at håndtere de bredere udgiftsopgaver. Medarbejderne afklarer usikre match og spørgsmål, der kræver lokalt forretnings- eller regnskabskendskab.
Anvend en fælles proces med lokal gennemgang
Din udgiftspolitik kan definere indsendelsesruten, de ansvarlige, fristerne og eskaleringsprocessen for alle. Økonomiansvarlige fastsætter derefter de lokale krav til dokumentation for fakturaer, refusion, opbevaring af dokumentation og skattemæssig behandling.
Antag ikke, at en udgift, der er godkendt til refusion, er fradragsberettiget eller berettiger til tilbagebetaling af moms. Procedurer for grænseoverskridende momsrefusion har betingelser for berettigelse og kan variere fra land til land og afhængigt af omkostningen. Den EU's vejledning om grænseoverskridende momsrefusion er et udgangspunkt for den relevante økonomiansvarlige, ikke en garanti for, at enhver udenlandsk kvittering kvalificerer.
En erklæring om manglende kvittering registrerer en undtagelse til gennemgang. Den opfylder ikke automatisk kravene i alle de berørte lande.
Inkludér vejforbrug i den samme overdragelse
For virksomheder, der kører på tværs af grænser, bør brændstof, opladning, vejafgifter og parkering være underlagt samme krav til dokumentation og kontrol som andre udgifter. Bekræft, hvilke lokationer der understøttes, betalingsbetingelserne og de gældende gebyrer for de rejser, I faktisk foretager.
Med et forudbetalt brændstofkort, skal du placere ansvaret for at stille midler til rådighed og håndtere et mislykket køb. Hvis du er selvstændig, kan du se opsætningen af brændstofkort til selvstændige virksomheder. For detaljeret drift af køretøjer og chauffører kan du bruge den separate europæiske guide til flådeudgifter.
Test hele processen, før du skalerer
Vælg et lille udvalg af repræsentative køb: en almindelig kvittering, en betaling i udlandet, en tilbagebetaling og et hul i dokumentationen. Følg hvert køb gennem registrering, afstemning, gennemgang og det understøttede regnskabsoutput.
Kontrollér, at de oprindelige beløb, enheden, dokumentationen og rettelserne stadig er forståelige til sidst. Mål både uafklarede udgifter og korrektionsarbejde samt hastigheden. En arbejdsgang er klar til at blive skaleret, når medarbejderne ved, hvad de skal indsende, og økonomiafdelingen kan redegøre for resultatet.
Udforsk Rallys udgiftsstyring og få mere at vide om, hvordan arbejdsgangen kan fungere side om side med din eksisterende virksomhedsbank.
