Rajojen yli tehtävä työ aiheuttaa yksinkertaisen taloushallinnon ongelman: ostos tehdään yhdessä paikassa, kuitti saapuu toiseen, ja jonkun on yhdistettävä maksu, valuutta ja liiketoiminnan tarkoitus. Hyödyllinen kansainvälinen polttoainekorttiratkaisu tekee tästä prosessista selkeän jo ennen matkan alkua.
Tässä oppaassa käsitellään yrityksen omistajan, pienen tiimin tai Euroopassa liikkuvan ajoneuvokaluston kannalta olennaiset tarkistukset. Ajoneuvoon liittymättömiä kuluja varten käytä rajat ylittävien kulujen työnkulkuopasta.
Aloita reitistä ja työstä
Kirjaa matkaan liittyvät maat, säännölliset pysähdyspaikat ja ostotyypit. Ota mukaan kiertotiet ja yöksi pysähtymiset, äläkä keskity vain päämoottoritiehen. Kerran kuukaudessa ulkomaille matkustava yritys tarvitsee luotettavan suunnitelman aivan yhtä paljon kuin tiimi, joka ylittää rajoja päivittäin.
Pidä neljä kysymystä erillään:
- Missä yritys voi hakea? Tilin kelpoisuus riippuu yrityksestä ja saatavilla olevasta ohjelmasta.
- Missä kortilla voi maksaa? Tarkista kauppiaat, kortin hyväksyntä, rajoitukset ja valtuutusehdot.
- Mitä muita palveluja tuetaan? Sähköautojen latauksella ja sähköisellä tietullimaksulla voi olla omat käyttöoikeusvaatimuksensa.
- Mitä tietoja taloushallinto saa? Vahvista maksutiedot, alkuperäiset kuitit, laskutusjärjestelyt ja tuetut vientimuodot.
Rally kokoaa yrityksen polttoainekulutuksen ja kulujen käsittelyprosessit yhteen alustaan. Vahvista käyttöönoton aikana yrityksesi palvelut ja reitit ja pidä nämä tiedot jatkossa matkustavien henkilöiden saatavilla.
Valmistele prepaid-saldo
Kun käytössä on ennakkoon ladattava polttoainekortti, yritys rahoittaa kulut etukäteen. Anna tilistä vastaavalle henkilölle selkeät ohjeet saldon täydentämiseen ja tarkista, milloin varat ovat käytettävissä. Siirtomääräys ei ole sama asia kuin kortin käytettävissä oleva saldo.
Tarkista ennen lähtöä:
- Käytettävissä oleva saldo ja kortin käyttörajat.
- Matkan aikana odotettavissa olevat polttoaine-, pysäköinti- ja muut hyväksyttävät ostot.
- Mahdolliset vireillä olevat katevaraukset, jotka vähentävät jo käytettävissä olevaa saldoa.
- Tilin valuutta ja maksuehdot.
- Kuka voi järjestää lisärahoitusta tai tarkistaa odottamattoman hylkäyksen.
Valvomattomat tankkausasemat voivat pyytää väliaikaista katevarausta ennen kuin todellinen tankkaussumma on tiedossa. Varattu summa ja lopullisesti veloitettava ostosumma voivat poiketa toisistaan. Varmista, että tilillä on riittävästi varaa, ja pidä maksua odottavana erillään lopullisesta kulusta, kunnes sen tila on selvä. Maksun käsittely määrittää, milloin varaus vapautuu; älä suunnittele toimintaa yleispätevän määräajan perusteella. Visa kertoo väliaikaisista tankkausostosten katevarauksista.
Pidä maksu ja kuitti yhdessä
Polttoainetta ostavan henkilön kannattaa tallentaa kuitti, kun ostos on vielä helppo tunnistaa. Lisää ajoneuvo tai työtehtävä, liiketoiminnallinen tarkoitus sekä kaikki tiedot, joiden puuttuminen edellyttäisi muuten lisäselvityksiä.
Kyseinen WhatsApp-agentti antaa matkaa tekevälle henkilölle tutun paikan, jossa hän voi lähettää kyseiset todisteet ja kontekstin. Alusta-agentti auttaa järjestämään kulujen käsittelyprosessin maksun, kohdistuksen ja tarkistuksen ympärille. Tämän jälkeen taloushallinto voi käsitellä alustalla puuttuvat tiedot ja poikkeukset, kun alkuperäiset tositteet ovat saatavilla.
AutoMatch on osa tätä työnkulkua. Kuitin yhdistäminen maksuun ei itsessään tarkoita, että verokohtelu olisi hyväksytty tai että erä olisi valmis kirjattavaksi ilman tarkistusta. Lue seuraava opas: miten WhatsApp ja alustojen agentit auttavat kulujen ilmoittamisessa saadaksesi koko prosessin.
Kirjaa molemmat valuutat, kun ne eroavat toisistaan
Kuitissa voidaan ilmoittaa kauppiaan käyttämä valuutta, vaikka maksu veloitetaan tilin valuutassa. Säilytä molemmat summat ja valuuttakoodit. Säilytä mahdollisuuksien mukaan myös tilityspäivä, valuuttakurssitiedot ja mahdollinen erikseen veloitettu maksu.
Älä pakota täsmäytystä vain siksi, että muunnettu summa näyttää olevan lähellä. Tarkista päivämäärä, kauppias, valuutta ja maksun lopullinen tila yhdessä. Hyvitys, kaksoiskappale, jaettu maksu tai väliaikainen katevaraus voi vaatia toisenlaisen selityksen.
Kyseinen kuluraporttipohja tarjoaa yksinkertaisen paikan alkuperäisten ja raportoitavien summien kirjaamiseen yhdessä tositetiedon kanssa. Säilytä maksun selvitysaineisto raportin yhteydessä. Käytä kokonaismäärässä yhtä raportointivaluuttaa; eri valuuttojen yhteenlaskeminen ei tuota mielekästä kulujen kokonaissummaa.
Kerää tositteet verotarkastusta varten
Säilytä eritelty toimittajan kuitti tai lasku, liiketoiminnallinen tarkoitus ja maksutosite. Tarkista, tarvitseeko yritys pyytää toimittajalta laskuun lisätietoja. Korttitiliote ja toimittajan verotosite palvelevat eri tarkoituksia.
ALV:n palautus riippuu yrityksestä, maasta ja hankintaryhmästä. EU:ssa ja EU:n ulkopuolella sijaitseviin yrityksiin voidaan soveltaa erilaisia menettelyjä, ja jotkin maat rajoittavat polttoaineen ja muiden kulujen palautusta. Euroopan komission ALV-palautusta koskeva ohjeistus on hyödyllinen lähtökohta veroasioista vastaavalle henkilölle.
Rallyn rooli työnkulussa on auttaa kokoamaan tiedot yhteen ja valmistelemaan tuettuja kirjanpidon tulosteita. Vahvista laskuja koskevat järjestelyt, vientimuodot sekä se, kuka tarkistaa tai toimittaa mahdollisen verovaatimuksen. Maksun täsmääminen tai mallipohjan täyttäminen ei takaa vähennyskelpoisuutta tai hyvitystä.
Tarkista tiemaksut ja lataukset erikseen
Reittiin voi liittyä useita maksujärjestelyjä, vaikka polttoainekulut olisivatkin yksinkertaiset. Tarkista ennen matkaa, edellyttääkö maksullinen tie ajoneuvon ennakkorekisteröintiä, sähköistä tiliä, vinjettiä tai ajoneuvoon asennettavaa laitetta. Käytä kyseisen tieoperaattorin ajantasaisia vaatimuksia, jotka koskevat juuri kyseistä ajoneuvoa ja reittiä.
Sähköauton osalta tarkista yhteensopivat latausmahdollisuudet, liitinvaatimukset, latauskerran hinnoittelu ja se, mitä tapahtuu, jos suunniteltu latauslaite ei ole käytettävissä. Säilytä latauskerran tiedot ja mahdolliset lisämaksut matkan muiden kulujen yhteydessä.
Hyödyllinen lopputulos on täydellinen kulutustietue polttoaineesta, latauksesta, tietulleista ja pysäköinnistä. Maksujen hyväksymistä yhdessä kategoriassa ei pidä käyttää osoituksena toisen kategorian kattavuudesta.
Rajat ylittävien kulujen tarkistuslista
| Vaihe | Vahvista ennen lähtöä | Säilytä tarkistusta varten |
|---|
| Yrityksen perustaminen | Kelpoisuusehdot, tiliehdot ja vastuuhenkilöt | Hyväksytty määritys ja asiaankuuluvat ehdot |
| Reitti | Suunnitellut pysähdykset ja tuetut maksutavat | Ostopaikka ja kauppias |
| Ennakkoon maksettu rahoitus | Käytettävissä oleva saldo, korttirajat ja odottavat katevaraukset | Lopullinen maksun tila |
| Valuutta | Tilin valuutta ja sovellettavat maksut | Alkuperäinen summa, maksettu summa ja valuuttakoodit |
| Polttoaineen osto | Kuitin tai laskun vaatimukset | Eritelty asiakirja, ajoneuvo tai työtehtävä sekä liiketoiminnan tarkoitus |
| Tietullit ja lataus | Rekisteröinti-, laite- tai käyttöoikeusvaatimukset | Matka- tai istuntotiedot |
| Poikkeukset | Puuttuvan kuitin tai kohdistamattoman maksun käsittelijä | Selitys, sitä tukeva näyttö ja tarkistuspäätös |
| Kirjanpito | Pakolliset kentät, tarkistusvastuu ja vientimuoto | Tarkistetut tietueet ja niiden lähdeasiakirjat |
Käytä samaa prosessia liiketoiminnan kasvaessa
Yksinyrittäjä voi tallentaa kuitin ja tarkistaa kulun itse. Kasvava tiimi voi ottaa käyttöön työntekijöille yksinkertaisen kuittien tallennusrutiinin ja antaa tarkistamisen vastuuhenkilölle tai kirjanpitäjälle. Suurempi organisaatio voi lisätä kustannuspaikat, yhtiökohtaiset vastuut ja jäsennellymmät hyväksynnät, jos niitä tuetaan.
Aloita pienellä määrällä todellisia matkoja. Tarkista, onko kuitti helppo tallentaa, voidaanko maksu tunnistaa ja onko tarkistajalla riittävästi kontekstia. Korjaa puutteet ennen kuin laajennat käytäntöä koko yritykseen.
Rallyn yksinyrittäjän polttoainekorttiprosessi on hyödyllinen lähtökohta yhden hengen yritykselle. kulujenhallinta-alusta selittää, miten WhatsApp-agentti ja alusta-agentti tukevat laajempaa prosessia ostosta kirjanpidon tarkistukseen.
Jos yritykselläsi on jo pankkijärjestelyt, tutustu siihen, miten Rally toimii yrityksesi pankin rinnalla. Pidä rahoitukseen, maksutositteisiin ja kirjanpidon vastuisiin liittyvät asiat selkeinä, jotta seuraava matka etenee kaikkien ymmärtämän prosessin mukaisesti.
