Pārrobežu darbs rada vienkāršu finanšu problēmu: pirkums tiek veikts vienā vietā, tā kvīts nonāk citā, un kādam ir jāapvieno informācija par maksājumu, valūtu un pirkuma uzņēmējdarbības mērķi. Lietderīga starptautiska degvielas karšu sistēma padara šo procesu skaidru vēl pirms brauciena sākuma.
Šajā rokasgrāmatā aplūkotas pārbaudes, kas ir svarīgas uzņēmuma īpašniekam, mazai komandai vai autoparkam, kas pārvietojas pa Eiropu. Ar transportlīdzekli nesaistītu izdevumu gadījumā izmantojiet ceļvedi par pārrobežu izdevumu uzskaites procesu.
Sāciet ar maršrutu un darbu
Pierakstiet valstis, regulārās pieturas un ceļojumā paredzētos pirkumu veidus. Norādiet arī novirzes no maršruta un nakšņošanas pieturas, ne tikai galveno autoceļu. Uzņēmumam, kas reizi mēnesī dodas uz ārvalstīm, uzticams plāns ir tikpat nepieciešams kā komandai, kas katru dienu šķērso robežas.
Apskatiet četrus jautājumus atsevišķi:
- Kur uzņēmums var pieteikties? Konta atbilstība ir atkarīga no uzņēmuma un pieejamās programmas.
- Kur ar karti var norēķināties? Pārbaudiet tirgotājus, kartes pieņemšanas vietas, ierobežojumus un autorizācijas nosacījumus.
- Kuri citi pakalpojumi tiek atbalstīti? Elektromobiļu uzlādei un elektroniskajai ceļu nodevu iekasēšanai var būt savas piekļuves prasības.
- Kādus ierakstus saņems finanšu nodaļa? Apstipriniet maksājuma informāciju, oriģinālos čekus, rēķinu kārtību un atbalstītos eksporta formātus.
Rally apvieno uzņēmumu degvielas izdevumus un izdevumu pārvaldības procesus vienā platformā. Iestatīšanas laikā apstipriniet savam uzņēmumam nepieciešamos pakalpojumus un maršrutus, pēc tam nodrošiniet, lai šī informācija būtu pieejama ceļotājiem.
Sagatavojiet priekšapmaksas atlikumu
Izmantojot priekšapmaksas degvielas karti, uzņēmums avansā nodrošina līdzekļus tēriņiem. Piešķiriet par kontu atbildīgajai personai skaidru papildināšanas kārtību un pārbaudiet, kad līdzekļi kļūst pieejami. Pārskaitījuma uzdevums nav tas pats, kas pieejams kartes atlikums.
Pirms došanās ceļā pārbaudiet:
- Pieejamais atlikums un kartes tēriņu limiti.
- Paredzamie degvielas, stāvvietu un citi brauciena laikā atļautie pirkumi.
- Jebkuras neapstiprinātas autorizācijas, kas jau samazina pieejamo atlikumu.
- Konta valūta un komisijas maksas nosacījumi.
- Kas var noorganizēt papildu finansējumu vai izskatīt negaidītu atteikumu.
Neapkalpoti degvielas sūkņi var pieprasīt pagaidu autorizāciju, pirms ir zināms faktiskais degvielas daudzums. Rezervētā summa un galīgā norēķinātā pirkuma summa var atšķirties. Atstājiet pietiekamu atlikuma rezervi un glabājiet neapstiprināto maksājumu atsevišķi no galīgajiem izdevumiem, līdz tā statuss ir skaidrs. Atbrīvošanas laiks ir atkarīgs no maksājuma apstrādes procesa; neplānojiet, balstoties uz visiem gadījumiem piemērojamu termiņu. Visa skaidro pagaidu autorizācijas degvielas pirkumiem.
Glabājiet maksājumu un čeku kopā
Personai, kas iegādājas degvielu, čeks jānofotografē, kamēr pirkumu vēl ir viegli identificēt. Norādiet transportlīdzekli vai darba uzdevumu, uzņēmējdarbības mērķi un jebkādu informāciju, kuras dēļ citādi būtu jāuzdod papildu jautājumi.
Šis WhatsApp aģents sniedz ceļotājam ierastu vietu, kur nosūtīt šos pierādījumus un kontekstu. Šis platformas aģents palīdz organizēt izdevumu procesu saistībā ar maksājumu, salāgošanu un pārskatīšanu. Finanšu komanda pēc tam platformā var izskatīt trūkstošo informāciju un izņēmumus, kamēr avota dokumenti ir pieejami.
AutoMatch ir šīs darbplūsmas daļa. Saskaņojot čeku ar maksājumu, tas pats par sevi nenozīmē, ka nodokļu režīms ir apstiprināts vai ka pozīcija ir gatava grāmatošanai bez pārskatīšanas. Pilnu secību skatiet šeit: kā WhatsApp un platformas aģenti palīdz uzskaitīt izdevumus — tur aprakstīta visa secība.
Ierakstiet abas valūtas, ja tās atšķiras
čekā var būt norādīta tirgotāja valūta, lai gan maksājums tiek veikts konta valūtā. Saglabājiet abas summas un valūtu kodus. Ja šī informācija ir pieejama, saglabājiet arī norēķinu datumu, informāciju par valūtas maiņas kursu un jebkuru atsevišķi iekasētu maksu.
Nemēģiniet panākt atbilstību tikai tāpēc, ka konvertētā summa šķiet līdzīga. Izvērtējiet datumu, tirgotāju, valūtu un galīgo maksājuma statusu kopumā. Atmaksa, dublikāts, sadalīts maksājums vai pagaidu autorizācija var prasīt citu skaidrojumu.
Izdevumu pārskata veidne nodrošina vienkāršu vietu, kur līdzās pierādījumu atsaucei reģistrēt sākotnējās un pārskata summas. Saglabājiet norēķinu pierādījumus kopā ar pārskatu. Kopsummā izmantojiet vienu pārskata valūtu; dažādu valūtu summēšana neveido jēgpilnu izdevumu kopsummu.
Apkopojiet pierādījumus nodokļu pārbaudei
Saglabājiet detalizēto piegādātāja čeku vai rēķinu, darījuma biznesa pamatojumu un maksājuma ierakstu. Pārbaudiet, vai uzņēmumam no piegādātāja ir jāpieprasa papildu informācija rēķinā. Kartes konta izrakstam un piegādātāja nodokļu dokumentam ir atšķirīgi mērķi.
Ārvalstīs samaksātā PVN atmaksa ir atkarīga no uzņēmuma, valsts un pirkuma kategorijas. Uzņēmumiem, kas reģistrēti ES, un uzņēmumiem, kas nav reģistrēti ES, var būt atšķirīgas procedūras, turklāt dažās valstīs ir ierobežota PVN atmaksa par degvielu un citiem izdevumiem. Nodokļu jautājumu kārtotājam Eiropas Komisijas norādes par PVN atmaksu ir noderīgs sākumpunkts.
Rally loma darbplūsmā ir palīdzēt apkopot ierakstus un sagatavot atbalstītus grāmatvedības pārskatus. Apstipriniet rēķinu kārtību, eksporta formātus un to, kas pārskata vai iesniedz jebkuru nodokļu atgūšanas pieprasījumu. Ne saskaņots maksājums, ne aizpildīta veidne negarantē atskaitāmību vai atmaksu.
Pārbaudiet ceļu nodevas un uzlādi atsevišķi
Maršrutā var būt nepieciešami vairāki maksāšanas risinājumi, pat ja degvielas izdevumi ir vienkārši. Pirms brauciena pārbaudiet, vai par maksas ceļa izmantošanu nepieciešama iepriekšēja transportlīdzekļa reģistrācija, elektronisks konts, vinjete vai transportlīdzeklī uzstādīta ierīce. Izmantojiet ceļa operatora aktuālās prasības konkrētajam transportlīdzeklim un maršrutam.
Elektromobilim pārbaudiet piekļuvi saderīgām uzlādes stacijām, savienotāja prasības, uzlādes sesijas cenu un rīcību gadījumā, ja plānotais lādētājs nav pieejams. Saglabājiet sesijas ierakstu un jebkādas papildu maksas kopā ar pārējiem brauciena izdevumiem.
Vērtīgais rezultāts ir pilnīgs izdevumu uzskaites ieraksts par degvielu, uzlādi, ceļu nodevām un autostāvvietām. Maksājumu pieņemšana vienā kategorijā nav jāuzskata par pierādījumu tam, ka maksājumi tiek pieņemti arī citā.
Pārrobežu izdevumu kontrolsaraksts
| Solis | Apstiprināt pirms izbraukšanas | Atstāt pārskatīšanai |
|---|
| Uzņēmuma iestatīšana | Atbilstības kritēriji, konta noteikumi un atbildīgās personas | Apstiprinātā konfigurācija un attiecīgie noteikumi |
| Maršruts | Plānotās pieturas un atbalstītie maksājumu veidi | Pirkuma vieta un tirgotājs |
| Priekšapmaksas finansējums | Pieejamais atlikums, kartes limiti un neapstiprinātie rezervējumi | Galīgais maksājuma statuss |
| Valūta | Konta valūta un piemērojamās maksas | Sākotnējā summa, norēķinu summa un valūtu kodi |
| Degvielas iegāde | Čeka vai rēķina prasības | Detalizēts dokuments, transportlīdzeklis vai uzdevums un darījuma mērķis |
| Ceļu nodevas un uzlāde | Reģistrācijas, ierīces vai piekļuves prasības | Braucienu vai sesiju ieraksti |
| Izņēmumi | Kas risina trūkstošu čeku vai nesaskaņotu maksājumu | Skaidrojums, pamatojošie pierādījumi un pārskatīšanas lēmums |
| Grāmatvedība | Obligātie lauki, pārskatīšanas atbildība un eksporta formāts | Pārbaudītie ieraksti un to avota dokumenti |
Izmantojiet to pašu procesu, uzņēmumam augot
Pašnodarbināta persona var pati nofotografēt čeku un pārskatīt izdevumus. Augoša komanda var ieviest darbiniekiem vienkāršu čeku fiksēšanas kārtību un uzticēt pārskatīšanu atbildīgajai personai vai grāmatvedim. Lielāka organizācija var pievienot izmaksu centrus, juridisko personu atbildības un strukturētāku apstiprināšanu, ja tas tiek atbalstīts.
Sāciet ar nelielu skaitu reālu braucienu. Pārbaudiet, vai čeku ir viegli pievienot, vai maksājumu var identificēt un vai personai, kas to pārskata, ir pietiekams konteksts. Novērsiet trūkumus, pirms ieviest šo kārtību visā uzņēmumā.
Rally pašnodarbināto degvielas karšu darbplūsma ir noderīgs sākumpunkts vienas personas uzņēmumam. Platforma izdevumu pārvaldības platforma izskaidro, kā WhatsApp aģents un platformas aģents atbalsta plašāko ceļu no pirkuma līdz grāmatvedības pārskatīšanai.
Ja jūsu uzņēmumam jau ir izveidota bankas sistēma, skatiet kā Rally darbojas kopā ar jūsu uzņēmuma banku. Nodrošiniet, lai finansēšanas, maksājumu apliecinājumu un grāmatvedības pienākumi būtu skaidri noteikti, lai nākamais brauciens noritētu saskaņā ar procesu, ko saprot ikviens.
