Pārrobežu darbs rada izdevumus dažādās valūtās, pie nepazīstamiem piegādātājiem un atbilstoši atšķirīgām vietējām prasībām. Komandējuma laikā var rasties viesnīcas rēķins, ēdienreizes čeks, maksa par autostāvvietu un pirkums klienta projektam. Katram izdevumam joprojām jābūt atbildīgajai personai, pamatojošam dokumentam un grāmatvedības lēmumam.
Mērķis ir vienots darbības process ar atbilstošu vietējo informāciju. Tas var būt piemērots gan pašnodarbinātai personai, kas apmeklē klientus ārvalstīs, gan uzņēmumam, kura darbinieki un juridiskās vienības atrodas vairākās valstīs.
Nosakiet juridisko personu un izdevumu atbildīgo
Pirms ceļojuma vai darba ārvalstīs sākuma vienojieties, kura juridiskā persona sedz izmaksas, kas drīkst veikt pirkumu un kas to pārskata. Ja tas palīdz grāmatvedībai, pievienojiet informāciju par klientu, darbu vai projektu.
Grupas līmeņa redzamība neatceļ nepieciešamību uzturēt atsevišķus juridisko personu ierakstus. Ja pirkums sniedz labumu vairāk nekā vienai juridiskajai personai, finanšu komandai jāizlemj, kā tas jāattiecina un jādokumentē. Nodrošiniet, lai šis lēmums būtu saistīts ar sākotnējo pamatojumu.
Nošķiriet trīs summas
Ārvalstu izdevumam var būt trīs būtiskas summas:
- Piegādātāja summa ir kopējā summa un valūta sākotnējā čekā vai rēķinā.
- Maksājuma summa: maksājumu pakalpojumu sniedzēja no uzņēmuma iekasētā summa, ietverot visas identificējamās maksas vai korekcijas.
- Grāmatvedības summa: ir vērtība pārskata valūtā saskaņā ar uzņēmuma grāmatvedības politiku.
Šīs summas var likumīgi atšķirties. Saglabājiet sākotnējos pierādījumus un konversijas vai pārskata avotu. Izpētiet atšķirību, pirms uzskatāt, ka kvīts ir nepareiza vai saskaņošana ir neizdevusies.
Sadalītiem maksājumiem, dzeramnaudas maksājumiem, atmaksām un vēlākām korekcijām savienojiet saistītos ierakstus. Nekad nesummējiet vairākās valūtās izteiktas summas vienā kopsummā bez saskaņota konvertācijas pamata. Izdevumu pārskata veidne sniedz komandai vienotu veidu, kā atsevišķi reģistrēt summas.
Savlaicīgi fiksējiet dokumentu un tā kontekstu
Lūdziet darbiniekiem saglabāt čeku vai rēķinu un norādīt konkrētu darījumdarbības mērķi. Maksājuma atsauce palīdz atrast darījumu; tā var nepaskaidrot, kas tika iegādāts. Ja runa ir par maltīti, saglabājiet dalībnieku informāciju kopā ar maltītes izdevumu veidlapa.
Kvīts valoda var atšķirties no komandas darba valodas. Saglabājiet oriģinālo dokumentu arī tad, ja tam tiek pievienots skaidrojums vai izvilktie lauki. Ja dokuments nav salasāms vai ir nepilnīgs, lūdziet piegādātājam skaidrāku kopiju.
Rally WhatsApp aģents palīdz darbiniekiem izdevumu apstrādes laikā sniegt pamatojumu un kontekstu. AutoMatch sasaista čekus ar darījumiem, bet platformas aģents palīdz komandai veikt plašākus ar izdevumiem saistītus uzdevumus. Darbinieki atrisina neskaidras atbilstības un jautājumus, kuros nepieciešamas vietējās uzņēmējdarbības vai grāmatvedības zināšanas.
Piemērojiet vienotu procesu ar vietējo pārbaudi
Jūsu izdevumu politika var noteikt iesniegšanas kārtību, atbildīgās personas, termiņus un eskalācijas procesu ikvienam. Finanšu atbildīgās personas pēc tam nosaka vietējās prasības attiecībā uz rēķinu pamatojumu, izdevumu atlīdzināšanu, uzskaites datu glabāšanu un nodokļu režīmu.
Neuzskatiet, ka izdevumi, kuru atlīdzināšana ir apstiprināta, noteikti ir atskaitāmi vai par tiem var atgūt PVN. Pārrobežu PVN atmaksas procedūrām ir atbilstības nosacījumi, un tās var atšķirties atkarībā no valsts un izmaksu veida. Attiecīgajai finanšu personai sākumpunkts ir šāds: ES norādes par pārrobežu PVN atmaksu — tās nav garantija, ka katrs ārvalstīs saņemtais čeks atbilst nosacījumiem.
Šāds paziņojums par trūkstošu čeku reģistrē izņēmumu pārskatīšanai. Tas automātiski nenodrošina atbilstību visu iesaistīto valstu prasībām.
Iekļaujiet ceļa izdevumus tajā pašā nodošanas procesā
Uzņēmumiem, kas pārvietojas pāri robežām, degvielas, uzlādes, ceļu nodevu un stāvvietu izdevumiem jāpiemēro tādi paši pierādījumu apkopošanas un pārskatīšanas principi kā citiem izdevumiem. Pārbaudiet atbalstītās vietas, maksājumu kārtību un piemērojamās maksas saviem faktiskajiem braucieniem.
Ar priekšapmaksas degvielas karti, nosakiet atbildīgo par līdzekļu nodrošināšanu un neveiksmīga pirkuma apstrādi. Ja esat pašnodarbināts, skatiet degvielas kartes iestatīšanu neatkarīgiem uzņēmumiem. Lai iegūtu detalizētu informāciju par transportlīdzekļu un vadītāju darbībām, izmantojiet atsevišķo Eiropas autoparka izdevumu ceļvedi.
Pārbaudiet visu procesu pirms paplašināšanas
Izvēlieties nelielu reprezentatīvu pirkumu kopumu: parastu čeku, maksājumu ārvalstīs, atmaksu un trūkstošu pierādījumu. Izsekojiet katram no tiem visā procesā — no tveršanas, saskaņošanas un pārskatīšanas līdz atbalstītajai grāmatvedības izvadei.
Noslēgumā pārbaudiet, vai sākotnējās summas, vienība, pamatojums un labojumi joprojām ir saprotami. Izvērtējiet neatrisināto izdevumu un labojumu apjomu, kā arī darba ātrumu. Darbplūsma ir gatava paplašināšanai, kad darbinieki zina, kas jāiesniedz, un finanšu nodaļa var uzskaitīt rezultātu.
Izpētiet Rally izdevumu pārvaldību un uzziniet, kā darbplūsma var darboties līdzās jūsu esošajai uzņēmuma bankai.
