Grenzüberschreitende Arbeit führt zu Ausgaben in verschiedenen Währungen, bei unbekannten Lieferanten und unter unterschiedlichen lokalen Anforderungen. Eine Geschäftsreise kann eine Hotelrechnung, einen Bewirtungsbeleg, Parkgebühren und einen Einkauf für ein Kundenprojekt umfassen. Für jeden dieser Posten müssen weiterhin eine verantwortliche Person, ein Beleg und eine buchhalterische Entscheidung festgelegt werden.
Ziel ist ein einheitlicher Betriebsprozess mit den richtigen lokalen Details. Er kann einer selbstständigen Person dienen, die Kunden im Ausland besucht, oder einem Unternehmen mit Mitarbeitern und Gesellschaften in mehreren Ländern.
Legen Sie die juristische Einheit und den Ausgabenverantwortlichen fest
Legen Sie vor Beginn einer Reise oder eines Auslandseinsatzes fest, welche juristische Einheit die Kosten trägt, wer den Kauf tätigen darf und wer ihn prüft. Ergänzen Sie den Kunden-, Auftrags- oder Projektkontext, sofern dies die Buchhaltung unterstützt.
Die Gruppensichtbarkeit macht separate Datensätze für die einzelnen Rechtsträger nicht überflüssig. Wenn ein Kauf mehreren Rechtsträgern zugutekommt, sollte das Finanzteam entscheiden, wie er aufgeteilt und dokumentiert werden soll. Verknüpfen Sie diese Entscheidung weiterhin mit dem ursprünglichen Beleg.
Halten Sie drei Beträge unterscheidbar
Bei einer Auslandsausgabe können drei relevante Beträge anfallen:
- Der Lieferantenbetrag: den Gesamtbetrag und die Währung auf dem Originalbeleg oder der Originalrechnung.
- Der Zahlungsbetrag: der Betrag, den der Zahlungsanbieter dem Unternehmen in Rechnung gestellt hat, einschließlich aller erkennbaren Gebühren oder Anpassungen.
- Der buchhalterische Betrag: entspricht dem Wert in der Berichtswährung gemäß den Rechnungslegungsrichtlinien des Unternehmens.
Diese Beträge können legitimerweise voneinander abweichen. Bewahren Sie die ursprünglichen Belege sowie die Quelle der Umrechnung oder Abrechnung auf. Prüfen Sie eine Abweichung, bevor Sie sie als fehlerhaften Beleg oder fehlgeschlagenen Abgleich einstufen.
Bei geteilten Zahlungen, Trinkgeldern, Rückerstattungen und nachträglichen Anpassungen sollten die zugehörigen Datensätze miteinander verknüpft werden. Addieren Sie Beträge aus mehreren Währungen niemals zu einer einzigen Summe, ohne eine vereinbarte Umrechnungsgrundlage festzulegen. Für eine einheitliche Erfassung der Beträge gilt: Die Vorlage für Spesenabrechnungen unterstützt das Team dabei.
Das Dokument und seinen Kontext zeitnah erfassen
Bitten Sie Mitarbeitende, den Beleg oder die Rechnung aufzubewahren und einen konkreten geschäftlichen Zweck anzugeben. Eine Zahlungsreferenz hilft dabei, die Transaktion zu finden; sie erklärt möglicherweise nicht, was gekauft wurde. Bei einem Essen sollten Sie die Angaben zu den Teilnehmenden zusammen mit dem Formular für Bewirtungskosten.
Die Sprache eines Belegs kann von der Arbeitssprache des Teams abweichen. Bewahren Sie das Originaldokument auf, auch wenn eine Erläuterung hinzugefügt oder Felder extrahiert wurden. Wenn das Dokument unleserlich oder unvollständig ist, bitten Sie den Lieferanten um eine besser lesbare Kopie.
Der WhatsApp-Agent von Rally unterstützt Mitarbeitende dabei, im Ausgabenprozess Belege und Kontext bereitzustellen. AutoMatch verknüpft Belege mit Transaktionen, während der Plattform-Agent das Team bei der Bearbeitung der übrigen Ausgabenaufgaben unterstützt. Mitarbeitende klären unsichere Zuordnungen und Fragen, für die lokales Geschäfts- oder Buchhaltungswissen erforderlich ist.
Einen einheitlichen Prozess mit lokaler Prüfung anwenden
Ihre Ausgabenrichtlinie kann für alle den Einreichungsweg, die Verantwortlichen, Fristen und den Eskalationsprozess festlegen. Die Finanzverantwortlichen legen anschließend die lokalen Anforderungen an Rechnungsbelege, Erstattungen, die Aufbewahrung von Unterlagen und die steuerliche Behandlung fest.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine zur Erstattung genehmigte Ausgabe steuerlich abzugsfähig ist oder zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für grenzüberschreitende Mehrwertsteuererstattungen gelten bestimmte Voraussetzungen, und diese können je nach Land und Kostenart unterschiedlich sein. Die Leitlinien der EU zu grenzüberschreitenden Mehrwertsteuererstattungen sind ein Ausgangspunkt für die zuständige Finanzverantwortliche, aber keine Zusage, dass jeder im Ausland ausgestellte Beleg die Voraussetzungen erfüllt.
Eine Erklärung zu einem fehlenden Beleg dokumentiert eine Ausnahme zur Prüfung. Sie erfüllt nicht automatisch die Anforderungen jedes beteiligten Landes.
Straßenausgaben in dieselbe Übergabe einbeziehen
Für Unternehmen, die grenzüberschreitend unterwegs sind, sollten für Tanken, Laden, Maut und Parken dieselben Nachweis- und Prüfstandards gelten wie für andere Ausgaben. Bestätigen Sie die unterstützten Standorte, Zahlungsbedingungen und anfallenden Gebühren für die Fahrten, die Sie tatsächlich unternehmen.
Mit einer vorausbezahlten Tankkarte, legen Sie fest, wer für die Bereitstellung von Guthaben und die Abwicklung eines fehlgeschlagenen Kaufs verantwortlich ist. Wenn Sie selbstständig tätig sind, finden Sie hier: die Einrichtung einer Tankkarte für unabhängige Unternehmen. Für detaillierte Abläufe rund um Fahrzeuge und Fahrer verwenden Sie: den separaten europäischen Leitfaden zu Fuhrparkkosten.
Testen Sie den gesamten Ablauf, bevor Sie expandieren
Wählen Sie eine kleine Auswahl repräsentativer Käufe aus: einen gewöhnlichen Beleg, eine Zahlung im Ausland, eine Rückerstattung und eine Lücke in der Belegdokumentation. Verfolgen Sie jeden einzelnen Vorgang durch Erfassung, Zuordnung und Prüfung bis zur unterstützten Buchhaltungsausgabe.
Stellen Sie sicher, dass die ursprünglichen Beträge, die zuständige Stelle, die Belege und die Korrekturen am Ende verständlich bleiben. Messen Sie neben der Geschwindigkeit auch die offenen Ausgaben und den Korrekturaufwand. Ein Workflow ist bereit für die Ausweitung, wenn Mitarbeitende wissen, was sie einreichen müssen, und die Finanzabteilung das Ergebnis verbuchen kann.
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